Maxidat - Datenbank extravagant

Früher stand man vor einem Berg von Langspielplatten und Singles, heute sind es CDs und Videocassetten, die in unüberschaubare Höhen anwachsen; oder ist es gar die Briefmarkensammlung, eine Bibliothek alter deutscher Dichter oder die Diskettenbox? Ganz egal, irgendetwas (meist in Richtung Hobby) nimmt bestimmt bald Ausmaße an, die man mit dem menschlichen Kurzzeitgedächtnis nicht mehr erfassen, geschweige denn verwalten kann. Der Schritt liegt nahe, dem ST eine große Portion an Arbeit zu überlassen.

Irgendwann hat man das einmal vernommen, daß uns Menschen die Computer in einem Punkt ganz sicher überlegen sind, nämlich wenn es darum geht, Riesenmengen an Daten zu sammeln, festzuhalten und nach bestimmten Regeln sortiert wieder an uns auszugeben. Also muß ein Datenbankprogramm angeschafft werden, das uns fortan die Last großer Datenmengen abnehmen soll.

Es ist nicht leicht, in einen Marktbereich einzutreten, der von großen Namen beherrscht wird, denn für den Atari ST gibt es schon lange eine reiche Auswahl an Datenbankprogrammen. Die Claims sind abgesteckt! Im Grunde waren sie es 1987 schon, als das Programm Maxidat zum ersten Mal an die Öffentlichkeit trat, und sie sind es auch noch heute. Wie dem Vorwort im Handbuch zu entnehmen ist, wurde Maxidat auch von einem Fachverlag fast ein Jahr ins Angebot genommen und verschwand dann wieder aus dessen Katalogen. Heute vertreibt der Programmierer sein Produkt in eigener Regie.

Ich muß gestehen, daß mir der Name Maxidat erst in den letzten Monaten aus diversen Zeitschriften entgegenschimmert und von früher her völlig unbekannt ist. Deshalb kann ich keinen Blick in die Entwicklungsvergangenheit dieses Programms unternehmen und beschränke mich auf die gegenwärtig aktuelle Version.

An den Start

Mit dem obligatorischen Doppelklick auf den Programmnamen wird Maxidat auf den Bildschirm gerufen. Es erscheint ein GEM-typisches Fenster, das den größten Teil des Bildschirms einnimmt. Dort werden später die neuen Datensätze eingegeben und angezeigt. In einem schwarzen Balken erkennt man die Feldnamen untereinander stehend.

Um es gleich vorwegzunehmen: Der Arbeit in diesem Datenfenster sind strenge Restriktionen auferlegt worden. So kann man das Fenster weder verkleinern noch verschieben. Auch ist nur dieses eine Fenster (nicht mehr und nicht weniger) abbildbar. Es gibt maximal 19 Feldnamen, die aber nicht alle belegt sein müssen. Die Feldnamen können nur bis zu 8 Zeichen lang sein. Hinter den Feldnamen kommen (wie fast bei jeder Datenbank) die Feldinhalte - also die echten Daten. Auch die Feldinhalte sind in der Länge begrenzt und können 54 Zeichen nicht überschreiten.

Links im Bild sieht man untereinander einige Hinweise zur Speicherauslastung, Anzahl der Datensätze sowie Datum und Uhrzeit. Diese Anordnung scheint mir nicht unbedingt optimal. So hätte man Datum und Uhrzeit sicher in die rechte obere Ecke verbannen und die anderen Anzeigeblöcke zugunsten eines größeren Datenfensters anders verteilen können. Dem frei werdenden Platz könnte man vielleicht einige Buttons (Schaltknöpfe) spendieren und dadurch die Pull-Down-Menüs entlasten. Informativ für den Anwender ist sicher die Angabe, wie stark belegt der Arbeitsspeicher durch die Datenbank ist.

Es fällt auf, daß sofort mit dem Programmstart auch eine Datenbankdatei geöffnet ist (selbst wenn sie noch keine Daten enthält). Das liegt daran, das beim Start eine Informationsdatei mit Standardeinstellungen abgefragt wird, die auch den Namen der Datendatei enthält. Diese Datendatei wird zwangsläufig geöffnet, was sich später in der täglichen Praxis als sinnvoll erweist. Es muß also nicht, wie in vielen anderen Programmen üblich, nach dem Start zusätzlich in einer Auswahlbox noch der Datendateiname angegeben werden. Diese Handhabung kommt jenen Nutzern zugute, die ihre hauptsächliche Datenarbeit mit nur einer Datei abwikkeln. Natürlich kann jederzeit eine weitere Datendatei geöffnet werden.

Am unteren Bildschirmrand erkennen wir noch eine Funktionstastenleiste. Sie scheint mir etwas zu klein geraten zu sein, weil die kleinste Systemschrift Verwendung findet und außerdem nicht der gesamte Inhalt, sondern nur die ersten 16 Zeichen zu sehen sind. Dies ist beim Monochrommonitor der Fall. Beim Farbschirm in der mittleren Auflösung sind sogarnur sechs Buchstaben zu sehen. Auch hierzu kann ich mir bessere Lösungen vorstellen. Übrigens: Die 10 Funktionstasten dienen zur Ablage häufig verwendeter Texte für die spätere Dateneingabe. Zum Beispiel kann man dort bestimmte Anredeschlüssel, oft vorkommende Ortsnamen oder Nummernkombinationen unterbringen und muß sie dann nicht jedesmal von neuem eintippen.

Ein reichliches Menü

Die Einträge in der Menüleiste sagen sehr viel über den Entwicklungsverlauf eines Programms aus. Es ist eine typische Erscheinung, daß mit dem Fortlauf der Veränderungen (und/oder Verbesserungen) Menüpunkte hinzukommen. Selten fallen welche weg.

Bei Maxidat sind die Menüpunkte Datensatz und (was sehr typischist) Optionen mitvielen Funktionen angefüllt. Das zeigt, daß hier ständig weiterentwickelt, quasi hinzuentwickeltwurde. Fürmeine Begriffe sind dort aber die Menüpunkte zu viel des guten. Wie wäre es, häufig benutzten Funktionen, wie etwa Datensatz einfügen, löschen oder suchen einen Schaltknopf außerhalb der Menüs zu spendieren? Auch zeigt die Anordnung im Menü Optionen leider sehr wenig Systematik.

Ein durchaus lobenswerter Punkt: Die meisten Menüfunktionen sind zusätzlich per Tastenkombination auslösbar. Nur muß der Anfänger ohnehin in den Menüs nachschauen, was die Tasten bedeuten.

Wenn die Daten kommen

Es gibt drei verschiedene Wege, einen neuen Datensatz in die Datei zu bringen: 1. Er wird einfach an die bestehende Datei angehängt. 2. Er wird nach jenem eingefügt, der momentan im Datenfenster sichtbar ist. Alle nachfolgenden Datensätze werden dann um eine Position nach hinten verschoben. 3. Der neue Datensatz wird sofort automatisch einsortiert.

Einen großen Pluspunkt des Programms darf man an dieser Stelle nicht verschweigen: Maxidat speichert die eingegebenen Daten nur in ihrer tatsächlichen Länge, es wird also nicht die vorgegebene Feldlänge von 54 Zeichen pro Datenzeile reserviert und im Speicher belegt.

Wem nun aber die Länge von 54 Zeichen pro Feld wahrhaftig nicht ausreicht wahrscheinlich möchte man einen reichen Zitatenschatz oder lange Textpassagen speichern - für den gibt es den Ausweg, aus dem aktuellen Datensatz in eine externe ASCII-Textdatei verzweigen lassen. Die zweitletzte Feldzeile ist für die Aufnahme des Dateinamens reserviert. Durch einen Druck auf die Taste „T" (oder Anwahl des entsprechenden Menüs) wird die Textdatei auf dem Bildschirm angezeigt. Aber: Die (internen) Suchfunktionen erstrecken sich leider nicht auf diese (externe) Textdatei.

Wenn eine Datendatei schon einmal abgespeichert war und Änderungen durch Löschen oder Hinzufügen getätigt wurden, legt Maxidat den gesamten Datenbestand in eine völlig neue Datei ab. Die alte, noch unveränderte Datei wird umbenannt und steht als Archivdatei weiter zur Verfügung. Gerade wenn man hernach feststellt, daß aus Versehen am Datenbestand etwas verändert wurde, kann der alte Zustand durch die Archivdatei schnell wieder hergestellt werden. Urteil: eine sinnvolle Einrichtung.

Es kann doch sicher auch einmal passieren, daß sich der Junior des Hauses in auffälliger Art und Weise für den Datenbestand interessiert, dann kann man der Neugierde sehr leicht einen Riegel vorschieben. Die Datendateien lassen sich zusätzlich durch ein Paßwort schützen und verschlüsseln.

Sortieren

Was hilft uns der schönste Datenbestand, wenn er in ungeordneter Reihenfolge vorliegt? Das Suchen würde nur unnötig lange dauern und uns schnell die Arbeit vergällen. Deswegen gehört eine Sortierfunktion mit zu den banalsten Einrichtungen in einem Datenbankprogramm.

Einige Programme geben sich nicht damit zufrieden, einfach nur nach einem Feldinhalt zu sortieren (z.B. Name). So kann man bei einigen auch „verschachtelt" sortieren. Maxidat kennt eine Schachtelungstiefe von drei. D.h. daß zunächst ein Feldname als Obersortierbegriff gewählt wird und zwei weitere Unterkriterien definert werden können (z.B. Ort und Geburtsdatum). So finden sich beispielsweise alle Felder mit dem selben Familiennamen zusammen und sind darin noch einmal nach dem selben Ort durchsortiert. Falls es gleiche Namen im gleichen Ort gab, sind diese noch nach dem Geburtsdatum sortiert worden.

Es gibt sicher unzählige andere Beispiele, in denen ein Anwender froh sein wird, eine solche Mehrfachsortierung durchführen zu können. Ach so: Selbstverständlich ist eine Sortierrichtung sowohl aufsteigend als auch fallend möglich.

Filtern

Ein weit geschickteres Instrument ist ein Datenselektor. Durch ihn wird der Zugriff auf eine bestimmte Datenmenge mit Bedingungen verknüpft. Will heißen: Man kann durch den Datenfilter die Ausgabe (auf den Bildschirm oder Drucker) auf bestimmte Eigenschaften der Feldinhalte beschränken.

Die 19 Feldnamen sind zu diesem Zweck mit Buchstaben „durchnumeriert" worden. „A" entspräche dem ersten Feld ganz oben, und „S" wäre gleichzusetzen mit dem letzten. Neben dieser Kennungsreihe erscheint automatisch nach Anwählen eines Buchstabens der Feldname im Klartext. Als zweites wird einer der Vergleichsoperatoren ausgesucht, von denen folgende gültig sind: gleich, ungleich, größer, kleiner, größer/gleich, kleiner/gleich, enthält, enthält nicht. Hernach folgt eine frei zu vergebende Zeichenkette mit maximal 40 Zeichen.

So sind bis zu sechs Vergleichsdefinitionen in der Dialogbox möglich. Alle definierten Bedingungen sind untereinander UND-verknüpft, eine ODER-Verknüpfung gibt es leider nicht. Außerdem kann man noch wählen, ob die Datensätze, die den Bedingungen entsprechen, ausgegeben werden sollen oder nicht. Zu guter Letzt ließe sich der gefilterte Datenbestand in eine Datei separat abspeichem oder löschen.

Übersicht

Bei der Arbeit in Datenbanken ist die gewohnte Arbeitsweise so, daß man zunächst alle Fragmente eines Datensatzes eingeben soll. Zu diesem Zweck wird allermeistens der gesamte Datensatz auch auf dem Bildschirm angezeigt. Sehr übersichtlich ist das nicht. Besonders wenn man dann schnell Vergleiche zwischen den Datensätzen herstellen möchte, ist eine sogenannte Listendarstellung besser geeignet. Eine Übersichtsdarstellung bringt jeden Datensatz in einer Zeile unter und bildet diese untereinander ab. Das hat aber auch wieder einen Nachteil: Die Datensätze sind nicht vollständig zu sehen. Was weiter rechts steht, ragt über den Bildschirmrand hinaus. Aus diesem Grund sollte man sich gutüberlegen, welche Felderman auswählt (und wie breit sie sein sollen), so daß sie noch in eine Bildschirmzeile passen.

Durch Anwählen des Menüpunktes Übersicht öffnet man eine Dialogbox, in der bis maximal 5 Spalten aus der Feldnamenliste wählbar sind. Zusätzlich läßt sich für jede Spalte ihre Breite bestimmen. Ein Rollbalken rechts erlaubt nun das Wandern in dieser Liste, aber nur in vertikaler Richtung. Durch Wahl eines kleineren Zeichensatzes kann man die üblichen 60 Zeichen pro Zeile und 20 Zeilen pro Seite nahezu verdoppeln. Ganz am Rande sei erwähnt, daß diese Übersicht auch auf den Drucker geschickt werden kann.

Rechnen

Die Funktionen zum Suchen, Sortieren oder Selektieren stellen in der Datenbanktechnik „nichtmanipulative" Arbeiten dar, d.h. an den Feldinhalten wird nichts verändert. Anders sieht das bei Operationen aus, die schreibend auf ein bestimmtes Feld zugreifen. Man stelle sich folgendes Beispiel vor: Aus den Felder Einzelpreis und Menge wird eine Summe gebildet und in ein anderes Feld hineingelegt. Dann bildet man aus Gesamtpreis und MWSt einen Bruttopreis usw. In Maxidat kann man bis zu acht Formeln festlegen, die den vier Grundrechenarten und den Klammerregeln entsprechen. Zu Anfang steht immer ein Kennbuchstabe, der das Zielfeld angibt, welches das Ergebnis aufnimmt. In den Feldern mit den Operanden müssen die Zahlen immer am Feldanfang beginnen. Felder mit Buchstaben, Sonder- oder Leerzeichen werden nicht als Zahlenfelder erkannt.

Statistik

Die zwangsläufige Folge der Rechenarbeit mündet hier in ein Statistikmodul. Die Inhalte aller ausgebbaren Datensätze jeweils eines vorbestimmten Feldes werden folgendermaßen aufgelistet: 1. die Anzahl der Datensätze (bei eingeschaltetem Filter: wieviele entsprachen der Bedingung), z. das Minimum, 3. das Maximum, 4: der Durchschnittswert und 5. die Summe der Datenreihe.

Diese Werte eignen sich beispielsweise in einem Kassenbuch oder in einer Bilanz für Vergleiche. So könnte man auch sein privates Haushaltsbuch verwalten und Abweichungen feststellen. Um ehrlich zu sein: sehr umfangreich sind diese statistischen Auswertungen fürwahr nicht. Sie reichen aber bestimmt für die Arbeiten aus, für die nicht unbedingt ein eigenes Statistikprogramm nötig wäre. Und: Mit einem Taschenrechner dauert's bestimmt länger. Eine kleine Geschwindigkeitsmessung: Bei 18 verschiedenen Zahlenfeldern pro Datensatz und 158 Datensätzen brauchte mein Mega ST4 ganze 20 Sekunden für die Rechnungen.

Grafik

Das Statistikmodul leitet seine Rechenergebnisse weiter in den Grafikteil des Programms. Auch das ist nicht gerade mit vielen Funktionen gesegnet. So lassen sich vier verschiedene Diagramme erstellen: Torte, 2 verschiedene Liniearten und Balken. Zwei Schalter erlauben Schattendarstellung und Füllen bei den Torten- und Balkensegmenten. Zusätzlich kann eine horizontale Beschriftung eingeschaltet werden.

Bilder

Als mit eine der interessantesten Einrichtungen von Maxidat darf man die sogenannten „zuladbaren Bilder" betrachten. Ähnlich wie bei dem Verweis auf eine externe Textdatei kann ein Datensatz in der untersten Feldzeile einen Bilddateinamen aufnehmen. Durch Druck auf die Taste „B" wird das dem aktuellen Datensatz zugeordnete Bild auf einer eigenen Bildschirmseite angezeigt. So könnte man beispielsweise zu einer Adreßkartei das eingescannte Foto der jeweiligen Person darstellen lassen. Ein anderes Beispiel ist das Erstellen einer Bauteileliste mit der Abbildung der Elemente. Maxidat unterstützt die vier gebräuchlichsten Grafikformate: STAD komprimiert, DEGAS, Neochrome und Screen-Format. Das Programm kontrolliert bei der Bestimmung des Formats sowohl die Dateierweiterung (Extension) als auch die -länge.

Kleine Besonderheiten

Texteditor: Obwohl darauf hingewiesen wird, daß die meisten Anwender ohnehin ein Textverarbeitungsprogramm hätten, ist in Maxidat ein kleiner Editor eingebaut worden. Er erlaubt das Wandern im Text und eine etwas umständliche Eingabe von Zeichen per Maustaste.

Eigener Druckertreiber: Relativ einfach gestaltet sich die Ansteuerung eines Druckers. Eine Dialogbox nimmt bis zu zehn Steuerzeichen auf, die in bestimmten Situationen an den Drucker gesendet werden. Dies ist am Druckanfang, zwischen zwei Datensätzen, nach dem Druck, vor und nach einer Hardcopy oder nach einer bestimmten Zahl von Druckzeilen der Fall. Damit lassen sich fast alle Anwendungsfälle abdecken. Ausgabeformulare: Neben frei definierbaren Listen könnte man sogar Etiketten oder Karteikarten mit vorgegebenen Feldeinteilungen beschriften. Mittels eines geringen Befehlsumfangs kann man sich die Formulare selbst zusammenstellen.

Serienbriefe: Fast so ähnlich wie die Formularerstellung funktioniert das Konstruieren eines Serienbriefes. In einem Textverarbeitungsprogramm werden an jenen Stellen, wo später die individuellen Textteile (Name, Ort, Straße usw.) erscheinen sollen, einfach Platzhalter gesetzt. Zusätzlich lassen sich die Befehle der Formulartabellen benutzen.

Shell: Oft kommt es vor, daß man während der Arbeit in einem Programm etwas in einem anderen erledigen möchte. Dann würde man erst das eine verlassen und natürlich alle Daten sichern müssen, um in das andere Programm zu gelangen. In Maxidat ist eine Funktion Anwendung öffnen eingebaut. NUR: Warum erscheint nicht die übliche Auswahlbox? So muß ich die Pfadangaben und den Dateinamen per Tastatur eintippen. Probleme gibt es auch mit Programmen, die den Arbeitsspeicher nicht vollständig restaurieren.

Diashow: Wie wir schon gesehen haben, ist die Bildverarbeitung ein besonderes Schmankerl. Die unterste Zeile eines jeden Datensatzes ist für Bilddateinamen reserviert. Unter dem Menüpunkt Diashow könnte man eine ablaufende Bildsequenz zusammenstellen. Die Verweildauer des Einzelbildes ist zwischen 00,1 und 59,9 Sekunden einstellbar.

Zu guter Letzt

Da gibt es die Großen der Branche für ein paar hundert Mark und die kostengünstigen PDs. Sicherlich gibt es für beide Extreme sinnvolle Anwendungsgebiete und auch dankbare Kunden. Dazwischen aber klafft eine Lücke. Ich glaube, daß Maxidat das Zeug dazu hat, diese Lücke zu schließen. Mit seinem Preis von 129 DM bewegt es sich in einem vertretbaren Rahmen. Die Funktionsvielfalt kann sich sehen lassen. Besonders der Verweis auf externe Text- und Bilddateien ist ein Element, das man nur bei den Großen der Branche findet. Statistik- und Grafikfunktionen stellen nicht unbedingt ein Füllhorn an Möglichkeiten dar, dürften aber ihren Zweck durchaus erfüllen. Es sind wieder einmal die Kleinigkeiten, die ein kleines Programm groß machen.

DK

Bezugsquelle: Softwarehaus Alexander Heinrich Postfach 1411 6750 Kaiserslautern



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