Es gibt Zeitgenossen, die vom Glück durch einen Lottogewinn überrascht wurden und fortan sich über ihre Finanzen kaum noch Sorgen zu machen brauchen. Diese Glücklichen beschäftigen dann oftmals (je nach Höhe des Gewinns) Spezialisten, die ihnen die ach so lästige Verwaltung der Finanzen abnehmen und regelmäßig diverse Erfolgsmeldungen von der Anlagefront auf die Bermudas oder nach Palm Beach übermitteln (es sei ihnen von Herzen vergönnt).
Alle anderen Mitbürger, bei denen das Glück noch nicht in ähnlicher Weise zugeschlagen hat und die auf regelmäßige und kleine Geldzuflüsse angewiesen sind (das soll wohl die Mehrheit des Volkes sein), müssen sich selbst um Erfolg und Mißerfolg der Kontobewegungen kümmern. Was gilt es zu tun, um den Überblick nicht zu verlieren, oder evtl, auch gezeigt zu bekommen, ob man im Auf und Ab der Kontostände eine glückliche Hand hatte?
Es soll noch vorzufinden sein, das Büchlein, in dem brav alle Geldern- und -ausgänge mit Bleistift festgehalten werden; aber im Zeitalter der Rechengehirne muß das nicht sein. Sie werden richtig vermuten (bei einer Computerzeitschrift): eine passende Software muß her!
Im Dezemberheft 1990 der ST-COM-PUTER haben wir schon einmal ein ähnliches Produkt der Firma BELA-Computer unters kritische Auge genommen und festgestellt, daß alle Anwendungen, die zwischen einer Handvoll undeinigen hundert Buchungssätzen liegen, durchaus sinnvoll mit SALDO zu verwalten sind. Pünktlich zur diesjährigen ATARI-Messe und ebenso rechtzeitig zum bevorstehenden Jahresabschluß legt uns BELA die neueste Version unter dem Namen „SALDO 2“ vor. Es muß sich wohl einiges seit Dezember geändert haben, wenn man dem Produkt die (großgeschriebene) „2“ zum Namen mitgibt. Grund genug, sich das neue Haushaltsbuch von BELA wiederum näher anzusehen.
Glücklicherweise setzt sich bei den Programmierern die Idee immer mehr durch, das InstalIieren einer umfangreichen Software durch ein spezielles Vorschalteprogramm so einfach wie möglich zu gestalten. Auch bei SALDO 2 kann u.a. das Kopieren und Auswählen verschiedener Treiber recht einfach bewerkstelligt werden. ln der Auswahlbox sind sogar nationale Besonderheiten (Währung, Datumsschreibweise usw.) für Deutschland, Österreich und die Schweiz berücksichtigt worden. Der Installationsvorgang wird in jedem Einzelschritt protokolliert und angezeigt.
Besonderheit gleich zu Beginn: Wenn SALDO 2 erfolgreich auf Festplatte, Arbeitsdiskette oder RAM-Disk angekommen ist, wird zwangsweise der Inhalt der „Liesmich“-Datei auf dem Bildschirm ausgegeben. So vergißt der Benutzer nicht die wichtigsten Änderungen seit Drucklegung des Handbuchs wahrzunehmen. Eine sinnvolle Vorgehensweise.
SALDO 2 ist dazu gedacht, Einnahmen und Ausgaben einander gegenüberzustellen. Gleichgültig, ob es sich um rein private Zahlungsvorgänge oder um eine vollständige Gewinn-und-Verlustrechnung für die Firma handelt, machbar ist alles. An den Anfang allen Erfolgs haben die Götter den Schweiß gesetzt (Lieblingsformulierung des Autors).
SALDO 2 kann auf zweierlei Art gestartet werden:
Während des Startvorgangs prüft das Programm automatisch ab, ob sich das Systemdatum von dem Erstellungsdatum des aktiven Betriebssystems unterscheidet. Wenn dies nicht der Fall ist, wird vermutet, daß keine batteriegepufferte Uhr mitläuft und es öffnet sich eine Dialogbox, die den Eintrag der aktuellen Daten verlangt. Es ist für spätere Arbeiten in SALDO 2 und beim Abspeichern der Datendatei unbedingt nötig, daß das Datum stimmt. Nur am Rande sei erwähnt, daß es für größere Finanzbuchhaltungen sogar die bindende Bestimmung gibt, daß ein Datum bei einer Buchung nachträglich nicht mehr änderbar sein darf. Dann muß der Buchhalter die berüchtigte Gegenbuchung durchführen.
Wo Version 1 noch alleine mit Menüs auskommen mußte, hat man SALDO 2 ein eigenes Desktop beschert. Menüs gibt es natürlich immer noch (siehe Bild 2), und sie sind erfreulich überschaubar. Die Oberfläche (siehe Bild 1) zeigt neben der Menüleiste vier Icons für Drucker, Massenspeicher, Klemmbrett und Papierkorb und ein Infofensterchen. Während man bei der Programm Version 1 noch abschätzen mußte, wieviele Buchungssätze wohl auf welches Speichermedium (auch Arbeitsspeicher) passen, zeigt jetzt dieses Infofenster neben der Gesamtzahl der Sätze in der (aktivierten) Buchungsdatei auch die Menge der durch Abfrage oder Selektion herausgezogenen Sätze und den noch freien Platz an.
SALDO 2 hat durch den Einsatz des Entwicklungswerkzeugs „WinDial“ von Peter Missei (übrigens auch bei BELA im Vertrieb) ein gehöriges Facelifting erfahren. WinDial erlaubt einen weitaus höheren Bedienungskomfort, als man dies von den bisherigen GEM-Programmen gewöhnt war. Da sieht man plötzlich neue Radio-Buttons, Checkboxen und Pop-Up-Menüs in Dialogfenstem. Außerdem sind alle Reaktionen auf eine Dialogbox oder Menüleiste alternativ zur Maus auch per Tastenkombination möglich. Ein unterstrichener Buchstabe weist darauf hin.
Bevor man nun seine gesammelte Zettelwirtschaft aus den Schuhkartons kramt, sollten einige Richtlinien in der Arbeitsweise feststehen. Ähnlich wie dies im Installationsprogramm vorgesehen war, können im Menü diverse Grundeinstellungen geändert werden. So u.a. das Niveau des Benutzers (Anfänger, Normal, Experte), was verschiedene Warnmeldungen in der späteren Arbeit vorsieht. Mit der Landeswahl finden Währungssymbole, Steuersätze und Dezimalschreibweise Berücksichtigung. Nun könnte man vermuten, daß dadurch auch eine Währungsumrechnung stattfindet, is’ nich! Vielleicht wird dies in einer späteren Version eingebaut (á la SALDO-intemational)?
Dann gibt es noch allgemeine Vorgaben für die neuen Buchungssätze selbst, was unter dem Namen Eingabeschalter festgehalten wird. Dort bestimmt man, ob bei jedem Erfassungsformular auf dem Bildschirm das alte Datum (quasi vom vorhergehenden Beleg übernommen) oder das aktuelle Tagesdatum dauerhaft sichtbar sein soll. Natürlich kann es dann bei Bedarf jederzeit überschrieben werden. Dann gibt es Vorbelegungen der Bewegungsart (Soll/Haben), Zahlungsart (bar/Scheck/ Überweisung), Gruppenzuordnung, Kürzel (vielleicht zur Kostenstellenkennzeichnung, für Belegnummem und Bemerkungstexte.
So kann man die bevorstehende Eingabearbeit eng umgrenzen und en block erfassen (was ausgefuchste Buchhalter ohnehin tun). Je nachdem, welche Belegzuordnung sich anhäuft (z.B. nach Datum, nach Ausgabe/Einahme oder gar nach Zahlungsart), kann durch diese Schalter eine Reihe von Eingabefelder vorbelegt werden.
Die Hauptarbeit wird der Benutzer wohl in jener Dialogbox erledigen, die „Buchungssätze bearbeiten“ heißt. Dort finden wir Felder für die Angaben: Datum, Gegenstand, Konto, Betrag, Netto, MWSt, Bewegung, Zahlungsart, Gruppe, Kürzel, Beleg und Bemerkung.
Bei jeder Neuanlage oder Änderung einer Buchung befindet sich der Cursor im Datumsfeld, das nun je nach Voreinstellung (siehe Eingabeschalter) mit dem aktuellen, vorherigen oder keinem Datum belegt sein kann. Ein schon vorhandenes Datum kann per ESC-Taste jederzeit gelöscht werden, um ein individuelles Datum zuzulassen. Bei der Erfassung zeitlich zurückliegender Belege hat es sich als zweckmäßig herausgestellt, den Vorgabeschalter für das Datum nur auf „Wiederholung“ zu stellen, dann ändert sich das Vorgabedatum nie. „Tagesdatum“ und „Wiederholung“ wäre dann sinnvoll, wenn es sich wirklich nur um Belege vom heutigen Tag handelt.
Es kommt halt immer darauf an. Wenn tagtäglich massenhaft Belege anfallen, wäre die letztgenannte, zweite Alternative nützlich; wenn aber, wie im Privathaushalt oder Kleinbetrieb üblich, die Belege oft nur wöchentlich oder gar monatlich erfaßt werden, macht sich die vorherige, erste Alternative besser. Wichtig ist auch, daß für die Buchung das effektive Belegdatum von Bedeutung ist, also das Datum, wann die Kaufhandlung stattgefunden hat.
Mit dem Feld „Gegenstand“ wird die Sache beschrieben, die einer Kauf- oder Verkaufshandlung zugrunde liegt. Das sollten allermeistens Oberbegriffe sein, die sich leicht gegeneinander abgrenzen. Beispiele für den Privatbereich: Lebensmittel, Miete, Auto, Zeitschrift usw.
Unter „Konto“ versteht man den Ort, über den die Geldbewegung stattgefunden hat, also ein Geschäft, eine Person (wenn es Taschengeld vom Opa war) oder eine Kontonummer entsprechend des benutzten Kontenrahmens. So gibt es u.a. den Standard-, den Industrie- und den erweiterten Kontenrahmen nach DATEV. Etwas irreführend ist diese Bezeichnungsweise schon, wenn Umsatzorte mit Kontennummern gleichgesetzt werden. Normalerweise müßte der Kontenrahmen streng vorgegeben und verschiedenen Entstehungsorten (also Umsatzanlässen) immer eine eigene Kontonummer zugeordnet sein.
SALDO 2 läßt uns hier etwas mehr Freiheit als andere Buchhaltungsprogramme und akzeptiert sowohl Kontennummern (also Zahlen) als auch Umsatzorte (also Text). Dies darf wohl als Zugeständnis an den Privatkunden und Buchungsneuling verstanden werden, denen man das starre Korsett eines Kontenrahmens nicht aufzwingen wollte.
Bemerkenswert in diesem Zusammenhang ist das Feld „Gruppe“. Dort kann man mit Kürzeln (max. 5 Zeichen) einen Oberbegriff wählen, dem in regelmäßigen Zyklen (wahrscheinlich in der Hauptsache monatlich) Geldbewegungen zuzuordnen wären. Beispiel: Hobby, Lebensführung, Versicherungen, Honorarusw. Durch eine derartige Differenzierung der Buchungsvorgänge ist später bei der Auswertung sehr leicht festzustellen, wo die Hauptausgaben liegen und wo man sich evtl, einschränken sollte.
Gewerbetreibende haben angesichts der Zettelflut aus der Not eine Tugend gemacht und jedem Beleg eine Nummer gegeben. In der höheren Buchhaltungstechnik nennt man das „Fakturieren“. Dies wird hauptsächlich auch dann angewandt, wenn zwischen Umsatzzeitpunkt und Erfassung ein größerer Zeitraum liegen kann, um die Belege zeitlich besser zuordnen zu können. Wir begnügen uns in SALDO 2 mit einer sechsstelligen Ziffernfolge, die man vielleicht folgendermaßen einsetzen könnte: Die ersten zwei Ziffern beschreiben das Jahr, dann folgt der Monat, und die restlichen zwei sind eine fortlaufende Nummer. Glauben Sie mir, so findet man späterdie Belege schneller. Selbstverständlich wäre auch das stupide Durchzählen mit einer laufenden Nummer machbar.
Natürlich wird die Arbeit zurQual, wenn immer derselbe Text eingegeben werden muß. Da haben die Erfinder des Computers so etwas Sinnvolles wie individuell belegbare Funktionstasten erdacht. Schlimm wäre es, wenn ein Programm wie SALDO 2 dies einfach übergehen würde. So können für vier Eingabefelder jeweils 30 Funktionen (also Texte oder Anfangsbestände) vorbelegt werden. Dies ist für die Bezeichnungen Gegenstand, Konto, Kürzel und Gruppe der Fall.
Um es an dieser Stelle nicht zu vergessen: Diese Belegungen sollten Sie unbedingt vornehmen, um später in den Listen eine sinnvolle Aufteilung der Ausgaben eikennen zu können. Sie dienen zwar zunächst zum schnelleren Eingeben ständig wiederkehrender Texte, werden aber auch derListenauswertung übergeben. Das muß etwas näher erläutert werden: Wenn eine Funktionstaste belegt ist, übernimmt zusätzlich eine intern gesondert angelegte Liste alle Daten, die im Buchungssatz Vorkommen.
Beispiel: Es sind die Funktionstasten für „Gruppe“ belegt, und im Eingabefenster wird daraufhin im Feld Gruppe nicht das Textkürzel manuell per Tastatur eingegeben, sondern eine Funktionstaste gedrückt, dann fließen einige Angaben dieses Buchungssatzes (Betrag, ob Soll oder Haben, ob Zahlung in bar, per Scheck oder Überweisung) in eine Liste für spätere Auswertungen. Diese Angaben werden nun aufgrund der Zuordnung dieser einen Funktionstaste für alle Buchungssätze in dieser Liste zusammengefaßt. So läßt sich leicht eine rechnerische Zusammenstellung für eine Gruppenangabe erreichen.
Anderes Beispiel: Ich habe mehrere Bankkonten und möchte gerne später den Geldfluß über diese Konten getrennt betrachten. So habe ich im Feld Kasse die Funktionstasten mit je einer Kontonummer belegt. Auch hierzu wird pro Funktionstaste eine kleine Additionsliste mitgeführt, die mir später die Bewegungen pro Konto (also pro Funktionstastenzuordnung) aufzeigt.
Oft steckt der Teufel im Detail, und wer schon einmal mit einem solchen Programm massenweise Belege erfaßt hat, wird sich plötzlich gewundert haben, wenn die Endauswertung einen haushohen Gewinn ausweist, obwohl der gute Nachbar von meiner Hausbank schon mehrmals ganz höflich auf roter werdende Zahlen hingewiesen hat. Dann ist die Stunde der Wahrheit wirklich gekommen, und die Suche nach den Tippfehlern geht los.
In einer Dialogbox, die dem Eingabefenster sehr ähnlich ist, kann man nun für jedes vorhandene Feld ein Suchkriterium angeben. Es werden der Reihe nach alle Datensätze angezeigt, die dem gesuchten Feldinhalt entsprechen. Ist der Knopf „Weiter“ schwarz umrahmt und die Schrift deutlich zu lesen, sind noch mehr Datensätze zu diesem Kriterium vorhanden. Es ist in den angezeigten Buchungssätzen möglich, alle Feldinhalte jetzt noch zu verändern oder völlig zu löschen. In Textfeldern kann man sich sogenannter „Wildcards“ bedienen, z.B. findet die Angabe Konto sowohl Zeichenketten wie Kontonummer als auch Ehegattenkonto.
Eine globale Vorgabe kann unter „Sortieren“ vorgenommen werden. Dort kennt man fünf verschiedene Einstellungen:
Diese Einstellung ist als global zu bezeichnen, weil sie sich auf alle Ausgaben der geordneten bzw. selektierten Datensätze sowohl auf dem Bildschirm als auch auf den Drucker und sogar bei der Übergabe in eine andere Datei bezieht. Dabei bedeutet „in der Reihenfolge der Buchungen“, daß die Sätze so vorliegen, wie sie eingegeben wurden. „Aufsteigend nach Datum und Gegenstand“ dürfte wohl die praktischste und häufigste Sortierfolge sein, aber auch „nach Höhe des Betrages“ gibt sehr deutlich Auskunft über die Größenordnung der finanziellen Transaktionen.
Natürlich beansprucht das Sortieren einer großen Anzahl von Datensätzen eine gewisse Zeit, was sich hauptsächlich beim späteren Nachbearbeiten von Datensätzen bemerkbar macht. Wenn es nicht dringend erforderlich ist, wäre die physikalische Datenreihenfolge, also so, wie die Datensätze ursprünglich eingegeben wurden, die schnellste und den anderen vorzuziehen.
Das was sich hinter diesem Menüpunkt verbirgt, nennt man in der Datentechnik „selektive Suche“. Das bedeutet, daß Datensätze gesucht werden sollen, die im Intervall zwischen zwei Grenzkriterien ihre Gültigkeit haben (Zitat Lehrbuch). Will heißen: Es wird durch die Angabe zweier Zahlen (bei Zahlenfeldern) oderdurch eine Teilzeichenkette (bei Textfeldern) der Bereich festgelegt, in dem gesucht werden soll.
Beispiel für ein Zahlenfeld: Ein Datum soll gesucht werden, das zwischen dem 1. Januar und dem 31. März liegt - also: Datum „>= 01.01.91 & <= 31.03.91“. Beispiel für ein Textfeld: Gegenstand „Schnitt“ würde alle Texte mit dieser Teilzeichenkette als Ergebnis anzeigen, wie „Schnittmenge“, „Durchschnitt“ oder „Jahresdurchschnittsberechnung“.
So können die eingrenzenden Suchkriterien auf alle Felder des Eingabefensters angewandt werden. Das Ergebnis dieses Such vorganges wird in Listenform auf eines der Ausgabemedien geleitet.
#Show me
Neu in SALDO 2 ist die grafische Auswertung im Diagramm. Es stehen die zwei Darstellungsarten Säule und Torte zur Verfügung. Sie sind hauptsächlich dazu gedacht, die Soll- und Haben-Verhältnisse aufzuzeigen. Man kann wählen zwischen der grafischen Darstellung der Gesamtsumme oder nur der selektierten Buchungssätze.
Zuerst dachte ich, das ist aber ganz schön wenig Grafik in diesem Programm - aber weit gefehlt. Sehr häufig möchte man doch die Gegenüberstellung der Soll- und Haben-Summen sehen, quasi die Abschlußbilanz. Andererseits kann man über das Selektieren sehr fein steuern, welche Auswertung dann grafisch dargestellt werden soll. Eine Ausgabe über den Drucker ist möglich, wenn ein GDOS-Treiber vordem Programmstart geladen wurde.
Irgendwann möchte man als Ergebnis aller Bemühungen eine schöne Tabelle mit aussagekräftigen Angaben als Liste ausgedruckt haben. Alle Ausgaben lassen sich auf das Medium Bildschirm als Fenster, auf den Drucker als Liste oder in eine Datei als ASCII-Text umleiten. So gibt es jeweils fünf verschiedene Ausgabeformen:
Wollen wir uns diese noch genauer betrachten.
Unter dem ersten Punkt kommen alle Buchungen in einer Liste zur Anzeige. Dort sind alle Felder zu sehen, die auch beim Eingabefenster vorhanden waren. Die Feldbezeichner sind hier nebeneinander angeordnet und die Datensätze zeilenweise darunter. Ein Journal ist eine systematische Zusammenstellung von Belegnummer, Datum, Soll- bzw. Habenbetrag, Gruppe und Zahlungsart. Zusätzlich sind am Ende dieser Liste noch die Anzahl der Bewegungen und die Summen von Soll-und Habenposten angezeigt. Die Statistik (siehe auch Bild 3) ist in mehrere Unterabschnitte aufgeteilt und bringt zunächst eine Aufsummierung aller Buchungszahlen, der Bruttoumsätze, der Steuerbeträge, der Nettoumsätze sowie die Summen nach vorgewählten Konten, Gruppen, Gegenständen und Kürzeln.
Was man schwarz auf weiß besitzt, das kann man getrost nach Hause tragen - will heißen, daß umfangreiche Listen zur Verfügung stehen. Zunächst wird die Ausgabe wohl eherauf den Bildschirm erfolgen, und erst, wenn man mit der Arbeit völlig zu Ende ist, darf der Drucker sein Werk tun. Im Druckereinstellmenü hat sich auch einiges geändert. So sind nunmehr die Seitenlänge und der linke Rand einstellbar, auch wird zwischen Einzelblatt und Querformat unterschieden. Wenn gewünscht, kann auf Einstellungen im variablen (CPX-) Kontrollfeld zurückgegriffen werden. Außerdem verfügt SALDO 2 über einen Drucker-Spooler als Accessory, der ein Drucken im Hintergrund.
Bei der Ausgabe der Buchungssätze auf den Drucker befiehlt SALDO 2, auf Schmalschrift umzuschalten. Damit SALDO 2 auch die verschiedenartigsten Drucker ansprechen kann, sind fünf Felder für die Eingabe der richtigen ESC-Sequenzen von Druckerinitialisierung, Schmalschrift ein/aus und Fettschrift ein/aus vorhanden. An Zeichensätzen stehen Epson, IBM. ATARI und Roman-8 zur Verfügung.
Aber Achtung: Die Grafikausgabe läuft davon unabhängig und hat mit diesen Eistellungen nichts zu tun. Hierfür ist der GDOS-Treiber verantwortlich, der separat und vor dem Programmstart installiert sein muß.
Wer weiß: wenn der gewissenhafte Familienvater fein säuberlich alle Ausgaben mit SALDO 2 festhält, kann es durchaus Vorkommen, daß der Filius, gerade eines Computerspiels lästig geworden, gerne in Papas Programmen herumstöbern möchte. Dann ist aber Gefahr im Verzüge, wenn der Kleine auch noch geneigt ist, der Mama diverse Auswertungen über Papas Hobbys zuzuspielen. Damit dieser Spieltrieb aber nicht zu weit geht, haben die vorausschauenden Programmierer dem einen Paßwortriegel vorgeschoben.
Ängste anderer Art haben Gewerbetreibende, die ihre Buchhaltung per Computer führen. Je nachdem, wie durchgängig und kontinuierlich die Steuererklärungen waren, umso öfter (au-weia) oder seltener (Gott sei Dank) melden sich die Buchprüfer an. Die Steuerprüfer wissen das Instrumentarium Computer als sehr nützlich und vielsagend einzuordnen. Auch in diesem Zusammenhang macht sich ein Paßwortschutz sehr sinnvoll.
SALDO 2 läuft auf jedem Atari ST und TT mit mindestens 512 KB freiem Arbeitsspeicher und belegt dort 187081 KByte, das Resource-File bringt nochmal 37118 Bytes mit, der Rest bleibt der Buchungsdatei Vorbehalten. Eine Beispieldatenbank mit 772 Komplettbuchungen beanspruchte 104568 Bytes im Arbeitsspeicher, meine kleine Buchhaltung für den Monat Oktober brauchte für 79 Buchungen genau 10665 Bytes. Daraus läßt sich ein gemittelter Speicherbedarf von 135 Bytes pro Buchungssatz ableiten. Bei der Neuanlage zeigte SALDO 2 auf meinem Mega ST4 eine Freikapazität für 16549 Buchungssätze. Wenngleich eine Festplatte nicht unbedingt erforderlich ist, wird sie laut Handbuch aber „wärmstens empfohlen“ (dem kann ich mich nur anschließen).
Insgesamt macht SALDO 2 einen sicheren und zuverlässigen Eindruck und hebt sich mit dem Preis von 129 DM in seiner Leistungsfähigkeit von anderen Programmen ab. SALDO 1 bleibt laut Herstellerangaben als eigenständiges Produkt bestehen. Für Besitzer dieser Version ist ein Upgrade auf SALDO 2 zum Preis von DM 50,-zzgl. DM5,- Portomöglich. Das Handbuch mit seinen 70 Seiten erklärt das Programm ausführlich und verdeutlicht dies auch in einer ausreichenden Anzahl von Bildern. Nur wer wahrhaftig keinen blassen Dunst von Buchhaltung hat, sollte während der Arbeit zusätzlich auch ein Lehrbuch konsultieren, das Handbuch schweigt sich über die Buchungstheorie weitestgehend aus.
DK
Bezugsquelle:
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