FibuMAN: Kein Arger mit dem Finanzamt

FibuMAN heißt das neueste Programm aus dem Hause Prodata. Entwicklung und Vertrieb intelligenter Anwendersysteme steht unter dem Firmensignum und um auf dem Markt der inzwischen angebotenen professionellen Software für die ATARI’s bestehen zu können, muß ein Programm auch schon einiges zu bieten haben. Um es vorweg zu nehmen: Mit dem Programmpaket fibuMAN hat der Anbieter die Liste der professionellen Programme nach oben erweitert. In Bezug auf die Anwenderfreundlichkeit, die Schnelligkeit und die Zuverlässigkeit braucht fibuMAN keinen Vergleich zu scheuen.

Bild 1: Bei der Installation müssen dieses einzige mal die Firmendaten und die Pfade eingegeben werden.

Aus diesen Gründen wurde das Programm auch schon in die Welt der IBM-kompatiblen Rechner übertragen, um auch dort für den professionellen Einsatz zur Verfügung zu stehen.

Programmpaket habe ich deshalb geschrieben, weil fibuMAN Kernprogramm einer ganzen Reihe anderer Programme werden soll:

Alle Programme besitzen Schnittstellen zueinander, so daß Eingaben nur einmal erfolgen müssen. Ebenso ist eine doppelte Aufwärtskompatibilität gegeben. So muß erstens der Anwender, der z. B. auf Grund größerer Umsätze auf die Bilanzierung umschwenken muß, seine Daten nicht doppelt eingeben und kann sie ohne Probleme übernehmen und zweitens wird ihm der Kaufpreis seines alten Programmes voll auf den Kaufpreis des neuen Programmes angerechnet. Jedes Programm stellt ein unabhängiges System dar, das auch einzeln komfortables Arbeiten erlaubt.

fibuMAN selber gibt es in drei Versionen:

E
die Version der Einnahme-Überschuß-Rechnung für den Freiberufler, sowie Selbstständige und Firmen unterhalb bestimmter Größen.

F
für alle Firmen, die Bilanzieren müssen.

M
für Verwalter, mehrere Firmen, sowie Steuerberater.

Wichtig für den Anwender: fibuMAN arbeitet nach dem neuesten Bilanz-Richtliniengesetz.

Hotline und Updates

Der Autor bietet eine Hotline täglich von 10.00-23.00(1) Uhr sowie einen Update-Service, um die fibuMAN Programme dem stets neuesten gesetzlichen Stand anzupassen. Gegen eine Gebühr bietet der Autor auch eine individuelle Anpassung an die Firma, sowie eine Einarbeitung in das Programm an.

Das Handbuch

Das Handbuch in Ordnerform DIN A 5 ist beherrscht durch den alphabetisch gegliederten Hauptteil. Nach einer kurzen Einweisung in die gesetzlichen Grundlagen der Buchführung, den Installationshinweisen und den Eingabeanleitungen sind hier sämtliche Punkte der Drop-Down Menüs in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt. Anfänglich stört diese Gliederung etwas. Sobald man sich aber näher mit dem Programm beschäftigt, merkt man, daß man das Handbuch eigentlich gar nicht braucht, da die Benutzerführung vollkommen ausreicht. Und, wenn man mal schnell etwas nachschlagen will, ist die alphabetische Gliederung sicher der beste Weg. Zusätzlich erhält jeder fibuMAN Benutzer als Kurzanleitung eine Checkliste zur Vermeidung von Fehlern, sowie eine Schritt-für-Schritt Einführung in „Die erste Buchung“.

Die Hardwarevoraussetzungen

fibuMAN ist so aufgebaut, daß es sogar in der kleinsten Konfiguration, also mit 520 KB RAM und einseitigem Laufwerk eingesetzt werden kann. Besser natürlich sind 1MB Speicher und eine Harddisk. Nur so läßt es sich im professionellen Bereich schnell, sicher und komfortabel arbeiten. Ist der Speicher groß genug, kann die mitgelieferte resetfeste Ram-Disk verwendet werden. Diese packt optimiert (wie die Ram-Disk auf der PD-Disk Nummer 74), so daß z. B. bei einer Ram-Disk Größe von 300 KB ca. 450 KB gespeichert werden können.

Das Programm wird auf einseitigen Disketten geliefert. In den ausführlichen Installationsanleitungen ist genau beschrieben, wie die Besitzer der verschiedensten Hardware-Konfigurationen sich die für sie passenden und optimalsten Ordner, Disketten oder Harddiskpartitionen aufbauen. Die Erstinstallation ist deshalb auch für den ungeübten Anwender kein Problem.

Kopierschutz

Das Programm ist nicht kopiergeschützt. So können leicht Sicherheitskopien hergestellt werden. Ebenso ist das Arbeiten mit einer Harddisk dadurch problemlos möglich. Alle Versionen von fibuMAN sind mit einer individuellen Seriennummer versehen, anhand derer sich der Ursprungskäufer bei Raubkopien ermitteln läßt. Eine Registrierung als Anwender ist auf jeden Fall zu empfehlen, da nur so sichergestellt werden kann, daß man mit der jeweils aktuellen, den Steueroder Bilanz-Richtliniengesetzen entsprechenden Version arbeitet.

Passwort

Das Programm kann mit zwei Passwörtern auf unterschiedlichen Ebenen geschützt werden, so kann z. B. auf Wunsch die Auswertungsebene nur mit dem 2. Kennwort erreicht werden. Sicher ein sinnvoller Schutz, wenn mehrere Personen Zutritt zum Rechner haben.

Zum Programm selbst

fibuMAN wurde unter dbMAN von Versasoft, einer dBase III ähnlichen Datenbanksprache programmiert. Diese bietet u. a. fehlerfreie Berechnungen mit 16-stelliger Genauigkeit und einen extrem schnellen Dateizugriff an. Wie man auch bei der Anwendung merken wird, ist die Auswertung in „Höchstgeschwindigkeit“ die Stärke von fibuMAN schlechthin. Warten auf Auswertungen gibt es nicht. Die „technischen Daten“, die bei dieser Programmehe herauskamen, können sich sehen lassen.

Maximale Anzahl der Einträge:

Buchungen pro Monat:
1 Milliarde, also nur durch die Kapazität des Speichermediums begrenzt, (aus Zeitgründen nicht überprüft!)

anzulegende Konten:
gesamt 99.999, davon reserviert von 10.00-69.999 für Debitoren, 70.000-99.999 für Kreditoren.

Kontoauszüge: 2 Milliarden

Anlagegüter: 2 Milliarden

Automatikbuchungen pro Monat:
1 Milliarde

extern einzulesende Fakturabuch.:
1 Milliarde

Betragsgrenzen:

einzelne Buchungen:
999.999.99 DM

Journalsummen (Monat):
999.999.999.99 DM

einzelne Anlagegüter:
99.999.999.99 DM

Summe Anlagegüter:
999.999.999.99 DM

Bilanzsumme (Jahr):
9.999.999.999.99 DM

Gewinn/Verlust (Jahr):
99.999.999.99 DM

Die Daten lassen erkennen, daß fibuMAN durchaus in der Lage ist, die Buchhaltung auch „mittelgroßer Firmen“ in Ordnung zu halten.

Keine Vorteile ohne Nachteile: Da es noch keinen Compiler für dbMAN gibt, muß immer zuerst die Run-Time-Version von dbMAN, auf der Diskette FiBUMAN genannt, geladen werden. Sofern man die optimale Konfiguration (1 MB und Hard Disk) hat, kein Problem, nicht einmal ein zeitliches. Bei einer Version mit 520 KB Speicher jedoch eher, da FIBUMAN allein schon 206 KB verbraucht. Dennoch ist das Programm auch hier lauffähig. Sobald der Compiler vorliegt, wird fibuMAN in der compilierten Version als Update angeboten.

Programmstart

Erstmalig müssen bei der Installation die Firmendaten und die Pfade eingegeben werden. (Bild 1) Zusätzlich sind folgende Angaben notwendig:

Bei späteren Programmstarts stellt fibuMAN anhand von früheren Buchungen fest, ob das Datum des Rechners logisch richtig ist, also später als die letzte eingegebene Buchung ist. Stellt das Programm hier einen Fehler fest, kann man erst in das Programm kommen, wenn Datum und Uhrzeit berichtigt wurden. Dieses ist möglich, ohne das Programm zu verlassen.

Um auch hochprofessionellen Anwenderansprüchen zu genügen, ist eine automatische Datensicherungsoption integriert. Bei der Eingabe der Firmenparameter wird angegeben, in welchen Abständen fibuMAN automatisch alle Daten sichert. Möglich sind Werte zwischen 1 und 999 Minuten. Selbst nach Stromausfall sind so max. die Daten nach diesem letzten Backup verloren.

Nach der Eingabe der Firmenparameter muß der individuelle Kontenrahmen erstellt werden.

Vorgeschlagen wird der DATEV Kontenrahmen SKR 03. Möglich sind 60.000 Debitoren und 30.000 Kreditoren Konten. In Vorbereitung ist ein Kontenrahmen ähnlich SKR 04. Es ist auch möglich, innerhalb des vorgegebenen Kontenrahmens individuelle Kontenpläne zu erstellen.

Anhand der Eingabe eines Kontos möchte ich die perfekte Benutzerführung demonstrieren. Eingegeben wird jeweils dort, wo der Cursor blinkt. Sobald man die Kontonummer eingegeben hat, erscheint ein

Zu jedem Konto kann in dem Feld AUTOTEXT ein automatischer Buchungstext erstellt werden. In dem Feld AUTO.UST wird die, in der Regel anfallende Umsatzsteuer auf diesem Konto angegeben. Offensichtlich falsche Eintragungen oder Mehrfacheintragungen werden sofort vom Programm erkannt und angezeigt. Sollte sich später beim Buchen herausstellen, daß man noch ein weiteres Konto benötigt, kann dieses sogar während des Buchens angelegt werden. Desweiteren können Autobuchungen eingegeben werden, die z. B. einmal monatlich automatisch eingelesen werden, um immer wiederkehrende Buchungssätze (Bankgebühren, Abschlagszahlungen Energie, Wassergeld, Büromieten...) zu vereinfachen.

Als nächstes gibt man die Liste der abzuschreibenden Anlagegüter ein.

Alle Vermögensgüter, die der gesetzlichen Abschreibung unterworfen sind, müssen hier aufgeführt werden. Hier sind einzugeben: die Bezeichnung des Anlagegutes, das Konto, auf das es gebucht wurde, das Kaufdatum, der Brutto-Kaufpreis, der %-Satz, mit dem das Anlagegut abgeschrieben werden soll (bis zu 2 Dezimalstellen sind möglich), die Abschreibungsmethode und die Höhe der Vorsteuer. Das Programm berechnet dann automatisch den Kaufpreis ohne Vorsteuer, den Wert am Anfang des Jahres, die Höhe der AfA und den Wert des Anlagegutes am Ende des Jahres. Selbstverständlich übersieht fibuMAN auch nicht, wenn ein Anlagegut nach der ersten Jahreshälfte gekauft wurde und berechnet dann nur noch den halben AfA-Satz. Noch ein Beispiel für die konsequente Erleichterung der Bedienung:

Ich habe ein Anlagegut gekauft und soeben den Kauf verbucht. Anschließend wechsle ich in das Menü Abschreibung und finde dort alle, schon beim Buchen eingegebenen Daten wieder. Alle Daten, die von der Buchung der Neuanschaffung schon im Rechner waren, werden also ohne Neueingabe übernommen. Nur die noch fehlenden Daten müssen eingegeben werden.

Buchen

Das eigentliche Kernstück einer jeden Finanzbuchhaltung ist das Buchen selbst. Deswegen sollte die Benutzerführung hier so einfach wie möglich gestaltet werden. Das sieht bei fibuMAN folgendermaßen aus: (Bild 2, Buchungsschirm)

Die Option „Buchen“ mit der Maus anwählen:

  1. Der Cursor blinkt im Feld „Datum“. Vorgegeben ist hier das Datum der letzten Buchung. Wird der Monat neu gestartet, trägt sich automatisch der erste Tag des Monats ein. Sachlich falsche Eingaben werden nicht akzeptiert. fibuMAN weist in einer Dialogbox auf den Fehler hin und erzwingt die korrekte Eingabe.
  2. Der Cursor blinkt im Feld „Konto“. Vorgegeben wird die Nummer des zuletzt angesprochenen Kontos. Nach Eingabe/Ubernahme der Kontonummer erscheint in dem Feld die Bezeichnung des angesprochenen Kontos laut Kontenplan und der dazugehörige Saldo. Ist die eingegebene Kontennummer nicht bekannt, erscheint eine Dialogbox: Dieses Konto anlegen? Sofern man bejaht, kann man während des Buchens das neue Konto anlegen. Noch eine Besonderheit: Alle Angaben des neu angelegten Kontos sind anschließend auch sofort wieder auf dem Buchungsschirm zu finden, so daß man sofort und ohne Doppeleingabe mit der Buchung fortfahren kann.
  3. Der Cursor blinkt im Feld „Beleg“. Ebenfalls vorgegeben ist die Nummer des letzten Beleges. Wie alle Vorgaben läßt sie sich bei Bedarf einfach überschreiben.
  4. Der Cursor blinkt im Feld „Text“. Vorgegeben wird entweder der Buchungstext der letzten Buchung oder der dem Konto bei der Kontenanlage vorgegebene Automatiktext. Es kann aber auch jeder beliebige Text geschrieben werden. Noch eine Besonderheit: Wenn man sich erinnert, eine gleiche oder ähnliche Buchung bereits früher gehabt zu haben, gibt man im Feld „Text“ ein Fragezeichen ein, gefolgt von 3 mal return. Man befindet sich dann im Menü „Vorfall suchen“. Hier kann man die gewünschte Buchung suchen und durch „ü“ mit gleichen oder veränderten Daten übernehmen! Sofern man ständig alle bisherigen Buchungen ansehen will, kann man das mit der „Help-Taste“ erreichen. Alle bisherigen Buchungen werden im unteren Feld invers angezeigt, wobei mit „ + “ oder geblättert werden kann.
  5. Der Cursor steht im Feld „Betrag“. Vorgegeben wird der Betrag der letzten Buchung. Dieser muß jedoch nicht gelöscht werden, um Platz für eine neue Eingabe zu schaffen. Die Eingabe schon einer einzigen Ziffer der neuen Eingabe, erfüllt den gleichen Zweck. Das Programm errechnet sich automatisch den Nettobetrag. Kenne ich nur den Nettobetrag gebe ich diesen mit negativem Vorzeichen ein. Das Programm errechnet dann den Bruttobetrag.
  6. Der Cursor blinkt im Feld „UST“. Vorgegeben wird auch hier die Umsatzsteuerhöhe der letzten Buchung oder die dem Konto bei der Kontenanlage zugeordnete AUTO.USTeuer. fibuMAN weiß anhand der gegebenen Konten, ob die Umsatzsteuer als Vor- oder Mehrwertsteuer zu buchen ist. Man muß nur die Höhe der Steuer entweder durch „return“ akzeptieren oder die richtige Höhe eingeben: volle Umsatzsteuer (v), halbe Umsatzsteuer (h), ohne Umsatzsteuer (o) oder Sondersteuer (s). Kontenspezifische Falscheingaben werden vom Programm nicht akzeptiert.

Bild 2: Das Buchen wurde bei fibuMAN sehr einfach gehalten.

Sind alle Daten korrekt eingegeben, schließt man die Buchung mit F10 ab. Sofort tragen sich in abgetrennten Boxen unter Betrag automatisch Brutto-und Nettobetrag, sowie die anfallende Umsatzsteuer ein. Gleichzeitig werden die Salden von Konto und Gegenkonto aktualisiert und in den entsprechenden Feldern gezeigt. In der Dialogbox erscheint die Buchungsbestätigung „Gebucht“ mit der Anzeige der noch verbleibenden Kapazität (auf eine einseitige Disk passen ca 1000, auf eine doppelseitige Disk ca 2000 Buchungen pro Monat). Der Cursor geht wieder auf das Datumsfeld und man kann die nächste Buchung eingeben.

Ich glaube, anhand dieser Beschreibung kann man leicht die Benutzerfreundlichkeit von fibuMAN erkennen.

Selbstverständlich reicht dieser Rahmen nicht dazu, alle Möglichkeiten von fibuMAN aufzuzählen. Ich möchte nur kurz eine Übersicht über die Drop-Down-Menüs geben und dann etwas ausführlicher auf den „Paradeteil“ von fibuMAN, die vielfältigen und superschnellen Auswertungsmöglichkeiten zurückkommen.

Das Drop-Down-Menü hat fogende Einteilung:

Unter dem Atari-Zeichen die Telefonnummer der fibuMAN Hotline und die selbstgewählten ACC’s

Das JOURNAL mit folgenden Unterpunkten:

die folgenden Unterpunkte sind nur bei Zusammenarbeit mit faktuMAN gültig:

Das Menü KONTEN hat folgende Unterpunkte:

Das Menü AUSWERTUNG, das Prunkstück von fibuMAN wird später aufgeführt.

Im Menü PARAMETER werden grundsätzliche Eingaben getätigt mit:

Das Menü „AUSGABE“ ermöglicht die Ausgabe auf:

Im Menü „HILFE“ können nicht nur zu den wesentlichen Operationen Hilfstexte abgerufen werden, sondern es ermöglicht mit den folgenden Menüpunkten weitergehende Diskettenoperationen:

Die Option „ENDE“ sollte beim Verlassen von fibuMAN immer durchlaufen werden, um ein ordnungsgemäßes Abspeichern aller Daten sicherzustellen. Hier kann zusätzlich nach faktu-MAN, fibuSTAT und einem WAHL-Programm verzweigt werden.

Bild 3: Die angebotenen Möglichkeiten sind sehr professionell.

Zur Auswertung

Ohne Zweifel das „Prunkstück“ dieses Programmes. Die angebotenen Möglichkeiten sind absolut professionell. (Bild 3)

Immer wieder erstaunend ist die Geschwindigkeit, die fibuMAN bei den Auswertungen vorlegt. So kommt z. B. bei der betriebswirtschaftlichen Auswertung ein Hinweis: „Bitte etwas Geduld“, aber schon nach ca. 7 Sekunden war bei mir die gesamte BWA-Jahres-auswertung incl. der Auswertung der Liquiditätsstufen L, 2. und 3. Grades fertig!

Ich möchte die wichtigsten Möglichkeiten hier kurz aufzählen:

Am Ende eines jeden Buchungsmonats ist die MONATSAUSWERTUNG fällig. Diese enthält:

Journal

Auflistung aller im aktuellen Monat vorgenommenen Buchungen

Kassenbuch
Auflistung aller im aktuellen Monat gebuchten Bewegungen für die Kassenkonten. Dabei erfolgt chronologische Saldierung jedes Buchungsvorganges und Angabe von Monatssummen für die einzelnen Konten.

Bank, Postscheck
Auflistung der im aktuellen Monat gebuchten Bewegungen für alle Konten. Dabei erfolgt ebenfalls chronologische Saldierung jedes Buchungsvorganges und Angabe von Monatssummen für die einzelnen Konten.

Wareneingang
Journalauszug aller Bewegungen der Kontenklasse 3 - Kostenjournalauszug aller Bewegungen der Kontenklasse 4

Erlöse
Journalauszug aller Bewegungen der Kontenklasse 8

Saldenliste
zeigt die Salden aller Konten mit Ausnahme der Konten, die ausgeglichen (0,-) sind

GuV (Monat und Jahr)
Alle Erträge des aktuellen Zeitraumes werden mit den Kosten des gleichen Zeitraumes verrechnet. Es wird dabei nach Erfolgsquellen geordnet: Betriebs-, Finanz- und außerordentliches Ergebnis.

Umsatzsteuer
Eine komplette Auswertung aller vom Finanzamt verlangten Daten seit der letzten Umsatzsteuervoranmeldung. Die Ausgabe erfolgt auf Normalpapier oder auf den Vordrucken des Finanzamtes.

Bilanz
Erstellung einer Bilanz unter Zugrundelegung aller, im aktuellen Buchungszeitraumes vorgenommenen Einträge. Die Auswertung in Kontenform sowie alle Bilanzpunkte und deren Berechnung entsprechen dem neuen Bilanz-Richtlinien-Gesetz.

Als Sonderfall kann bei fibuMAN M auch eine Einnahmeüberschuß Rechnung „EÜR“ durchgeführt werden.

Hier werden alle Einnahmen des aktuellen Buchungszeitraumes allen Ausgaben des gleichen Zeitraumes gegenübergestellt. Der Saldo ist das Jah-res/Monatsergebnis und wird entweder als Gewinn oder Verlust angezeigt.

Alle oben angeführten Auswertungsmöglichkeiten können auch einzeln abgerufen werden (Beispiele siehe Kopien: 1. Journal, 2. Postscheck, 3. Bilanz,) und zwar nicht nur am Ende bestimmter Perioden sondern stets dann, wenn man es wünscht, bzw. diese Übersicht benötigt. Eine bessere und schnellere Grundlage für eine ständige Übersicht über die Finanzlage und die Betriebskennzahlen einer Firma ist kaum vorstellbar.

Zusammenfassung

In dem Einführungsteil im Handbuch steht: Sie legen die Diskette ein, starten das Programm und wundern sich nach den ersten Buchungen, daß es eine solche Software nicht schon eher gegeben hat. Wenn man das liest, ohne das Programm zu kennen, mag man das für überheblich halten, wenn man aber mit fibuMAN ernsthaft gearbeitet hat, kann man diese Aussage verstehen. Wie schon aus dem ganzen Bericht zu ersehen ist, ist fibuMAN ein Programm fast ohne Ecken und Haken. Direkte Fehler konnte ich keine entdecken, was mich auch bei der Sorgfalt, mit der der Programmierer offensichtlich vorgegangen ist, fast gewundert hätte. Durch die hohe Geschwindigkeit, die durchdachte Benutzerführung und die vielfachen Auswertungsmöglichkeiten kann fibuMAN eigentlich für jeden denkbaren Einsatzbereich einer Finanzbuchhaltung nur empfohlen werden.

Michael Groneberg
Dipl.-Betriebswirt

Bezugsquelle

im autorisierten Fachhandel oder direkt bei

PRODATA Broicherstraße 39 5060 Bergisch Gladbach 1

Preisübersicht

fibuMAN DEMO............ DM 60,-
fibuMAN e.............. DM 395,-
fibuMAN f.............. DM 765,-
fibuMAN m.............. DM 965,-
BWA zu fibuMAN f...... DM 95,-
fibuSTAT............... DM 395,-
faktuMAN Komplettpaket DM 845,-
faktuMAN Einzelmodule ab DM 95,-
Buchführungskurs..... DM 345,-



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