EMU-Finanzbuchhaltung - Soll oder Haben?

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muß so beschaffen sein, daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (§238 Abs. 1 HGB).

Dabei ist die Anwendung eines bestimmten Buchführungssystems nicht explizit vorgeschrieben. Jeder Kaufmann ist daher in seiner Entscheidung darüber grundsätzlich frei, solange sichergestellt ist, daß die Eintragungen und Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden und dies auch nachprüfbar ist. Hervorzuheben ist in diesem Zusammenhang aber auch die Regelung, daß es auch bei EDV-Buchführungen nicht zulässig ist, Änderungen vorzunehmen, die den ursprünglichen Inhalt nicht mehr erkennen lassen oder deren Beschaffenheit es ungewiß läßt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind. Dabei ist unbedingt auch auf eine Protokollierung von Änderungen insbesondere an Programmen, Stammdaten u.ä. von EDV-Buchführungssystemen zu achten.

Bild 1: Das Gesicht von EMU-Fibu

Bild 2: Die Menüführung

Das Testexemplar

Zum Test lag mir eine Demoversion mit der Versionsnummer 1.01 vor, die lediglich in der Anzahl der Buchungen je Monat beschränkt war. Das Programm ist bereits seit vier Jahren im Einsatz und arbeitet beispielsweise seit Beginn dieses Jahres zusammen mit einer Fakturierung und Lagerbuchhaltung in einem Betrieb in einem Netz der Firma Biodata. Allerdings hat sich der Entwickler nach dieser langen Testphase erst jetzt entschlossen, das Programm öffentlich zu vertreiben. EMU-Finanzbuchhaltung eignet sich für kleine Betriebe, in denen die gesamte Finanzbuchhaltung an einem Arbeitsplatz erledigt wird. Das Programm nutzt als Kontenrahmen den IKR (=Industriekontenrahmen). Der IKR ist trotz seines Namens branchenunabhängig, so daß auch Handels- und Handwerksbetriebe mit diesem Kontenrahmen ihre Finanzbuchhaltung betreiben können. Insbesondere ist der IKR aufgrund der neueren nationalen und internationalen Entwicklung auf dem Gebiet des Rechnungswesens erarbeitet worden und nach dem Abschlußgliederungsprinzip aufgebaut. Die Anordnung der Kontenklassen folgt der Gliederung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresabschlußgliederungsprinzip).

Installation

Zum Gebrauch dieses Finanzbuchhaltungsprogramms werden ein Atari Mega STE mit 2 MB RAM sowie eine Festplatte und der Monochrom-Monitor benötigt. Ferner empfiehlt sich der Einsatz eines möglichst schnellen Druckers, da doch sehr häufig hierauf zugegriffen wird. Das Programm wird auf Diskette mit einem 70 Seiten umfassenden Handbuch in Form eines Leitz-Ordners geliefert. Das Handbuch ist in seinem Aufbau sehr übersichtlich gegliedert und bietet zahlreiche Beispiele. Allerdings ist es eine reine Anleitung zum Gebrauch dieses Programms und setzt Erfahrung und Wissen um die Buchführung voraus. Die Dateien und Ordner müssen von der mitgelieferten Diskette auf die Festplatte kopiert werden. Das Programm akzeptiert zur Zeit nur eine Installation auf der Partition ‘C’ der Festplatte, andernfalls bricht es mit einer Fehlermeldung ab. Das ist meiner Meinung nach ein großes Handikap, da viele Anwender auf der Partition ‘C’ lediglich Utilities fahren - ganz zu schweigen von eventuellen Speicherplatzproblemen - und für Anwendungen andere Partitionen ihrer Festplatte nutzen wollen. Allerdings, hat der Entwickler zwischenzeitlich versichert, wird dieses Handicap in einer neuen Version ausgeräumt werden.

Menüsteuerung

Nach dem Starten des Programms ‘EMUF1BU.PRG' erwartet den Anwender ein recht karges Desktop, das aus einer Menüleiste mit lediglich zwei Einträgen besteht. Unter dem linken Menüeintrag ‘EMU' klappt die Copyright Meldung des Entwicklers heraus (Bild 1). Bewegt man den Mauszeiger auf ‘ENDE’, kann man das Programm verlassen. Unter dem rechten Menüeintrag ‘FIBU* erscheinen die eigentlichen Menüpunkte. Wenn man mit der Maus einen Menüpunkt berührt, wird dieser invers dargestellt. Klickt man diesen dann mit der linken Maustaste an, klappt seitlich ein Untermenü heraus. Erst jetzt kann der Anwender ein Teilprogramm auswählen und starten. Tja, liebe Leser, wie Sie gemerkt haben, handelt es sich hier um eine recht eigensinnige Menüsteuerung, die etwas gewöhnungsbedürftig ist. Woran ich mich aber überhaupt nicht gewöhnen konnte, ist die fehlende Möglichkeit, auf Accessories zugreifen zu können. Dieses Manko ist nicht mehr zeitgemäß und sollte in einer späteren Version vom Entwickler geändert werden.

Mandanten

Bevor man mit der Finanzbuchhaltung richtig loslegt, muß man dem Programm erst einmal mitteilen. für welche Firma die Buchungen eingegeben werden (Bild 2). Hierzu legt man im Untermenü 'FIRMA INSTALLIEREN' fest, ob es sich um eine Personengesellschaft (Einzelfirma, OHG, KG) oder eine Kapitalgesellschaft (GmbH, AG) handelt. Ferner kann man bestimmen, ob eine Reihe von nützlichen Zusatzkonten angelegt werden soll. Last but not least muß man dem Programm noch mitteilen, ab welchem Monat und Jahr die Buchungen verwaltet werden. Dies ist insbesondere für den Jahresabschluß wichtig. Im Untermenü ‘FIRMENPARAMETER ÄNDERN' erfaßt man noch Adresse, Telefon, Fax, Steuernummer und Betriebsnummer der Firma, und schon kann gebucht werden. Besonders gut gefällt mir die Mandantenfähigkeit des Programms, d.h. daß für verschiedene Firmen die Buchführung erledigt werden kann. Hierbei gibt es vom Programm keine vorgegebene maximale Mandantenzahl; man ist hier einzig und allein auf die Speicherkapazität des Datenträgers angewiesen.

Bild 3: So wird gebucht.

Stammdaten

Natürlich gehört es zum guten Ton eines Finanzbuchhaltungsprogramms, daß man Konten, Kunden und Lieferanten eingeben, ändern, verwalten, löschen und ausdrucken kann. Im Menüpunkt ‘STAMMDATEN KONTEN' kann man neue Konten erfassen, die automatisch in der GuV bzw. Bilanz unter dem jeweiligen Sammelkonto zusammengefaßt werden. Beispiel: Sie haben zwei Konten bei der Sparkasse und der Dresdner Bank. Also legen Sie die Konten 2811 Sparkasse und 2812 Dresdner Bank an. In der Bilanz werden die Salden dieser beiden Konten und auch der Kasse addiert und erscheinen unter der Bezeichnung ‘Flüssige Mittel' auf der Aktivseite. Selbstverständlich prüft das Programm auch die Plausibilität eines neuen Kontos und weist beispielsweise eine Fehlermeldung aus, wenn für die Nummer kein Sammelkonto existiert, da dann auch keine Zuordnung zu einer GuV- bzw. Bilanzposition möglich wäre. Gefällt die Bezeichnung eines Kontos überhaupt nicht, kann man es auch umbenennen. Nur bei Konten, die von anderen Programmteilen angesprochen werden, wie z.B. Vorsteuer- und Umsatzsteuer- sowie Sammelkonten, verweigert das Programm die Änderung. Weiß man nicht, welches Konto geändert oder gelöscht werden kann, kann man sich einen Kontenplan ausdrucken lassen. Der Kontenplan listet alle angelegten Konten mit Kontonummer, Kontobezeichnung und Art auf. Unter Art wird ausgewiesen, ob Konten gelöscht oder verändert werden dürfen. Wie oben bereits erwähnt, kann man auch Debitorenkonten (= Kunden) und Kreditorenkonten (= Lieferanten) führen. Hierfür sind die Nummernkreise 24001 bis 24999 (Debitoren) und 44001 bis 44999 (Kreditoren) reserviert. Nach Adam Riese kann man also maximal jeweils 999 Konten anlegen. Auch hier stehen dem Anwender die Funktionen Neueingabe, Änderung, Anzeige, Löschen und Druck zu Verfügung. Im Gegensatz zur normalen Kontoerfassung verlangt das Programm hier aber noch weitere Angaben wie z.B. Adresse, Telefon, Fax und freie Bemerkungen.

Buchen

Der wichtigste Menüpunkt einer Finanzbuchhaltung ist logischerweise die Buchungsmaske (Bild 3). Hier erfaßt man Aufwendungen und Erträge und verteilt diese auf die entsprechenden Konten. Zu jeder Buchung gehören zwei Konten: Ein Konto im Soll und eins im Haben. Falls man die Nummern der Konten vergessen hat, hilft ein Druck auf die F10-Taste weiter. Hierbei werden alle bereits angelegten Konten angezeigt. Hat man beide Kontonummern eingegeben, verlangt das Programm die Angabe eines Umsatzsteuersatzes. Hierbei sind Eingaben von 0 bis 9 möglich. Die Eingabe von 0 bedeutet, daß eine Nettobuchung erfolgen soll. Bei der Eingabe von 1 bis 9 wird der Umsatz mit dem Umsatzsteuersatz der Schlüssel 1 bis 9 aufgeteilt. Außer bei der Nettobuchung mit dem Schlüssel 0 werden bei Bruttobuchungen automatisch zwei Buchungssätze erstellt. Der Eingabe-Cursor überspringt das Feld zur Umsatzsteuerschlüsseleingabe, falls durch die Eingabe von Soll- und Habenkonto kein Aufwands- oder Ertragskonto angesprochen wird. Das Programm gibt dann automatisch eine Nettobuchung vor. Als nächstes wird der Umsatz eingegeben. Es wird bei Nettobuchungen der Nettowert und bei Bruttobuchungen der Bruttowert eingegeben. Der maximal mögliche Umsatzwert ist 99.999.999,99 DM. Ferner verlangt die Buchungsmaske noch die Eingabe einer Belegnummer, wobei hier sowohl Zahlen als auch Buchstaben akzeptiert werden. Außerdem muß noch ein Datum eingegeben werden. Erfolgt keine manuelle Eingabe, wird mit der RETURN-Taste das aktuelle Tagesdatum eingesetzt. Schlußendlich kann man noch einen 60 Zeichen langen Kommentar eingeben. Hält der eingegebene Buchungssatz einer letzten kritischen Kontrolle stand, kann man durch Druck auf die F10-Taste buchen. Nun kann es natürlich passieren, daß man gebucht hat, aber urplötzlich mit Schweiß auf der Stirn feststellt, daß man einen falschen Betrag erfaßt hat. Don't panic, wozu gibt es Stornobuchungen? Der zu stornierende Buchungssatz wird noch einmal wie bei der ursprünglichen Eingabe erfaßt. Im Journal wird dieser Buchungssatz durch ein vorangestelltes ‘S' gekennzeichnet. Natürlich werden die Umsätze zurückgerechnet und auch die Umsatzsteuerkonten berücksichtigt. EMU-FIBU bietet auch die Möglichkeit, sich monatlich wiederholende Buchungen zu erfassen und zu automatisieren. Hierzu werden die entsprechenden Buchungen im Menüpunkt 'BUCHUNGSDATEI’ bearbeitet und gespeichert und können je nach Fälligkeit aufgerufen werden. Eine Buchungsdatei anzulegen, bietet sich immer dann an, wenn beispielsweise regelmäßig monatliche Mietbuchungen oder Gehaltszahlungen erfolgen.

Bild 4: Ein Journalausdruck

Informationen

Zwischendurch möchte sich der Anwender von Zeit zu Zeit einige Informationen einholen. Im Menüpunkt ‘INFO' liefert einem das Programm Informationen über alle angelegten Konten. Es handelt sich hierbei um die Informationen Eröffnungsbilanzwert, Monatsumsätze, Jahresumsätze und Saldo. Ferner kann man sich Kontoblätter anzeigen lassen. Nebeneinander werden Gegenkontonummer, Umsatz, Datum, Beleg und Text aufgelistet. Diese Funktion entspricht vom Aussehen her in etwa Ihren Kontoauszügen, die Sie von Ihrer Hausbank zugestellt bekommen. Natürlich darf auch die Anzeige des Journals nicht fehlen (Bild 4). EMU-FIBU listet alle im aktuellen Monat vorgenommenen Journal Buchungen auf. Mit den Cursor-Tasten oder der Maus kann man vor- und zurückblättern.

Druck

Im Menüpunkt ‘DRUCK' kann man sich folgende Übersichten ausdrucken lassen:

Diese Ausdrucke haben keine Auswirkungen auf die Finanzbuchhaltung, sondern dienen nur der zwischenzeitlichen Information. Bevor man allerdings ausdruckt, sollte man den Druckertreiber initialisieren. Wenn das Hauptprogramm gestartet wird, liest es automatisch den Treiber ‘EMU.PRN'. Dieser Treiber kann auf einfachste Weise von jedem Textprogramm aus geändert werden, wenn dies nötig ist. Die jeweiligen Steuersequenzen werden dezimal und getrennt durch gerade Striche '|' angegeben.

Jahresabschluß

Einmal im Jahr, spätestens am 31.12., ist es soweit: Die Firma muß ihren Jahresabschluß erstellen. Dieser besteht aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung. Bei Kapitalgesellschaften wird der Jahresabschluß noch um den Anhang erweitert, der erläuternde Angaben sowie Sozial- und Personalbericht enthält. Zur Vorbereitung auf den Jahresabschluß muß zuerst der Umsatzsteuerabschluß gebucht werden. Hierbei werden die Salden der Konten 2621 bis 2629 und 4821 bis 4829 auf Null gesetzt und je nach Gesamtsaldo aller dieser Konten auf das Konto 2620-Vorsteuerguthaben (negative Umsatzsteuervorauszahlung) oder 4820-Umsatzsteuerschuld umgebucht. Im nächsten Schritt wird der vorläufige Jahresabschluß durchgeführt. Dabei wird die laufende Finanzbuchhaltung nicht verändert, sondern eine Kontendatei für das neue Jahr angelegt mit den momentanen Salden der Konten als Eröffnungsbilanzwerte. Mit diesen Werten beginnt man im neuen Jahr, an der laufenden Fibu zu arbeiten. Im letzten Schritt führt und druckt man den endgültigen Jahresabschluß aus. Der Ausdruck umfaßt Eröffnungsbilanz, Gewinn- und Verlustrechnung. Bilanz und die Jahressalden. Hat man den endgültigen Jahresabschluß durchgeführt, ist die Finanzbuchhaltung für dieses Jahr gesperrt. Es ist jetzt nur noch möglich, Ausdrucke zu erstellen.

Schlaglichter

Nachdem sich der eifrige Leser bis hier durchgeschlagen hat. wird er sich fragen, ob EMU-Fibu vielleicht zukünftig auf seinem Mega STE arbeiten soll. Zu diesem Zeitpunkt fällt mir aber eine Abschlußbewertung in einem Satz etwas schwer, da mir noch soviele Dinge im Kopf herumschwirren, auf die ich jetzt noch näher eingehen will. Positiv ist mir aufgefallen, daß sich das Programm sehr einfach bedienen läßt, so daß man auch ohne Anleitung sehr gut zurechtkommt. Das ist sicherlich dem konsequent logischen Aufbau zu verdanken. EMU-Fibu hält sich strikt an die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, die ja eine Gesamtheit von Regeln zur Lösung von Buchführungs- und Bilanzierungsproblemen umfassen, die von der Allgemeinheit der Kaufleute anerkannt wird. Bilanz und GuV richten sich dabei streng nach der im Handelsgesetzbuch § 266 und § 275 vorgegebenen Gliederung des Jahresabschlusses. Die GuV bedient sich dabei des Gesamtkostenverfahrens, das von den meisten Firmen heute angewendet wird. Sehr gut haben mir die vielen Auswertungsmöglichkeiten gefallen, die eigentlich keinen Wunsch offen lassen. Hierunter fällt auch die Möglichkeit, sich den Jahresabschluß als ASCII-Datei auf einem Datenträger zur Verfügung stellen zu lassen. So kann man gewisse Positionen kosmetisch aufbereiten oder auch Ergänzungen einbauen.

Schattenlichter

Wie das Leben so spielt: Wo viel Licht ist, ist auch Schatten! Da das Programm ganz eindeutig kleinere Firmen sowie Selbständige anspricht, habe ich eine Vorrichtung zum Datenschutz vermißt, damit keine unbefugten Personen auf die Finanzbuchhaltung zugreifen können. Der eben angesprochene Benutzerkreis wird sich bei einem Programm dieser Kategorie auch ein Inventarverzeichnis wünschen, das als Anlage zur Bilanz in zahlreichen Fällen vom Gesetzgeber gefordert wird. Damit einhergehend, fehlt auch eine Funktion zur Berechnung der Buchwerte und jährlichen Abschreibungsbeträge von Anlagegütern. Das i-Tüpfelchen wäre dann natürlich auch eine Funktion zur Erstellung einer betriebswirtschaftlichen Auswertung und zur Führung von Kostenstellen. Ausgesprochen schade fand ich es, daß sich die zahlreichen Auswertungen nur über den Drucker und nicht über den Bildschirm ausgeben lassen.

Fazit

EMU-Finanzbuchhaltung machte im Testbetrieb einen zuverlässigen und fehlerfreien Eindruck und hält sich erfreulicherweise an die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, was man nicht von jeder Finanzbuchhaltung behaupten kann. Bedauert habe ich nur - ein leidiges und vielzitiertes Thema - die fehlende und mangelnde Einbindung ins GEM. Für eine Finanzbuchhaltung zum Preis von 1.140,-DM kann man in dieser Beziehung wesentlich mehr verlangen. Warum kann man sich das Journal am Monitor nicht in einem GEM-Fenster anzeigen lassen? Da EMU-Finanzbuchhaltung ganz klar auf den professionellen Markt abzielt, sind hier noch einige Verbesserungen zu erwarten. So arbeitet der Entwickler zur Zeit angabegemäß an weiteren Auswertungsmöglichkeiten, die sich auch am Monitor darstellen lassen, wie z.B. eine monatliche GuV. Damit wird EMU-Finanzbuchhaltung zu einer Finanzbuchhaltung avancieren, die sich ihren Platz auf dem ohnehin schon sehr engen Markt für Finanzbuchhaltungen erkämpfen wird.

Bezugsquelle:

EMU Software
Uwe Dedering
Auguststraße 50
W-2900 Oldenburg
Rainer Wolff



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