$ALDO: Auf Heller und Pfennig
Bald ist es wieder einmal soweit. Dann schlägt für den Kleingewerbetreibenden die berühmte Stunde der Wahrheit, er muß seine Steuererklärungen verfassen, wenn er nicht zum Steuerberater damit geht. Dann werden die Schuhkartons hervorgekramt und die Belege fein säuberlich nacheinander abgeheftet - Ordnung muß sein. Wohl dem, der dies nur einmal im Jahr bewerkstelligen muß, denn manche müssen das öfters. Da gibt es die vierteljährliche oder die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung, die Gewerbesteuer- und (der größte Brocken) die Einkommensteuervorauszahlung.
Allen Steuerarten liegt allermeistens eine Berechnung zugrunde, die vorher erledigt werden muß: die Einnahme-Überschuß-Rechnung. Manche Steuerberater reden auch von der Gewinn-und-Verlust-Rechnung „GUV“. Manche Firmen müssen sogar eine richtige Bilanz am Jahresende aufstellen (dies überläßt man aber dann wirklich den Steuerfachleuten).
Im Endeffekt geht es nur darum, die Einnahmen den Ausgaben gegenüberzustellen und daraus das Geschäftsergebnis, also entweder einen stattlichen Gewinn (was Ihnen herzlich zu wünschen wäre) oder einen bitteren Verlust (es kommen auch mal bessere Zeiten) in blanken Zahlen aufzeigen zu lassen. Nun muß es aber nicht nur ein Gewerbebetrieb sein, der gerne einen Überblick zur Finanzlage haben möchte. Auch zu Hause kann es oft sehr dienlich sein, festzustellen, daß man z.B. für den Flugzeugmodellbau und das liebe Automobil oder für Kosmetik und Friseur allzuviel an Barem ausgegeben hat. Es soll wahrhaftig noch sorgsame Hausfrauen (und manchmal auch -männer) geben, die sämtliche Geldbewegungen fein säuberlich in einem kleinen Büchlein aufnotieren. Dort steht dann für alle verantwortlichen „Finanzminister“ nachzulesen, welchen Sünden man sich hingegeben hat.
Nun warten Sie, liebe Leser, sicher schon auf den Moment, wo der Verfasser dieser Zeilen endlich auf den Punkt kommt und -wie sollte es anders sein in einer Computerzeitschrift - endlich begründet, daß dies alles auch per Computer zu erledigen wäre. Zugegeben, es gibt schon einige Progrämmlein sowohl im Public-Domain-Versand, als auch im kommerziellen Umfeld, mit denen man ein kleines Haushaltsbuch leicht führen könnte. Leider scheitern die PD-Angebote oft an vielen Punkten: mangelnde Betreuung, wenige Funktionen, nicht „bombensicher“, wenige Datensätze (um nur einige zu nennen). Und bei den kommerziellen Vertretern kommt ein Überangebot an Funktionen hinzu, die man oftmals gar nicht braucht. Die Arbeit mit einem Tabellenkalkulationsprogramm für diesen Zweck ist auch nicht jedermanns Sache, weil man sich das elektronische Haushaltsbuch erst einmal selbst zusammenbasteln muß. „Ich will doch nur ein kleines Haushaltsbuch führen und sonst nix.“ (Zitat)
Die Eschborner Firma BELA hat nun ein elektronisches Haushaltsbuch vorgestellt, das mit seinem Funktionsumfang genau die Lücke zwischen PD-Angeboten und den großen „Kommerziellen“ schließen könnte: SALDO. Es soll sowohl für den privaten Geldbeutel als auch für den Kleinbetrieb eine ständige Kontrolle über die Finanzlage erlauben.
Am Anfang ist alles öd’ und leer
SALDO läuft auf jedem ATARI ST mit mindestens 512 kByte Arbeitsspeicher und zumindest einem Diskettenlaufwerk, sowie dem neuen ATARI TT, jedem Farb- oder Monochrommonitor, sowie allen verfügbaren Großbildschirmen.
Wenngleich eine Festplatte nicht unbedingt erforderlich ist, wird sie laut Handbuch aber „wärmstens empfohlen“.
SALDO kann auf zweierlei Art gestartet werden:
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mit dem üblichen Doppelklick auf „SALDO.PRG“, wobei danach eine Dateiauswahlbox erscheint, die eine Datendatei „*.SDT“ angegeben haben möchte.
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Durch die Desktop-Funktion „Anwendung anmelden“ kann „SALDO.PRG“ als eine Anwendung einer beliebigen Datendatei „*.SDT“ angemeldet sein. Dabei startet durch einen Doppelklick auf eine der SDT-Dateien das Hauptprogramm automatisch und lädt die Datendatei in den Arbeitsspeicher nach. Bei TOS-Versionen älter als 1.4 muß diese Anmeldung in der Datei „DESKTOP.INF“ manuell mit einer ASCII-Textverarbeitung vermerkt werden. Ab TOS 1.4 geschieht dies selbständig durch „Arbeit sichern“ auf dem Desktop.
An den Anfang allen Erfolgs haben die Götter den Schweiß gesetzt (Lieblingsformulierung des Autors). Das bedeutet, daß beim ersten Anlegen einer Datendatei einige Dauereinstellungen vorgenommen werden müssen und (was viel schlimmer ist), man sollte die Belege für einen festen Zeitraum noch nachträglich erfassen. Üblicherweise beginnt man mit der Belegerfassung am Jahresanfang, weil sich die späteren Auswertungen dann auch auf den gesamten Jahreszeitraum beziehen können.
Schritt Nr. 1 sind also die dauerhaften Parameter (Einstellungen oder Schalter), die für die spätere Belegeingabe verschiedene Zustände des Programms festschreiben.
Vorgaben
Weil nicht alle ATARI ST-Computer mit einer batteriegepufferten Systemuhr arbeiten (wie die MEGAs), hat man im Vorgabenfenster deren Eingaben vorgesehen. Es ist für spätere Arbeiten in SALDO und beim Abspeichern der Datendatei unbedingt wichtig, daß das Datum stimmt. Nur am Rande erwähnt: Es gibt für größere Finanzbuchhaltungen sogar die bindende Bestimmung, daß ein Datum bei einer Buchung nachträglich nicht mehr änderbar sein darf.
Unter dem Namen Eingabeschalter kann nun bestimmt werden, ob bei jedem Erfassungsformular auf dem Bildschirm das alte Datum (vom vorhergehenden Beleg) oder das aktuelle Tagesdatum dauerhaft sichtbar sein soll. Natürlich kann es dann bei Bedarf trotzdem geändert werden. So sind auch noch Schalter für die Vorbelegung der Bewegungsart: Soll/Haben, Zahlungsart: bar/Scheck/Überweisung und die Mehrwertsteuer vorhanden.
Drucker
Nichts ist wichtiger, als die Ergebnisse der Buchungsarbeit später schwarz auf weiß zu bekommen - will heißen, daß umfangreiche Listen zur Verfügung stehen. Zunächst möchte aber der Drucker richtig voreingestellt sein. Unter dem Menüpunkt Optionen verbirgt sich deshalb eine Dialogbox für Druckereinstellungen. Dort können der Zeichensatz (Epson deutsch, ATARI oder IBM) sowie die ansprechbare Schnittstelle (parallel oder seriell), die Papierzufuhr (endlos oder Einzelblatt) und das Papierformat (DIN A4 hochkant oder DIN A3 = A4 quer) ausgewählt werden.
Bei der Ausgabe der Buchungssätze auf den Drucker befiehlt SALDO, auf Schmalschrift umzuschalten. Damit diesen Befehl (und genauso jenen Befehl für das Zurückschalten auf normal ) der Druk-ker auch versteht, sind zwei Felder für den Eintrag der entsprechenden Escape-Sequenzen vorhanden, die leider bei den verschiedenen Druckermodellen nicht immer einheitlich sind.
Fenster
Sehr schön ist die Option, Größe und Lage der drei Ausgabefenster (Buchungssätze, Journal und Statistik) dauerhaft vorbelegen zu können. Dann erhält man nach jedem neuen Einschalten von SALDO immer dieselbe Bildschirmaufteilung. Zusätzlich kann auch gewählt werden, welche der drei Fenster sich nach jedem neuen Programmstart automatisch öffnen sollen.
Paßwort
Es läßt sich oft nicht vermeiden, daß der Filius auf Papas ATARI gerne die neuesten Videospiele ausprobieren möchte. Dann kann es natürlich ebenso Vorkommen, daß Juniors Spieltrieb soweit führt, mal in Papas Korrespondenz und diversen anderen Programmen herumzustöbern. Damit der Filius seiner Mama nicht gleich verrät, daß der Haushaltsvorstand mal wieder Wahnsinnssummen fürs Auto oder fürs Hobby ausgegeben hat, kann der vorsorgliche Vater seine Buchhaltung mit einem Paßwort vor unbefugtem Auge schützen. Wer weiß, vielleicht verirrt sich auch einmal ein Buchprüfer vom geliebt-gehaßten Finanzamt in unsere Computerräume und würde allzugerne sehen, was sich hinter den Datendateien versteckt.
Funktionstasten
Maximal 30 Funktionstasten können in SALDO vorbelegt werden. Diese Option gliedert sich in je 10 Belegungen für die Bezeichnungen Gegenstand, Kasse und Gruppe. Um es an dieser Stelle nicht zu vergessen: Diese Belegungen sollten Sie unbedingt vornehmen, um später in den Listen eine sinnvolle Aufteilung der Ausgaben erkennen zu können - ich komme gleich nochmal auf diesen Umstand zurück.
Buchung - Satz für Satz
Die Hauptarbeit wird der Benutzer wohl in jener Dialogbox erledigen, die „Eingabe von Buchungssätzen“ heißt. Dort finden wir Felder für folgende Angaben: Datum, Gegenstand, Kasse, Betrag, Gruppe, Beleg, Bemerkung, Bewegungsart, Mehrwertsteuer und Zahlungsart.
Bei jeder Neuanlage einer Buchung befindet sich der Cursor im Datumsfeld, das nun je nach Voreinstellung (siehe Vorgaben) mit dem aktuellen, vorherigen oder keinem Datum belegt sein kann. Ein schon vorhandenes Datum kann per ESC-Taste jederzeit gelöscht werden, um ein individuelles Datum zuzulassen. Bei der Erfassung zeitlich zurückliegender Belege hat es sich als zweckmäßig herausgestellt, den Vorgabeschalter für das Datum nur auf „Wiederholung“ zu stellen. „Aktuell“ und „Wiederholung“ wäre dann sinnvoll, wenn es wirklich nur Belege vom heutigen Tag sind. Es kommt halt immer darauf an. Wenn tagtäglich massenhaft Belege anfallen, wäre die letztgenannte, zweite Alternative nützlich, wenn aber, wie im Privathaushalt oder Kleinbetrieb üblich, die Belege oft nur wöchentlich oder gar monatlich erfaßt werden, macht sich die vorherige, erste Alternative besser.
Wichtig ist auch, daß für die Buchung das effektive Belegdatum von Bedeutung ist, also das Datum, wann die Kaufhandlung stattgefunden hat.
Mit dem Feld „Gegenstand“ wird die Sache beschrieben, die einer Kauf- oder Verkaufshandlung zugrunde liegt. Das sollten allermeistens Oberbegriffe sein, die sich leicht gegeneinander abgrenzen. Beispiele für den Privatbereich: Lebensmittel, Miete, Auto, Zeitschrift usw.
Unter „Kasse“ versteht man den Ort, über den die Geldbewegung stattgefunden hat, also ein Geschäft, eine Person (wenn es Taschengeld vom Opa war) oder ein Konto. Für den geschäftlichen Bereich ist diese Bezeichnung leider etwas irreführend, weil dort zwischen der „Kasse“ als Hort für das Bargeld (Konto 1000 in der FiBu) und weiteren „Konten“ für den unbaren Geldverkehr unterschieden wird. Macht aber nichts, wenn man es weiß, kann man sich darauf einstellen.
Interessant ist das Feld „Gruppe“. Dort kann man mit Kürzeln (max. 5 Zeichen) einen Oberbegriff wählen, dem in regelmäßigen Zyklen (wahrscheinlich in der Hauptsache monatlich) Geldbewegungen zuzuordnen wären. Beispiel: Hobby, Lebensführung, Versicherungen, Honorar usw. Durch eine derartige Differenzierung der Buchungsvorgänge ist später bei der Auswertung sehr leicht festzustellen, wo die Hauptausgaben liegen und wo man sich einschränken sollte.
Gewerbetreibende haben angesichts der Zettelflut aus der Not eine Tugend gemacht und jedem Beleg eine Nummer gegeben. In der höheren Buchhaltungstechnik nennt man das „Fakturieren“. Wir begnügen uns in SALDO mit einer fünfstelligen Ziffernfolge, die man vielleicht folgendermaßen einsetzen könnte: Die ersten zwei Ziffern beschreiben den Monat, und die restlichen drei sind eine fortlaufende Nummer. Glauben Sie mir, so findet man später die Belege schneller.
Diese Taste ist belegt
Wie schon weiter oben erwähnt, können die Funktionstasten jeweils 10 verschiedene Beschreibungen zu den drei Eingabefeldern Gegenstand, Kasse und Gruppe aufnehmen. Sie dienen in erster Linie zum schnelleren Eingeben ständig wiederkehrender Eingabetexte, werden aber in zweiter Linie auch der Listenauswertung übergeben. Das muß etwas näher erläutert werden: Wenn eine Funktionstaste belegt ist, übernimmt zusätzlich eine intern gesondert angelegte Liste alle Daten, die im Buchungssatz Vorkommen.
Beispiel: Es sind die Funktionstasten für „Gruppe“ belegt, und im Eingabefenster wird daraufhin im Feld Gruppe nicht das Textkürzel manuell per Tastatur eingegeben, sondern eine Funktionstaste gedrückt, dann fließen einige Angaben dieses Buchungssatzes (Betrag, ob Soll oder Haben, ob Zahlung in bar, per Scheck oder Überweisung) in eine Liste für spätere Auswertungen. Diese Angaben werden nun aufgrund der Zuordnung dieser einen Funktionstaste für alle Buchungssätze in dieser Liste zusammengefaßt. So läßt sich leicht eine rechnerische Zusammenstellung für eine Gruppenangabe erreichen.
Anderes Beispiel: Ich habe mehrere Bankkonten und möchte gerne später den Geldfluß über diese Konten getrennt betrachten. So habe ich im Feld Kasse die Funktionstasten mit je einer Kontonummer belegt. Auch hierzu wird pro Funktionstaste eine kleine Additionsliste mitgeführt, die mir später die Bewegungen pro Konto (also pro Funktionstastenzuordnung) aufzeigt.
Bearbeiten der Sätze
Oft steckt der Teufel im Detail, und wer schon einmal mit einem solchen Programm massenweise Belege erfaßt hat, wird sich plötzlich gewundert haben, wenn die Endauswertung einen haushohen Gewinn ausweist, obwohl der gute Nachbar von meiner Hausbank schon mehrmals ganz höflich auf roter werdende Zahlen hingewiesen hat. Dann ist die Stunde der Wahrheit wirklich gekommen, und die Suche nach dem Tippfehler geht los.
In einer Dialogbox, die dem Eingabefenster sehr ähnlich sieht, kann man nun für jedes vorhandene Feld ein Suchkriterium angeben. Es werden der Reihe nach alle Datensätze angezeigt, die dem gesuchten Feldinhalt entsprechen. Ist der Knopf „Weiter“ schwarz umrahmt und die Schrift deutlich zu lesen, so sind noch mehr Datensätze zu diesem Kriterium vorhanden. Es ist in den angezeigten Buchungssätzen möglich, alle Feldinhalte jetzt noch zu verändern oder völlig zu löschen. In Textfeldern kann man sich sogenannter „Wildcards“ bedienen, z.B. findet die Angabe Konto sowohl Zeichenketten wie Kontonummer als auch Ehegattenkonto.
Eine globale Vorgabe kann unter „Sortieren“ vorgenommen werden. Dort kennt man drei verschiedene Einstellungen: a) in der Reihenfolge der Buchungen, b) aufsteigend nach Datum und Gegenstand und c) nach der Höhe des Betrages. Diese Einstellung ist deswegen als „global“ zu bezeichnen, weil sie sich auf alle Ausgaben der geordneten Datensätze sowohl auf dem Bildschirm als auch auf den Drucker und sogar bei der Übergabe in eine andere Datei bezieht. Dabei bedeutet „in der Reihenfolge der Buchungen“, daß die Sätze so vorliegen, wie sie eingeben wurden. „Aufsteigend nach Datum und Gegenstand“ dürfte wohl die praktischste und häufigste Sortierfolge sein, aber auch „nach Höhe des Betrages“ gibt sehr deutlich Auskunft über die Größenordnung der finanziellen Transaktionen.
Natürlich beansprucht das Sortieren einer großen Anzahl von Datensätzen eine gewisse Zeit, was sich hauptsächlich beim späteren Nachbearbeiten von Datensätzen bemerkbar macht. Wenn es nicht dringend erforderlich ist, wäre die physikalische Datenreihenfolge, also so, wie die Datensätze ursprünglich eingegeben wurden, die schnellste und den anderen vorzuziehen.
Abfrage bearbeiten
Das, was sich hinter diesem Menüpunkt verbirgt, nennt man in der Datentechnik „selektive Suche“. Das bedeutet, daß Datensätze gesucht werden sollen, die im Intervall zwischen zwei Grenzkriterien ihre Gültigkeit haben (Zitat Lehrbuch). Will heißen: Es wird durch die Angabe zweier Zahlen (bei Zahlfeldern) oder durch eine Teilzeichenkette (bei Textfeldern) der Bereich festgelegt, in dem gesucht werden soll.
Beispiel für ein Zahlenfeld: Ein Datum soll gesucht werden, das zwischen dem 1. Januar und dem 31. März liegt - also: Datum „>= 01.01.90 & <= 31.03.90“.
Beispiel für ein Textfeld: Gegenstand „Schnitt“ würde alle Texte mit dieser Teilzeichenkette als Ergebnis anzeigen, wie „Schnittblumen“, „Durchschnitt“ oder „Jahresschnittberechnung“.
So können die eingrenzenden Suchkriterien auf alle Felder des Eingabefensters angewandt werden. Das Ergebnis dieses Suchvorganges wird in Listenform auf eines der Ausgabemedien (siehe nächster Absatz) geleitet.
Laßt Zahlen sprechen
Irgendwann möchte man als Ergebnis aller Bemühungen eine schöne Tabelle mit aussagekräftigen Angaben als Liste ausgedruckt haben, denn „was man schwarz auf weiß besitzt...“ (Sie kennen den Spruch?). Alle Ausgaben lassen sich auf das Medium Bildschirm als Fenster, auf den Drucker als Liste oder in eine Datei als ASCII-Text umleiten.
So gibt es dort jeweils drei verschiedene Ausgabeformen: 1. die Buchungssätze, 2. das Journal und 3. eine Statistik. Wollen wir uns diese noch genauer betrachten.
Unter 1. kommen alle Buchungen in einer Liste zur Anzeige. Dort sind alle Felder zu sehen, die auch beim Eingabefenster vorhanden waren. Die Feldbezeichner sind hier nebeneinander angeordnet und die Datensätze zeilenweise darunter.
Ein Journal (2.) ist eine systematische Zusammenstellung von Belegnummer, Datum, Soll- bzw. Habenbetrag, Gruppe und Zahlungsart. Zusätzlich sind am Ende dieser Liste noch die Anzahl der Bewegungen und die Summen von Soll- und Habenposten angezeigt.
Die Statistik (3.) ist in mehrere Unterabschnitte aufgeteilt und bringt zunächst (3.1) eine Aufsummierung aller Buchungen nach
- Soll Gesamt/Bar/Scheck/Überweisung
- Haben Gesamt/Bar/Scheck/Überweisung
- Bewegung Gesamt/Bar/Scheck/Überweisung
- Differenz Gesamt/Bar/Scheck/Überweisung
Es folgt (3.2) eine Zusammenstellung der Anzahl von Buchungsvorgängen nach obigem Muster und (3.3) eine Aufteilung nach den verschiedenen Mehrwertsteueranteilen (14%, 7% oder 0).
In der vierten Rubrik (3.4) werden die Betragssummen der jeweils zehn vom Benutzer festgelegten Gegenstände, Kassen und Gruppen (siehe Funktionstastenbelegung) sowie die sich aus jedem Posten errechnende Differenz von Soll- und Habensummen aufgelistet.
SALDO, klein aber fein
SALDO ist 144108 Bytes lang, das Resource-File bringt nochmal 41776 Bytes mit. Eine Beispieldatenbank mit 772 Buchungen beanspruchte 93346 Bytes im Arbeitsspeicher, meine kleine Buchhaltung für den Monat Oktober brauchte für 81 Buchungen genau 10426 Bytes. Daraus läßt sich ein gemittelter Speicherbedarf von 125 Bytes pro Buchungssatz ableiten. Bei der Neuanlage zeigte SALDO auf meinem MEGA ST4 eine Freikapazität für 21166 Buchungssätze.
Man darf sich keiner Illusion hingeben. Wenn es darum geht, eine Großfirma mit mehreren hundert Buchungen im Monat zu verwalten, dafür ist SALDO sicherlich nicht gedacht gewesen. Aber für alle Anwendungszwecke im privaten Haushalt und im Kleinbetrieb wird dieses Programm ein nützlicher kleiner Helfer sein.
Das mitgelieferte Handbuch ist mit seinen 50 Seiten ungewohnt ausführlich und hat einen fast ausreichenden Bilderdurchsatz. Auf der Diskette sind zwei Beispieldatenbanken und zwei Musterdateien für Abfragedefinitionen mitgeliefert worden.
Mit dem Preis von 79 DM hat SALDO ein gutes Preis/Leistungs-Verhältnis und dürfte damit eine Konkurrenz im Feld zwischen PD-Angeboten und großen Buchhaltungsprogrammen sein.
DK
Bezugsquelle:
BELA Computer GmbH Unterortstraße 23-25 6236 Eschborn