BS-Fibu: Finanzen unter Kontrolle


Kein geordneter Betrieb kommt ohne sorgfältig geführte Bücher aus. Nicht nur, daß die gesetzlichen Bestimmungen so hohe Anforderungen stellen: Wer konkurrenzfähig bleiben will, braucht ständig eine Übersicht über die Lage des Betriebes. Und das ist, abgesehen von der steuerlichen Seite, der Hauptzweck der Buchhaltung: Aus einer gut geführten Buchhaltung können Sie jederzeit ersehen, wie die wirtschaftliche Gegenwart Ihres Betriebes aussieht und wie die Vergangenheit war. Gleichzeitig bietet sie Ihnen Planungsdaten für die zukünftige Entwicklung Ihrer Firma.

Da hierbei große Mengen von Daten verarbeitet, sortiert, verglichen und aufbereitet werden müssen, ist die Buchhaltung (und alles, was damit zusammenhängt) schon immer eine Domäne der EDV gewesen.

Vor dem eigentlichen Test der BS-Fibu noch einige Anmerkungen zum Kreis möglicher Anwender, für die eine Finanzbuchhaltung (Fibu) überhaupt in Frage kommt.

Auch das beste Buchhaltungsprogramm können Sie ohne Grundkenntnisse in der Buchführung nicht bedienen. Einige Grundlagen der Buchführung müssen Sie sich also an eignen. Zum Selbststudium kann ich folgende Literatur empfehlen:

  1. Schmolke-Deitermann: Industrielles Rechnungswesen, Winklers Verlag, Gebrüder Grimm, 6100 Darmstadt (sehr ausführliches und leicht zu verstehendes Lehrbuch),
  2. Schmolke-Deitermann: Kaufmännische Buchführung für Wirtschaftsschulen, Teil 1 u. 2, Winklers Verlag, Gebrüder Grimm, 6100 Darmstadt (ausführliche Einweisung in die Buchführung),
  3. Der Erfolgsberater: Abschnitt Buchführung, Verlag Norman Rentrop, 5300 Bonn 2 (leicht verständliche, sehr kurze Einführung in die Buchführung).

Die beste Hilfe ist jedoch Ihr Steuerberater. Wenn er sich mit Ihnen zusammensetzt, den Kontenrahmen absteckt und Ihnen die notwendigen Hinweise gibt, wäre das die beste Lösung. Sie sind zwar nicht verpflichtet, einen Steuerberater zu konsultieren, aber es ist trotzdem immer ratsam. So sollte er zumindest die Bilanz mit Ihnen durchsprechen und beim Finanzamt vorlegen. Oft benötigen Sie Testate oder sonstige Bescheinigungen, die Ihnen nur der Steuerberater ausstellen kann, wenn Sie nicht den umständlicheren Weg vorziehen, alles einzeln durch Belege nachzuweisen. Zudem ist dieser Service jetzt nicht mehr so teuer, da die Hauptaufgaben von Ihnen bzw. Ihrem Computer erledigt werden.


Bild 1

Wann brauchen Sie überhaupt ein Buchhaltungsprogramm? Als Privatmann sind Sie nicht verpflichtet, Aufzeichnungen zu machen oder Bücher zu führen. Sie brauchen Ihre Angaben dem Finanzamt nicht zu beweisen, Sie müssen sie nur glaubhaft machen. Sind Sie Unternehmer (im weitesten Sinne), sind Sie auf jeden Fall verpflichtet, Aufzeichnungen zu führen. Aber auch hier gibt es zwei Arten:

  1. Die Einnahme-Überschuss-Rechnung erlaubt auch kleineren Unternehmen eine zuverlässige und steuerlich anerkannte Gewinnermittlung. Sie schreiben in einer Art Kassenbuch Ihre Einnahmen auf und ziehen Ihre Ausgaben davon ab. Der Überschuß ist dann Ihr zu versteuerndes Einkommen.
  2. Die Bilanzierung ist eigentlich das, was man unter Buchführung versteht. Das Vermögen am Anfang des Jahres wird mit dem Vermögen am Ende des Jahres verglichen. Die Differenz ist der steuerpflichtige Gewinn.

Beiden Methoden gemeinsam ist die Pflicht zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen. Diese Aufzeichnungen sollen so beschaffen sein, daß sie einem sachkundigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftslage vermitteln. Normalerweise ist es günstiger, die Einnahme-Uberschuß-Rechnung anzuwenden. Der Aufwand ist geringer und die Möglichkeiten der Gewinn- oder Ausgabenverlagerung sind besser gegeben. Die bessere Übersicht und die besseren Planungsdaten hat man aber eindeutig bei der Bilanzierung!

Nun kann ich jedoch die Form der Aufzeichnung nicht frei wählen. Wenn der Betrieb eine gewisse Größe erreicht hat, kann man vom Finanzamt zum Bilanzieren verpflichtet werden. Das gilt z. B., wenn eine der folgenden Größen zutrifft: Umsatz über DM 500 000, —; Betriebsvermögen über DM 200000,-; Gewinn über DM 50000,-. Aber auch, wenn Sie mit Ihrer Firma über einer dieser Kennzahlen liegen sollten, stellen Sie nicht gleich Ihre gesamte Buchhaltung um. Das Finanzamt muß Sie ausdrücklich auf die Pflicht zur Bilanzierung hin-weisen. Und selbst nach diesem Hinweis haben Sie noch ein Jahr zur Umstellung Zeit.


Bild 2

Auf die Einnahme-Überschuß-Rechnung werde ich in einem späteren Artikel eingehen. Als Beispiel möchte ich dann eine einfache Berechnung mit Hilfe einer Datenbank oder eines Kalkulationsprogrammes, das jeder auf seine persönlichen Verhältnisse zuschneiden kann, bringen. Darin soll eine AfA-Tabelle (Abschreibung für Abnutzung), eine Reisekostenabrechnung und ein Kassenbuch enthalten sein.

Wenn Sie festgestellt haben, daß ein Buchhaltungsprogramm für Sie von Nutzen wäre - sei es, daß Ihre Kennzahlen es notwendig erscheinen lassen, sei es der besseren Planungsdaten wegen - sollten Sie den folgenden Bericht über die Finanzbuchhaltung von Bavaria-Soft sehr aufmerksam lesen, da das Konzept, welches das bekannte Softwarehaus hier vorlegt, sehr vielversprechend ist.

Zum einen ist das Programm vom Finanzamt anerkannt. Dies wurde durch die enge Zusammenarbeit mit einer Münchener Steuerkanzlei erreicht. Dadurch wird das Programm bei Änderungen der Steuergesetzgebung ständig angepaßt und der registrierte Benutzer arbeitet immer mit den neuesten gesetzlichen Bestimmungen. Zum anderen ist das Programm Teil einer Programmpalette, die ständig erweitert werden soll. So kann die Fibu z. B. die Daten aus dem Programm BS-Handel (siehe Test in ST Nr. 7/87) übernehmen. In Vorbereitung ist BS-Fohn, das ebenfalls sowohl mit BS-Handel als auch mit BS-Fibu Zusammenarbeiten soll. In Verbindung mit Ist-Word, das man zur Nutzung aller dieser BS-Programme benötigt, ist man ohne weiteres in der Lage, eine Firma mittlerer Größe zu verwalten.

Der Lieferumfang:
Das Programm wird auf einer doppelseitigen Diskette geliefert. Dazu gehören ein Ordner DIN A 5 mit einem ausführlichen Handbuch und ein Kopierschutzstecker. Dieser muß in den Erweiterungsport des ST gesteckt werden. Das Programm selbst ist kopierbar, kann also ohne Probleme auf eine Harddisk kopiert werden. Ohne Kopierschutzstecker läuft das Programm auch eine Weile, führt dann jedoch urplötzlich zu einem Absturz des Rechners (mit fürchterlichen Folgen für die bis dahin eingegebenen Daten).

Diese Art von Kopierschutz ist sicher sinnvoll, denn man kann Sicherheitskopien nach Wunsch anfertigen. Einziger Nachteil: Hat man eine Uhr eingesteckt, muß diese entfernt werden. Gerade beim Buchen wäre aber die ständige Verfügbarkeit von Zeit und Datum sinnvoll. Vielleicht könnte die Firma einen durchgeschleiften Kopierschutzstecker oder einen Stecker mit integrierter Uhr anbieten. Da der Stecker kein anderes Programm stört, also immer im Rechner bleiben kann, ist das sicher überlegenswert.

Das Handbuch:
Das Handbuch ist sehr ausführlich und leicht verständlich geschrieben, es enthält sogar eine kurze Einführung in die Buchhaltung. Eine Übersicht über die Konten ist sowohl über Bildschirm-Hardcopy als auch als Fistendruck möglich.

Die Hardwareanforderungen:
Benötigt werden ST mit 1 MB Speicher, Monitor mit hoher Auflösung, 720 KB Floppy, Maus und Drucker. Unbedingt sinnvoll bei großen Datenmengen und wegen des häufigen Diskettenzugriffes ist der Einsatz einer Festplatte.

Zusätzliche Software:


Bild 3

An vorhandener Software wird Ist-Word vorausgesetzt. Der gesamte Formularausdruck, wobei die Standard-Formulare schon auf der Diskette mitgeliefert werden, wird über Ist-Word durchgeführt. Dazu muß man BS-Fibu nicht verlassen. Der Aufruf von Ist-Word ist aus dem laufenden Programm heraus möglich, ebenso der Aufruf oder die Datenübernahme von BS-Handel. Selbst wenn diese Programme auf anderen Harddisk-Partitionen oder einem anderen Laufwerk sein sollten, sucht sich BS-Fibu nach ordnungsgemäßer Installation seine Pfade zu diesen Programmen!

Zur Installation

Bei der erstmaligen Anwendung des Programmes müssen einige grundsätzliche Angaben, z. B. die Laufwerke oder die Häufigkeit der Reorganisation, eingegeben werden (Bild 1). Auf dem zweiten Schirm (Bild 2) werden die Firmendaten, bei Mandantenbuchhaltung die Daten der Mandanten, eingegeben.

Ein wichtiger Hinweis im Handbuch sollte unbedingt ernstgenommen werden: Oft wird das Handbuch erst einmal in die Ecke gelegt und das Programm sofort gestartet. Das ist in diesem Fall auf keinen Fall zu empfehlen. Beim erstmaligen Programmstart werden nämlich einige Festlegungen abgefragt, über deren Bedeutung man sich am Anfang ohne Studium des Handbuches noch gar nicht klar sein kann. So z. B., ob man eine Mandantenbuchhaltung einrichten will oder welchen Kontenrahmen man wählen will. Diese Schritte rückgängig zu machen, ist sehr schwer und im Handbuch nicht beschrieben. In einem solchen Fall muß man die BS-Hotline in Anspruch nehmen. Diese sehr wichtige Rufnummer ist im Handbuch zu finden. Positiv sei hier vermerkt, daß sogar nach 18 Uhr ein sachkundiger Gesprächspartner zu erreichen war.


Bild 4

Unter dem Menüpunkt „Hilfe“ kann man zusätzlich unter „Anfänger“ und „Experte“ wählen. Für Anfänger erscheint unter jedem aufgerufenen Menüpunkt zuerst eine Dialogbox mit einem Verweis auf den betreffenden Abschnitt im Handbuch.

Nun zu den einzelnen Möglichkeiten der BS-Fibu:

BS-Fibu ist mandantenfähig. Das bedeutet, daß mehrere Firmen, sogar solche mit unterschiedlichen Kontenplänen, unabhängig voneinander geführt werden können, wobei das Programm für jeden Mandanten einen eigenen Ordner anlegt. Dies kann z. B. für einen Steuerberater interessant sein, aber auch für einen Kaufmann, der mehrere Firmen hat, oder für mehrere kleinere Firmen, die sich zusammen ein solches EDV-System anschaffen. In diesem Zusammenhang ist gleich die Möglichkeit zu erwähnen, bestimmte Bereiche mit Codewörtern schützen zu können: Bei einer mandantenfähigen Fibu eine sicher sinnvolle Ergänzung.

Wie erwähnt, können Daten von BS-Handel übernommen werden. Sofern man mit Debitoren und Kreditoren, also Kunden und Lieferanten arbeitet und BS-Handel ordnungsgemäß installiert hat, sollte man vor einer Buchungssitzung die Daten von BS-Handel übernehmen (siehe Bild 3). Dies ist problemlos möglich, da die Übernahme als eigener Menüpunkt aufgeführt ist.

Unter Umständen ist in BS-Handel etwas Anpassungsarbeit notwendig, da alle Kundennummern 5-stellig sein müssen. Aber auch wer nicht mit BS-Handel arbeitet, kann über eine komfortable Eingabemaske die Daten seiner Kunden und Lieferanten einspeichern, wobei die Eingabemaske fast der der Mandantenerfassung gleicht (Bild 4). Alle erfaßten Adressen können später, nach verschiedenen Gesichtspunkten ausgewählt, auch für die Serienbriefschreibung mit Ist-Word benutzt werden. So können z. B. alle Kunden mit offenen Rechnungen in einer bestimmten Höhe oder nach einer bestimmten Zeitspanne automatisch ausgewählt und angeschrieben werden.


Bild 5

Der wichtigste Punkt bei der Einrichtung einer Finanzbuchhaltung sind die Konten: Mit der Aufstellung des Kontenplanes steckt man auch gleichzeitig den Rahmen der späteren Auswertungsmöglichkeiten ab. Deswegen sollte man hier den Rat des Handbuches befolgen und sich mit der Festlegung des Kontenplanes Zeit lassen und vielleicht erst an einigen „Übungsbuchungen“ die Möglichkeiten von BS-Fibu durchspielen. Wie aus Bild 5 ersichtlich, können bei der Eingabe der Konten schon die Grundlagen für spätere Auswertungen geschaffen werden. BS-Fibu bietet hier folgende Möglichkeiten:

BWA-Zeilen-Nr: Hier wird festgelegt, ob dieses Konto in der betriebswirtschaftlichen Auswertung beachtet wird.
Kostenstelle: Dient zur Auswertung von Kostenstellen.
Sammelkonto: Hier können Unterkonten zusammengefaßt werden.

BS-Fibu kann sogar mehrere Sammelkonten wieder zu neuen Sammelkonten zusammenfassen. Diese Baumstruktur kann unbegrenzt fortgeführt werden.

BS-Fibu enthält in einem mitgelieferten Ordner den DATEV-Kontenplan SKR 04. Will man sich die einzelnen mitgelieferten Konten näher ansehen, kann man leider nur folgenden Weg beschreiten: „Dialogbuchen“ anklicken. Auf das Feld „Konten“ gehen und das Feld „suchen“ anklicken. Es erscheint ein leeres Kontenblatt. Hier das Feld „suchen“ anklicken. Das Konto mit der niedrigsten Nummer wird gezeigt. Durch Anklicken der Verschiebebalken können alle Kontenblätter angezeigt werden.

Buchen, die wichtigste Tätigkeit

Eine enorme Erleichterung - für den geübten Benutzer - kann die Möglichkeit sein, häufig benötigte Buchungstexte auf die Funktionstasten zu legen. 20 Texte können für Konto, Gegenkonto und Buchungstext so festgelegt werden, daß nur noch Belegnummer, Betrag und Datum eingegeben werden müssen. Da das Programm unter GEM läuft, bietet es auch die Möglichkeit, mehrere Fenster gleichzeitig geöffnet zu halten. Dies kann z. B. beim Buchen sehr hilfreich sein, indem man entweder den Kontenplan und/oder die Buchungsgeschichte des betreffenden Kontos in einem zweiten oder dritten Fenster ständig verfolgen kann. Dabei werden Veränderungen aufgrund einer gerade eingegebenen Buchung sofort angezeigt, so daß man ständig auf dem aktuellen Stand ist. Ebenso kann die Belegung der Funktionstasten angezeigt werden. Sollte beim Buchen ein neues Konto angelegt erden müssen, kann das während der laufenden Buchungssitzung geschehen (Bild 6). Auch Veränderungen an Konten sind in gewissem Umfang möglich. Selbstverständlich sind auch Sammelbuchungen möglich. Steuern und Zölle werden, entsprechend der Installation der Konten, automatisch berechnet.

Wie alle Ausgaben kann auch das Journal entweder auf dem Bildschirm oder über den Drucker ausgegeben werden. Der sonst so zeitintensive und gefürchtete Monats-, Quartals- oder Jahresabschluß wird von BS-Fibu unspektakulär erledigt. Es erscheint lediglich eine Abfrage in einer Dialogbox, die bestätigt werden muß, den Rest erledigt das Programm alleine. Alle Daten werden intern aufbereitet und das Programm bereitet sich auf die nächste Periode vor.

Betriebswirtschaftliche Auswertungen


Bild 6

Die wichtigste Funktion der Finanzbuchhaltung ist die Auswertung aller Daten. Diese müssen einmal nach den steuerlichen Gesichtspunkten, Gewinn-und Verlustrechnung und Bilanz aufbereitet werden und zum anderen die betriebswirtschaftlich benötigten Informationen zur Verfügung stellen.

Auch hier ist BS-FIBU bestens zu gebrauchen. Folgende Möglichkeiten der Auswertung werden angeboten (Bild 7):

Entsprechend den Angaben bei der Installation der Konten werden alle Konten und die dazugehörigen Daten ausgegeben.

Alle Ausgaben können auch hier auf dem Bildschirm oder über den Drucker erfolgen. Zusätzlich können die gespeicherten Adressen zur Serienbriefschreibung verwendet werden.

Zusammenfassung

Eigentlich sollte man mit zuviel Lob immer vorsichtig sein, da man nie wissen kann, was an besseren Programmen noch folgt. Man muß sich jedoch einmal vor Augen halten, was man von einem Buchhaltungsprogramm eigentlich erwartet, nämlich:

Alle diese Aufgaben (und noch einiges mehr) werden von BS-Fibu beherrscht! Durch die konsequent GEM-gestützte Benutzerführung hilft BS-Fibu dem erfahrenen Buchhalter, sich die Arbeit zu erleichtern und aus den Zahlen alle wichtigen Informationen herauszuholen. Dem ungeübten Benutzer hilft es durch die gute Dialogsteuerung, sich relativ schnell in die Materie der Buchhaltung einzuarbeiten. Schon nach kurzer Einarbeitung erledigt das Programm alle in einer Buchhaltung anfallenden Arbeiten und noch einiges mehr.

Einige Kleinigkeiten wären noch zu ändern. So benutze ich z. B. schon WORDPLUS. BS-Fibu sucht jedoch zum Drucken das Printer.DOT File, das bei WORDPLUS Printer.CFG heißt. Diese Anpassungsarbeiten werden sicher schnellstens erledigt.


Bild 7

Die von Bavaria-Soft angebotene Unterstützung ist sehr vielseitig. Sie reicht von der schon angesprochenen Hotline über Informationen und die neuesten Updates bis hin zu Schulung der ganzen Buchhaltungsabteilung auf das neue BS-Fibu.

Durch die Einbindung in das Gesamtkonzept BS-Fibu, BS-Handel, BS-Lohn (unter Vorbehalt, da noch nicht bekannt) und Ist-Word (bzw. WORDPLUS) kann der Nutzen für den Anwender noch um einiges gesteigert werden. Aber auch für sich allein kann BS-Fibu ohne Einschränkungen empfohlen werden.

BS-Fibu. Unverbindl. Preisempfehlung: DM 1.149,
Bavaria-Soft GmbH Otto-Hahn-Str. 25 8012 Ottobrunn
Michael Groneberg



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