Kassenbuch 3.0 - bringt Ordnung ins Portemonnaie

Was haben ein Kaufmann und ein Privatmann gemeinsam? Na, ist doch klar: Beide sollten sorgfältig und umsichtig mit ihrem Geld umgehen. Doch hat es der Kaufmann in der Regel leichter, diesem Vorsatz treu zu bleiben, weil ihm erstens das Finanzamt von Zeit zu Zeit auf die Finger schaut und er zweitens die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung einhalten muh. Ferner stehen ihm im Regelfall seitens der Firma ausgebuffte Programme zur Verfügung, und selbst als Einzelkaufmann kann er auf eine schier unendliche Anzahl von Finanzbuchhaltungsprogrammen zurückgreifen, die seine Hinnahmen und Ausgaben auf die entsprechenden Konten buchen.

Doch für unseren Privatmann ist im allgemeinen eine Finanzbuchhaltung viel zu aufwendig, um ein bißchen Ordnung in die Finanzen zu bringen. Schon das Definieren diverser Konten und das richtige Ansprechen derselben erstickt den guten Vorsatz schnell im Keime. Hier muß nun ein Programm her, das einfach und schnell zu bedienen ist - und genau dort setzt Kassenbuch 3.0 an.

Dieses Programm ermöglicht es, einfach und schnell Einnahmen und Ausgaben zu verbuchen und in Form von Listen auf einem Formblatt oder als Einfachformular auszudrucken. Somit ist jederzeit mit einem Blick der Kassenbestand feststellbar. Selbstverständlich stehen auch Funktionen zur Anzeige der Monatssalden und der Aufschlüsselung der Steuern zur Verfügung.

Installation

Kassenbuch 3.0 wird auf Diskette mit einem 47 Seiten umfassenden Handbuch geliefert. Die Verpackung selbst erinnert stark an einen Schuhkarton und wirkt wenig professionell. Das Programm ist nicht kopiergeschützt und läuft auf allen Atari-Versionen (ST/STE/TT). Es empfiehlt sich, vor Beginn eine Arbeitskopie zu erstellen, da doch häufig auf die Diskette zugegriffen wird. Auch einer Installation auf der Festplatte steht nichts im Wege, doch ist sie nicht zwangsläufig notwendig und geht vielleicht etwas am Zweck dieses Programmes vorbei. Kassenbuch 3.0 wird mit einem Doppelklick auf die Datei KASSENBU.PRG gestartet. Nach dem Erscheinen eines werbewirksamen Titelbildes gelangt man durch die RETURN-Taste in die Bildschirmmaske von Kassenbuch 3.0, in der man sofort ohne weitere Voreinstellungen mit der Arbeit beginnen kann. Der erste Blick auf die Bildschirmmaske (Bild 1) offenbart einem ein Formular, das sich stark an das Formblatt 427 der Firma Zweckform für die Kassenabrechnung anlehnt. Im mittleren Teil findet man den Buchungsbereich, der Platz für die Anzeige von 28 Buchungen aufweist. Hier werden nebeneinander Datum, Belegnummer. Vorgang, Einnahmen und Ausgaben, jeweils getrennt nach brutto und netto mit Ausweis der Mehrwertsteuer. dargestellt. Im unteren Drittel der Bildschirmmaske zeigt einem das Programm den aktuellen Kassenbestand und die Verkettung der Buchungsdateien an. Im oberen Drittel des Formulars stellt man den Buchungszeitraum ein. Anstelle einer Menüleiste wird hier die Belegung der Funktionstasten dargestellt. Der GEM-verwöhnte Anwender braucht aber trotzdem nicht auf seine geliebte Menüleiste zu verzichten, denn bewegt man den Mauszeiger an den oberen Bildschirmrand, wird die Menüleiste aktiviert. Hier hat man dann Zugriff auf zahlreiche Funktionen, die über die Funktionstasten nicht erreichbar sind; auch Accessories lassen sich problemlos ansprechen. Bewegt man den Mauszeiger wieder in einen freien Bereich unterhalb der Menüzeile und drückt die linke Maustaste, wird die Menüleiste deaktiviert.

Bild 1: Das Bildschirmformular zum Kassenbuch 3.0

Bild 2: Erfassung einer Buchung

Bild 3: Eingabemaske für die Verkettung von Dateien

Bild 4: Nach einem Update wird ein Protokoll in die Datei KASSENBU.HIS geschrieben.
Bild 5: Die erste Hilfsseite von Kassenbuch 3.0

Buchen

Mit Hilfe der Maus oder der beiden Pfeiltasten (hoch) bzw. (runter) wählt man eine Zeile im Buchungsbereich aus, an der die nächste Buchung erfolgen soll. Die Eingabe einer Einnahme oder Ausgabe wird dann entweder durch Drücken der Taste (1) für eine Einnahme oder der Taste (2) für eine Ausgabe oder durch Klick mit der Maus, die sich innerhalb des Bereichs Einnahme bzw. Ausgabe befindet, gestartet. Man gelangt in eine Eingabemaske (Bild 2), die nun nacheinander die Eingabe des Datums, der Belegnummer, des Vorgangs, des Betrags und der Kontonummer verlangt. Im unteren Teil der Eingabemaske sieht man mehrere Wahlschalter, die die interne Verarbeitung des eingegebenen Betrags beeinflussen. Durch Drücken der (Control)-Taste zusammen mit einer vorgegebenen Taste wählt man zwischen Einnahme und Ausgabe, brutto und netto sowie vier verschiedenen Steuersätzen. Die Eingabemaske verlangt die Einhaltung verschiedener Konventionen. So wird, solange kein neues Datum eingegeben wird, das alte Datum vorgegeben, die Belegnummer darf sich nicht wiederholen, und der höchste zulässige Betrag ist 99.999,99 DM. Nach erfolgter Eingabe einer Buchung wird diese dann im Buchungsbereich unmittelbar an der vorher ausgewählten Stelle angezeigt, und man kann sofort eine neue Buchung erfassen.

Verkettung von Dateien

Hat der Anwender nun alle relevanten Buchungen erfaßt oder wurde die maximale Buchungskapazität von 28 Buchungen je Datei erreicht, empfiehlt sich das Speichern der Datei. Hierzu kann man in der Dateiauswahlbox einen Dateinamen frei eingeben; er sollte allerdings mit der Extension .KAB enden, damit beim Einladen die zum Kassenbuch 3.0 gehörenden Datendateien gefunden werden. Eine Sicherheitsüberprüfung der Extension erfolgt programmseitig aber nicht. Beim Speichern wird gleichzeitig die Datei KASSENBU.TMP aktualisiert. In ihr sind immer der Kassenbestand und der Name der letzten Datendatei in der Kette eingetragen. Diese Datei dient zur Übergabe von Namen für die Verkettung von Datendateien (Bild 3). Datendateien werden untereinander in der Reihenfolge ihrer Entstehung verknüpft (=Verkettung), d.h. neben den eigentlichen Daten der Buchungen enthält jede Datei eine Information über den Namen der vorherigen und nachfolgenden Datei. Zur Verdeutlichung wollen wir folgendes annehmen: Die erste Datei heißt JAN.92, die zweite FEB.92 und die dritte MAR.92. Somit würde sich folgendes Bild bei der Verkettung ergeben:

Erste Datei : JAN.92 - JAN 92 - FEB.92
Zweite Datei : JAN.92 - FEB.92 - MAR.92
Dritte Datei : FEB.92 - MAR 92 - ?

Die letzte Datei (MAR.92) hat als Namen der Nachfolgedatei nur ein ‘?' da es keine weitere Datendatei gibt, ansonsten würde hier der Name der vierten Datei stehen. Wenn man eine Datendatei einlädt, sieht man links unten in der Bildschirmmaske diese Verkettung und rechts unten die Angaben über die letzte aktuelle Datei in diesem Verzeichnis. Der aktuelle Dateiname wird im Verkettungsbereich in fetter Schrift hervorgehoben.

Manipuliere mich

Kassenbuch 3.0 bietet auch Funktionen zum Sortieren und Numerieren der Buchungen an. Wurden Belege vom Datum her nicht in der richtigen Reihenfolge erfaßt, können die Belege aufsteigend nach Tag und Monat neu sortiert werden. Ferner kann die Belegnummer nachträglich verändert werden. Hierzu muß der Anwender angeben, von welcher bis zu welcher Zeile die Belegnummer neu numeriert werden soll. Weiterhin kann man einen Startwert und die Schrittweite vorgeben. Selbstverständlich können einzelne Datendateien auch unwiederbringlich gelöscht sowie neue Ordner zur logischen Strukturierung der Datendateien angelegt werden. Einmal erfaßte Buchungen kann man nachträglich sowohl verändern als auch löschen, indem man wie bei der Eingabe den Zeilenbalken mit den Pfeiltasten oder der Maus positioniert und die Buchung per Mausklick oder über die Tastatur aufruft. Nach Änderung oder Löschung wird der neue Kassenbestand entsprechend errechnet.

Automatisiertes Update

Hat man eine Buchung in einer bereits bestehenden Datei verändert, muß ein Update der nachfolgenden Dateien erfolgen. Mit der Funktionstaste F8 erfolgt ein automatisiertes Update. Anhand der Verkettung arbeitet sich das Programm von der eingeladenen Datei durch alle Datendateien nach vorne, berechnet dabei jeweils den neuen Kassenbestand und speichert die so aktualisierten Dateien wieder ab.

Ebenfalls wird die erste Zeile im Buchungsformular angepaßt. Sie hat die Aufgabe, den Übertrag aus der vorhergehenden Datei anzuzeigen. In dieser Zeile kann im Regelfall auch keine Buchung erfolgen. Begleitend zu einem Update wird eine Datei namens KASSENBU.HIS im aktuellen Verzeichnis angelegt (Bild 4), in der Informationen über den Verlauf des Updates stehen. Dies ist sehr sinnvoll, falls Fehler auftreten. Man kann sich diese Datei anschauen, wenn man in der Menüzeile den Punkt KASSENBU.HIS unter dem Menüpunkt OPTIONEN anwählt.

Ausdruck und Anzeige

Der Anwender kann sich Daten entsprechend dem aktuellen Formular oder den Inhalt mehrerer gespeicherter Dateien auf dem Drucker ausgeben lassen. Die aktuelle Datei sollte allerdings vorher auf Diskette gesichert werden, da sie beim Druck verlorengeht. Möchte man sich mehrere Dateien auf einmal ausdrucken lassen, erscheint eine Eingabemaske, in der man den Namen der ersten und letzten Datei angibt. Die Ausgabe selbst kann auf zwei unterschiedliche Arten erfolgen: Entweder der Druck der nackten’ Zahlen auf ein vorgefertigtes Formular (Zweckform Nr.427) oder in Form eines Einfachausdrucks, wobei der Aufbau des Ausdruckes dem vorgefertigten Formular nachempfunden ist.

Des weiteren bietet Kassenbuch 3.0 die Möglichkeit, sich die monatlichen Salden und die Aufschlüsselung der Steuern anzeigen und ausdrucken zu lassen. Hierfür werden die monatlichen Einnahmen und Ausgaben summiert, der aktuelle Monatssaldo berechnet, die angefallenen Steuern entsprechend den Steuersätzen aufgeschlüsselt und anschließend als Saldenliste entweder auf dem Bildschirm oder Drucker ausgegeben.

Parameter

Jedes gute Anwenderprogramm sollte dem User die Möglichkeit geben, gewisse Parameter einzustellen: so auch Kassenbuch 3.0. Damit das Programm Aktionen überwacht und kommentiert, kann man zwischen den Hinweis-Levels Anfänger, Normal und Experte wählen. Bei Fehlern oder Warnungen ertönt eine Sirene, bei Hinweisen dagegen eine sanftere Tonfolge. Falls die Nerven des Anwenders damit zu arg strapaziert werden, kann man diese Tonfolgen auch abschalten. Weiß man irgendwann einmal nicht mehr, welche Taste welche Aktion hervorruft, hilft die Taste HELP weiter. Sie ruft zwei Hilfsbildschirme auf, in denen die wichtigsten Tastatur-und Mausaktionen beschrieben sind (siehe Bild 5).

Zur exakten Ausgabe auf einem Drucker können verschiedene Druckparameter eingestellt und in einer Datei KASSEN-BU.DRU, die beim Programmstart automatisch eingelesen wird, abgespeichert werden. Die Druckparameter dienen im wesentlichen zur exakten Positionierung des Druckkopfes auf dem Formblatt. Um die Ausgabe der Daten optimal an den jeweiligen Druckertyp anzupassen, stehen neben den Druckparametern vordefinierte Treiber für verschiedene Druckertypen zur Verfügung.

Wenn die vorhandenen Druckertypen nicht Zusagen, kann eine variable Druckercodes-Anpassung diesem Mißstand abhelfen. Hierbei muß das Programm verlassen und die Datei KASSENBU.PRN mit einem Text-Editor manipuliert werden. Diese Datei ist so aufgebaut, daß sie gleichzeitig auch als Anleitung dient. Beim nächsten Arbeiten mit Kassenbuch 3.0 wird KASSENBU.PRN dann automatisch mit eingeladen.

Das Handbuch

Das ca.47 Seiten umfassende gebundene Handbuch zu Kassenbuch 3.0 ist gut gegliedert und erklärt die einzelnen Programmöglichkeiten hinreichend und verständlich. Über das Inhaltsverzeichnis erhält man im Problemfall einen schnellen Zugang zu den Erläuterungen. Die einzelnen Kapitel sind ausreichend mit Hardcopies unterlegt und erleichtern so das Verständnis vieler Funktionen. Einzig der Definition der Druckercodes-Anpassungsdatei KASSENBRU.PRN hätte der Autor ein paar Seiten mehr widmen können, da die Änderung dieser Datei doch schon schwieriger und somit nicht jedermanns Sache ist.

Stärken und Schwächen

Die Stärken von Kassenbuch 3.0 liegen ganz klar auf dem Gebiet, das der Name auch schon andeutet: der Führung eines Kassenbuches. Statt eines herkömmlichen gebundenen Kassenbuches kann beispielsweise ein Gewerbetreibender, der ein kleines Ladengeschäft besitzt, zukünftig seine Eintragungen nicht mehr auf Papier, sondern per Computer vornehmen. Die ganze Sache hat aber einen Haken: In einem herkömmlichen gebundenen Kassenbuch kann man Buchungen nicht durch Streichungen und Änderungen manipulieren, sondern nur durch eine Gegenbuchung (Stornobuchung) aufheben. Somit lassen sich Veränderungen auch durch einen Nichtkundigen leicht nachvollziehen. Kassenbuch 3.0 läßt aber Manipulationen in der Weise zu, daß Buchungen im wahrsten Sinne des Wortes von der Diskette verschwinden. Damit haben wir auch schon die größte Schwäche von Kassenbuch 3.0 aufgedeckt: Es verstößt 100prozentig gegen alle Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung. Gerade die chronologische Reihenfolge von Buchungen und die Bedingung, Falschbuchungen nur durch Stornobuchungen zu korrigieren, lassen ein Buchführungsprogramm vorm Finanzamt bestehen. Ein gewerblicher Nutzer wird also leider nicht durch Kassenbuch 3.0 von seiner Aufgabe enthoben werden, die Buchungen manipulationssicher niederzulegen. Ist damit Kassenbuch 3.0 überflüssig? Nein, denn man kann es trotzdem zur Führung einer Kasse benutzen. Auch der einfache Otto-Normalbürger kann damit seine Finanzen ordnen, weil die Bedienung von Kassenbuch 3.0 so leicht ist, daß man nach einmaligem Studium des Handbuchs die Bedienung schnell erlernt hat und Buchungen nach dem Starten des Programms ohne viel Tam-Tam vorgenommen werden können.

Fazit

Kassenbuch 3.0 ist ein leicht zu bedienendes Programm, das im Testbetrieb sehr funktionssicher wirkte. Der Autor hat bei der Erstellung des Programms gänzlich auf GEM-Fenster verzichtet und eigene Dialogboxen verwendet, was aber dem Gesamteindruck keinen Abbruch tut. Für eine nächste Version sollte der Autor allerdings überlegen, ob statt Änderungen und Streichungen von Buchungen nicht eine Funktion zur Stornobuchung eingeplant werden sollte und die bis jetzt nur informative Eingabe der Kontonummer besser verwertet werden könnte. Auch die Preispolitik sollte überdacht werden: Kassenbuch 3.0 kostet DM 128,-DM und ist meiner Meinung nach überteuert, da es zu diesem Preis durchaus schon gute Finanzbuchhaltungsprogramme gibt, die weitaus mehr Leistungen bieten. Auch im Public-Domain-Sektor tummeln sich einige interessante Programme. Ansonsten macht das Programm einen gelungenen Eindruck und kann bei einer möglichen Preisreduzierung durchaus empfohlen werden.

Bezugsquelle:

Eickmann Computer
In der Römerstadt 249/253
W-6000 Frankfurt am Main 90
Rainer Wolff



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