CIS — Lohn & Gehalt: Der Scheck am Ersten
Das führende Programm am ST für die Personalbuchhaltung ist »CIS — Lohn & Gehalt«. Der große Vorteil: Die Krankenkassen akzeptieren das automatische Meldeverfahren.
Das Labyrinth der gesetzlichen Bestimmungen wird von Jahr zu Jahr komplexer. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung verschlingt dabei immer mehr Zeit — und Geld. Kein Wunder, daß die EDV relativ früh die Personalbüros erobern konnte. Wer Wert auf eine bedienungsfreundliche Oberfläche legt, mit Maus und Menüs arbeiten möchte und es sich nicht leisten kann, sein Personal erst auf teuere Computerschulungen zu schicken, erledigt die Lohn-& Gehaltsabrechnung mit einem Atari.
Erfreulich: Mit CIS-L&G verfügt der ST-Anwender über ein hochprofessionelles Produkt, das Qualitätsmaßstäbe setzt. Dies unterstreicht auch die offizielle Zulassung des automatischen Meldeverfahrens durch die Kassenärztliche Vereinigung (KV). Auch die Jahresmeldungen nach den gesetzlichen Vorgaben der 2. DEVO/DÜVO wurde von den Spitzenverbänden der Sozialversicherer abgenommen und akzeptiert. Mit derart offiziellen Auszeichnungen schmücken sich bislang nur wenige ST-Applikationen.
CIS-L&G ist modular aufgebaut. Das Hauptprogramm verfügt momentan über maximal zehn Module: ein Basislohnprogramm, Modul zur Berechnung der Lohn- und Kirchensteuer, Ausgabe einer genauen kassenbezogenen Aufschlüsselung aller Beitragsnachweise, eine Schnittstelle zu den wichtigsten Fibu-Paketen wie z.B. TIM II, ST-Fibu, fibuMAN und eine entsprechende Aufarbeitung der Daten. Manche Module sind auf
bestimmte Sonderfälle oder Berufssparten spezialisiert. Dazu gehört das Programm zur Errechnung von Winter-und Schlechtwettergeld (Bauwirtschaft), ein Modul zur Ermittlung des zu erstattenden Betrags im Rahmen des Lohnfortzahlungs-Gesetzes sowie ein Programm für Sonderauswertungen wie Zusatz-Versorgungskasse ZVK oder Urlaubskasse. Ein Zusatzmodul ermöglicht Abrechnungen auch über das papierlose Disketten-Clearing-Verfahren, d.h. die Übermittlung aller Überweisungen per Datenträger. Auch das Urlaubskonto wird von einem besonderen Modul verwaltet, wobei stets eine genaue Übersicht über den verbleibenden Anspruch auf Urlaubsgeld und Urlaubstage für jeden einzelnen Mitarbeiter ausgewiesen wird.
CIS ist ein überaus umfangreiches Programm. Bei 50 Mitarbeitern benötigt es auf der Festplatte rund sechs MByte freien Speicherplatz. Die Installation, bei der eine Reihe unterschiedlicher Dateien zur Steuerung und Anpassung erzeugt wird, erledigt ein eigenes Installationsprogramm. Gesichert wird die Gehaltsabrechnung durch ein Paßwortsystem. Die Eingabe erfolgt verdeckt. Für die korrekte Verarbeitung der Daten benötigt das Programm noch einige Voreinstellungen: Für die Berechnung der Kirchensteuer ist z.B. das Bundesland des Betriebsstandorts anzugeben. Außerdem will CIS wissen, ob abzuführende Beträge automatisch zu überweisen sind.
Etwas umfangreicher ist die persönliche Konfiguration des Systems, die glücklicherweise nur bei der Ersterfassung notwendig ist. Dabei sind für jeden Mitarbeiter Stammdaten einzutragen: Anschrift, Personalnummer — falls vorhanden —, Lohnsteuerkarte, letzte An- bzw. Änderungsmeldung an die Krankenkasse, die Beitragstabelle der Kasse, letzte Lohnabrechnung, Versicherungs-Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen, Bankverbindung und Resturlaub. Die Eingabe erfolgt im Dialogverfahren. Fehlt eine wichtige Angabe, kann der Arbeitnehmer nicht erfaßt werden. Beim Beenden des Programms werden alle aktuellen Eingaben gesichert. Zur Sicherheit empfiehlt es sich, regelmäßig auf einer zweiten Platte Backups anzulegen.
Eine interne Online-Hilfe mit Querverweisen aufs Benutzerhandbuch klärt im Zweifel über die Bedeutung der diversen Felder eines Formulars auf. Registrierte Benutzer können sich jederzeit auch telefonisch Rat holen. Darüber hinaus bietet der Hersteller Gruppen- und Einzelschulungen an.
Wer bisher mit Hilfe eines Journalblocks seine Lohnabrechnungen erledigt hat, kommt ohnehin mit CIS schnell zurecht. Die Eingabe der Stammdaten und die Organisation der Abrechnungen orientieren sich mit der Zeilen- und Spalteneinteilung weitgehend am schriftlichen Vorbild. Freilich nutzen die Eingabefelder — CIS nennt sie Slider — die Vielseitigkeit eines Computers voll aus. Mit Hilfe von Doppelpfeilen läßt sich der Inhalt verschiedener Spalten ins Sichtfenster eines Sliders holen. Dadurch kann man eine große Anzahl von Daten auf dem begrenzten Bildschirm in erkennbarer Form darstellen. Mit einem Slider lassen sich zwischen fünf und zehn verschiedene Eingabepositionen ausfüllen. Doch Slider können noch mehr: In Form von Textkürzeln lassen sich Rechenvorschriften und Bearbeitungshinweise angeben. Ist z.B. eine Spalte prozentual abhängig vom Lohn — wie etwa das Feld zur Berechnung der Kirchensteuer — können die jeweiligen Betragsfelder die benötigten Prozentsätze gleich direkt aus dem Slider übernehmen. Der Aufbau gleicht hier einem Kalkulationsprogramm.
CIS zeigt gleichzeitig bis zu drei Bildschirmfenster. Dabei enthält das erste die Übersicht der Arbeitnehmer, während die beiden anderen Einzelheiten über das Lohn- und Urlaubskonto des selektierten Eintrags zeigen.
CIS stellt für die verschiedenen Krankenkassennachweise, Lohnstreifen und Überweisungsaufträge Musterformulare zur Verfügung. Dabei handelt es sich um reine ASCII-Dateien, die sich mit Wordplus, 1st Word oder Tempus editieren lassen. Mit Makros — CIS versteht darunter variable Platzhalter, die beim Druck mit den einzelnen Daten ersetzt werden — kann jedes beliebige Formular ausgefüllt werden.
Sind gegenüber der letzten Periode — z.B. Monat — keine Änderungen angefallen, nimmt CIS die Abrechnung vollautomatisch vor. Leider verhindern in der Praxis z.B. Kündigungen, Gehaltsänderungen oder Abzüge wegen eines gewährten Vorschusses fast immer die Übernahmen aller Daten aus der Vorperiode.
CIS richtet sich bei der Steuerberechnung nach den vom Gesetzgeber vorgegebenen Richtlinien. Das Programm druckt Sonderlisten, Lohnbelege, ein Journal, sämtliche Überweisungen und Lohnsteueranmeldungen. Außerdem verwaltet CIS Urlaubs- und Überstundenkonten, berechnet Durchschnittsverdienste und erstellt — für den elektronischen Zahlungsverkehr per Disketten — Überweisungskontrollsummen, die eine Plausibilitätsprüfung der Daten ermöglichen. Scheidet zwischenzeitlich ein Arbeitnehmer aus, erledigt CIS die KV-Meldung und weist das zu meldende Arbeitsentgelt im laufenden sowie im Vorjahr aus.
Bei Sozialversicherungsbeträgen können unter Umständen kleinere Abweichungen zu den — von den Kassen ausgegebenen — Tabellenwerten auftreten, da diese in Stufen abgefaßt sind. Alle Kassen halten diese Abweichungen allerdings für üblich und akzeptieren sie in der Regel.
WERTUNG
CIS L & G
Hersteller: Ciechowski Computer Innovations
Preis: ab 900 Mark
Vorteile: leichte Bedienbarkeit, gründliche Fehlerkorrektur, druckt Sonderlisten, Lohnbelege, Journal, Überweisungen, Lohnsteueranmeldungen, Beitragsnachweise, offizielle KV-Zulassung
Einschränkungen: hoher Preis
Vertrieb: Ciechowski Computer Innovation, Ober-Saulheimerstr. 18,6501 Wörrstadt
Manfred Neumayer