ST-KONTOR: Programme für kaufmännische Anwendungen

Der Sybex Verlag hat eine Reihe von fünf Programmen für den kaufmännischen Bereich für den ST entwickelt und unter der Titelbezeichnung ST Kontor herausgebracht. Als erstes Programm existiert ein TOS-Manager, der den GEM-Desktop ersetzen und seine Funktionen für den Programmanwender vereinfachen soll. Hauptsächlich besteht die Funktion des TOS-Managers darin, die vier Hauptprogramme des ST-Kontor-Pakets zu bedienen.

In diesem Bericht werden der TOS-Manager und die ST-Kontor-Kundenverwaltung vorgestellt. Die Finanzbuchhaltung wird gerade in einer neuen Version fertiggestellt, und ein Test erfolgt in der nächsten ST-Computer zusammen mit dem Modul ST-Kontor-Lager und Fakturierung.

Der TOS-Manager

Bei umfangreichen Programmpaketen ist es sinnvoll, alle Programmteile von einem Hauptprogramm aus zu starten oder zusätzliche Hilfsprogramme aus diesem Programm aufzurufen. Bei der ST-Konto-Reihe soll dieses Ziel durch den TOS-Manager erledigt werden, der die einzelnen Module aus der ST-Kontor-Reihe startet.

Nach dem Einlegen der TOS-Manager-Diskette erscheinen die Programme TOSMANAG.PRG, FILTER.PRG und VDISK.PRG sowie einige Textdaten. Die Datei NOTIZ.TXT enthält normalerweise noch Anmerkungen zum Programm, ist aber in der vorliegenden Version leer (wer seinen Rechner mal endlos laufen lassen will, darf die Datei jetzt anklicken).

Bild 2: Laufwerksleiste und Copyrightmeldung

Nach dem Start des TOS-Managers erwartet das Programm die Eingabe von Systemzeit und Datum. Dabei wird die aktuell im System gespeicherte Zeit als Vorauswahl angezeigt.

Es erscheint die Menüzeile, und auf dem Schreibtischhintergrund werden die Laufwerke A: bis J: dargestellt, wobei die tatsächlich angeschlossenen selektiert werden können. Durch Anklicken eines Laufwerkes wird ein Fenster mit den dazugehörenden Dateinamen geöffnet. Durch Anklicken eines Dateinamens kann man die vom Desktop her bekannten Funktionen ‘Anzeigen’, ‘Kopieren’, ‘Umbenennen’, ‘Drucken’, ‘Ausführen’ und ‘Löschen’ erreichen. Allerdings gestalten sich die Operationen nicht so elegant, wie vom DESKTOP her gewohnt, z.B. muß zum Kopieren das Laufwerk, auf das eine Datei kopiert werden soll, über die Dateiauswahlbox angewählt werden.

Zusätzlich existiert im "Ordner Menü" die Möglichkeit. Ordner anzulegen, zu kopieren und zu löschen. Eine weitere Funktion wird zwar offiziell nicht vom Atari-Betriebssystem unterstützt, aber sie ist manchmal sehr nützlich. Unter dem Eintrag ‘Diskette’ können Disketten kopiert und formatiert werden. Es ist möglich, die Disketten so zu formatieren, daß sie 50 K-Byte mehr Speicherplatz zur Verfügung haben. Allerdings sollte man diese Möglichkeit nur anwenden, wenn das eigene Laufwerk auch mitspielt (einige Laufwerke mögen diese Übersättigung nämlich nicht so gern).

Bei der Anzeige eines ‘Diskinfos’ kann zusätzlich zu der Funktion vom Desktop der Name der Diskette geändert werden. Recht nützlich ist die Funktion der Laufwerke A: und B:, Dateien zu restaurieren, die versehentlich gelöscht worden sind. Das gelingt auf dem Atari allerdings nur direkt nachdem eine Datei gelöscht worden ist. Als nächster Meniipunkt erscheinen die Utilities, also kleine Hilfsprogramme, die der TOS-Manager zur Verfügung stellt. Als erstes läßt sich eine einfache RAM-Disk (VDISK.PRG) installieren, die auch nach Verlassen des TOS-Managers noch aktiv ist. Ferner ist ein kleiner Notizblock verfügbar, der es ermöglicht, in einer Dialogbox 10 Zeilen mit jeweils 50 Buchstaben zu notieren. Diese Notiz steht danach auch den anderen ST-Kontor-Programmen zur Verfügung.

Recht pfiffig ist ein eingebauter Terminkalender, bei dem zu jedem Tag zwischen den Jahren 1980 und 2000 eine Termin zwischen 8.00 und 22.00 Uhr zu jeder vollen Stunde eingetragen werden kann. Beim Start des TOS-Managers werden die Termine abgefragt und angezeigt. Weniger begeistern konnte die ASCII-Tabelle (die zusätzlich auch im Handbuch ist), deren Darstellung auch für Anwender dieses Programmes wahrscheinlich nicht sehr bedeutend ist. Als letztes Tool ist ein 10-stelliger Taschenrechner (mit Klammem, ohne algebraische Logik) eingebaut, der über eine Kommandozeile Rechenausdrücke erhalten und berechnen kann. Falls der Terminkalender oder die ASCII-Tabelle mal nicht erscheinen, braucht übrigens keine Unruhe aufzukommen, es ist lediglich kein Fenster mehr frei (bzw. vier Fenster sind vom Programm belegt). Dernächste Menüpunkt ‘ST-Kontor’ soll es ermöglichen, die Programme der ST-Kontor-Reihe per Tastendruck zu starten. Dafür wird einmalig deren Ort auf den Laufwerken festgelegt (in der Pfadliste), und danach startet der TOS-Manager automatisch das gewählte Programm. Er verfügt außerdem über einen ‘Command-Line-Interpreter’ - sprich CLI, mit dem Befehle über die Tastatur, wie auf Maschinen mit dem Betriebssystem MS-DOS, ausgeführt werden können. Arbeiten kann man damit schon, zeitgemäß ist es im kommerziellen Softwarebereich sicherlich nicht. Auch die Autoren haben sich auf eine Nennung und Kurzbeschreibung der knapp 100 Befehle in der Anleitung beschränkt.

Neben den Funktionen, die per Menü auszuwählen sind, existieren noch ein Funktionstastenmenü, bei dem zehn weitere Funktionen zur Verfügung stehen. Zum einen können hier die Pfade (der Platz, an dem sich ein bestimmtes Programm befindet) eingestellt, zum anderen eine Textverarbeitung gestartet oder bestimmte Systemparameter gesetzt werden.

Bild 3: Terminkalender

Etwas weniger sinnvoll ist der Virus-Filter (FILTER.PRG: ein Programmteil, der Programme heraussuchen soll, die vom Virus-Constructions-Programm infiziert sind), der prinzipiell nur auf einen Virus anspricht (hat auch beim Claus nicht geholfen. Gute Besserung übrigens.) und sogar bei der nicht infizierten Originaldiskette von Sybex nicht richtig funktioniert hat (Bus Error at line 123 in MAIN PROGRAMM). Bei der Funktion Pfadangaben ist es nicht sehr schön, daß sich das Programm bei einer schreibgeschützten Diskette total verabschiedet und sich ohne Druck auf den RESET-Knopf nicht mehr wiedermeldet.

Von der Idee her ist der TOS-Manager sicherlich zu begrüßen, aber die Realisierung ist noch zu verbessern, insbesondere in Bezug auf bessere und damit einfachere Bedienerführung sowie in punkto Betriebssicherheit des ganzen Programms.

ST-Kontor-Kundenverwaltung

Die ST-Kontor-Kundenverwaltung ist das erste Modul in dieser kaufmännischen Serie, das, wie der Name schon sagt, für die Verwaltung von Kunden-und anderen Adressen zuständig ist. Alle von diesem Programm verwalteten Adressen können von den anderen Modulen - Finanzbuchhaltung, Lohn und Gehalt - aufgerufen werden. Das Programm läßt sich direkt von Harddisk bzw. Diskette oder vom TOS-Manager starten, wobei bei größeren Datenbeständen oder bei der Benutzung von mehreren Modulen eine Harddisk empfehlenswert ist.

Beim Start der ST-Kontor-Kundenverwaltung erscheint nach kurzer Wartezeit eine Eingabebox, in der man Datum und Uhrzeit ändern bzw. bestätigen kann.

Bild 4: Hauptmaske der Kundenverwaltung

Die ersten Menüpunkte behandeln das Eingeben und bearbeiten von Adressen. Unter der Eingabe wird hier verstanden, die Adressen und zugehörige Daten einzugeben und abzuspeichem. Es stehen je 5 Datenmasken zur Verfügung, wobei jedoch nur in der ersten Maske, der Kundenstammdatenmaske, mindestens ein Feld ausgefüllt werden muß. Einträge in den restlichen Datenmasken können bei Bedarf erfolgen. Etwas gewöhnungsbedürftig ist die Bedienung mit Maus und Tastatur bzw. den Tastenkombinationen, sowie das Blättern zwischen den einzelnen Datenmasken. Im Handbuch findet man allerdings eine Übersicht über Maus- und Tastaturbefehle, die man anfänglich zum Orientieren braucht.

In der Stammdatenmaske wird für jede Adresse eine Adreßart bestimmt, die man durch Mausbedienung auswählt und bei der zwischen acht Kriterien gewählt werden kann: Personal. Lieferant, Kunde, Interessent, Privat, Versicherung, Behörde und Sonstiges. Falls mal vergessen wird, die Adreßart anzugeben, wählt das Programm automatisch die Adreßart Sonstiges aus.

Die zweite Maske, die Kundenzusatzmaske, enthält Felder für zwei Bankverbindungen, zwei Zeilen für Bemerkungen sowie Liefer- und Rechnungsadresse.

Die dritte Maske enthält ein Notizfeld, in dem zwölf Zeilen für Texte zur Verfügung stehen, die auch in Listen oder Serienbriefen berücksichtigt werden können.

Die vierte Maske dient zur Datenselektion. Es besteht hier die Möglichkeit, bis zu zwanzig Selektionskriterien für eine Adresse einzutragen, um z.B. einen bestimmten Kundenkreis über eine Funktion zu selektieren.

Die fünfte, die Datenzusatzmaske, ist von der Adreßart abhängig.

Für Interessenten, Kunden und Lieferanten können Zahlungsbedingungen, die hauptsächlich für die Fakturierung interessant sind, eingegeben werden. Weiterhin besteht die Möglichkeit, Telex, Teletex, Telefax, BTX und Mailboxnummem zu speichern, um für solche Einrichtungen Serienschreiben zu verschicken.

Die Datenmaske für Personal und Mitarbeiter beschränkt sich auf Angaben, die für Sozialversicherung und andere Beiträge notwendig sind.

Die angelegten Adressen kann man sich auf verschiedene Arten ausgeben lassen. Man muß sich dazu mit einer Tastenkombination eine Auswahlbox holen, in der die Möglichkeiten zum Druck bzw. zur Ausgabe dargestellt sind. Die Ausgabe erfolgt auf Drucker oder Datei, wobei Liste, Brief oder Etikette Ausgabearten darstellt. Zusätzlich hat man die Wahl zwischen dem Druck aller Adressen oder einer Adreßauswahl. Dabei muß das richtige Dokument durch Pfadangabe bestimmt werden. Die Formulare sind nur für lst_Word bzw. lst_Word plus angepaßt.

Bild 5: Fakturamaske der Kundenverwaltung

Selektionen erstellen und bearbeiten ist ein weiterer Menüpunkt der ST-Kontor-Kundenverwaltung; sie selektiert Adreßgruppen. Es stehen bis zu 999 Selektionskriterien zur Verfügung, bis zu 20 Stück für jede Adresse (in der Selektionsmaske). Bei der Selektierung werden alle vorhandenen Adressen auf die angewählten Kriterien hin überprüft. Die Selektionen lassen sich jeweils noch durch logische Operationen miteinander verknüpfen. Da diese Anwendung mandantenfähig ist, dürfen die Funktionem ‘Mandant anlegen’ und ‘Mandant wechseln’ nicht fehlen. Bei Anwählen der ersten Funktion erscheint eine Dateiauswahlbox, in der angegeben wird, wo sich der neue Mandantenordner befindet. Der ST-Kontor-Kundenverwaltung legt einen Ordner unter dem angegebenen Namen an und installiert alle notwendigen Dateien hinein. Wenn der Mandant gewechselt wird, muß in der erscheinenden Dateiauswahlbox nur der entsprechende Ordner mit der Mandantenbezeichnung ausgewählt werden. Leider ist bei der Bearbeitung eines Mandanten nicht sichtbar, für welchen gerade gearbeitet wird.

Die mitgelieferten Extras, Funktionstastenbelegung und Notizblock entsprechen dem TOS-Manager. Zusätzlich hat man die Möglichkeit, sich Hilftexte einblenden zu lassen. Diese Funktion wird auch über Extra aufgerufen. Einmal aktiviert, wird beim Anwählen von Menüpunkten erklärt, was zu tun ist. Dieses Hilfstexte können für den eigenen Gebrauch geändert werden.

Bild 6: Wahl der Selektionskriterien bei der Kundenverwaltung

In den mitgelieferten Utilities befindet sich ein Paßworteditor, der für die Belegung einzelner Arbeitsbereiche durch Paßworte zuständig ist. Große Dateien kann man in zwei Mandaten unterteilen, getrennt bearbeiten und wieder zusammenfügen. Außerdem wird ein Backup-Programm mitgeliefert, bei dem entweder der gesamte Datenbestand oder nur geänderte Dateien gesichert werden können.

Das Programmpaket ST-Konto-Kundenverwaltung beinhaltet für einen Preis von DM 149,- eine Programmdiskette und ein Handbuch, das aus etwas mehr als 100 Seiten besteht. Die Beschreibung der einzelnen Programmpunkte und Funktionen ist recht knapp geraten. Sie enthält eine kurze Erklärung der Funktionen, einige Anwendungsbeispiele sowie eine Übersicht der Maus- und Tastaturbefehle. Im Anhang werden die Dateiformate und die Platzhalter für die Formulare dargestellt.

Aus der ST-Kontor-Reihe sind bis heute der TOS-Manager, die ST-Konto-Kundenverwaltung, die ST-Kontor-Finanzbuchhaltung und das Modul ST-Kontor-Lager und Fakturierung auf dem Markt. Da wir Ihnen keines dieser Module vorenthalten wollen, es aber inzwischen neue Versionem gibt, möchten wir den Test für heute abschließen. In der nächsten Ausgabe können Sie dann einen ausführlichen Test über die Module ST-Kontor-Finanzbuchhaltung, ST-Kontor-Lager und Fakturierung lesen.

Karen Steger / OJO



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