Alle Jahre wieder: Urlaubszeit! Zur besten Jahreszeit weilt Ihre Sekretärin auf Kreta und Ihre Mitarbeiter zeigen mehr Interesse für die bunten Reiseprospekte von Spanien oder Griechenland als für die alltäglichen Sorgen Ihrer Firma. Einmal im Jahr stehen bei vielen kleinen Firmen für mehrere Wochen die Räder still, nur die geliebten Chefs halten wie ein Fels in der Brandung die Stellung. Doch ohne Computerhilfe gerät selbst bei ihnen viel Sand ins Getriebe. Wie gut, daß es intelligente Software gibt, die auf Knopfdruck Ihre Sekretärin zumindest in Teilbereichen ersetzt.
Seit Aufkommen der ATARI-ST-Serie haben es Anwendungsprogramme zu erstaunlicher Reife und vielseitigem Funktionsumfang gebracht. Nicht zuletzt auch durch seine überlegene Technik gegenüber MS-DOS-Computern hat der ATARI ST immer mehr an Boden in den Führungsetagen unserer Wirtschaft gewonnen. Gerade durch saubere Programmierung, komfortable Benutzerführung und umfangreiches Software-Angebot überzeugt der ST zahlreiche White-Collar Workers. Wichtigstes Werkzeug neben Textverarbeitung und Finanzbuchhaltung ist zweifelsohne die Fakturierung.
Der Grundstein zum Erfolg jeder Firma liegt in der täglichen Klärung folgender Fragen: Wem habe ich was wann wohin geliefert? Wer muß was wann wie bezahlen? Doch vorbei sind die Zeiten voller Karteikästen und Aktenordner. In ist, wer auf Knopfdruck diese Fragen sekundenschnell beantworten kann.
Arbeit soll Spaß machen, so heißt es im Vorwort des Handbuchs. Das konnte ich während der Arbeit mit MegaFakt nur unterstreichen. MegaFakt gehört zur Sparte der Fakturierungsprogramme. Darunter ist im allgemeinen die Arbeit des Rechnungsschreibens zu verstehen. MegaFakt ist von der Basis her auch dafür konzipiert, löst jedoch darüber hinaus alle im Büro anfallenden Arbeiten. Ferner wird auch das Prinzip des Kommissionierens unterstützt. Darunter versteht man das Zusammenfassen mehrerer Belege zu einem neuen Beleg. Beispiel: Mehrere über die Woche anfallende Auftragsbestätigungen werden am Ende der Woche zu einem Lieferschein kommissioniert. MegaFakt läuft auf allen ATARI-Computern der Modellreihe ST/STE und TT. Computer und Bildschirm müssen eine Grafikauflösung von mindestens 640*400 Punkten besitzen. Ein Arbeitsspeicher von mindestens 2 MB ist erforderlich. Der Einsatz einer Festplatte ist zwar nicht Pflicht, wird aber wärmstens empfohlen, damit man in Fragen der Datensicherung und Datenaufzeichnung zügig arbeiten kann. Interessant ist der Aspekt, daß MegaFakt auflösungsunab hängig in GFA-BASIC Version 3.6 TT programmiert wurde. Ohne das Schlußwort vorwegzunehmen, kann ich sagen, daß sich das Programm im Testbetrieb äußerst stabil und zuverlässig verhielt. Während MegaFakt bereits in der Version 3.84, die mir ebenfalls zum Test vorlag, einen umfangreichen und vielseitigen Eindruck machte, kommt in der nun aktuellen Version 4.20 die Fähigkeit des Netzwerkbetriebes hinzu. Die einzige Einschränkung besteht derzeit darin, daß MegaFakt nur auf einem Netzwerk der Firma PAM Software aus Mainz läuft.
MegaFakt wird auf 2 Disketten mit einem ca. 200 Seiten umfassenden Handbuch, das in einer Programmhülle mit Ringbuchlochung eingefaßt ist, ausgeliefert. Das Handbuch ist in flüssiger Sprache geschrieben und erklärt in einfachster Weise die ersten Schritte der Bedienung. Da jedoch die Software ständig weiterentwickelt wird, können in einzelnen Bereichen kleinere Abweichungen auftreten. Aus diesem Grund haben sich die Entwickler eine ständige Programmhilfe einfallen lassen, die an jeder Stelle des Programms durch das Drücken der Taste HELP auf der Tastatur Informationen zur aktuellen Aktion bereithält. Das hat für den Anwender den Vorteil, daß Informationen einfacher gepflegt werden können und schneller zur Verfügung stehen. Dar über hinaus bieten die Entwickler eine Hotline an, die registrierten Kunden zu den üblichen Geschäftszeiten weiterhilft. MegaFakt ist nicht kopiergeschützt und benötigt außer der Programmdatei noch zahlreiche Zusatzdateien, die sich auf der mitgelieferten 2. Diskette befinden. Zur Installation müssen die Dateien PFADE3_0 und MEGAFAKT.PRG und der Ordner MEGAFAKT in das Hauptverzeichnis einer beliebigen Partition ihrer Festplatte kopiert werden. Danach kann das Programm durch Doppelklick auf die Datei MEGAFAKT.PRG gestartet werden. Es erscheint nun bei der Erstinstallation eine Auswahlbox, mit der man sogar automatisch die entsprechenden Pfade ändern kann. Danach sollten auch noch die Pfade für die Formulare angepaßt werden, und schon kann man fröhlich und munter mit der Arbeit beginnen.
MegaFakt bietet im Einstiegsbild eine Desktop-Leiste mit 6 Menüs und eine Funktionstastenleiste am unteren Bildrand (Bild 1). Dies ist sehr hilfreich, da so die wichtigsten und häufigsten Aufrufe per Funktionstaste erreicht werden. Die weniger wichtigen Unterpunkte der Pull-Down-Menüs sind über Buchstaben, die hinter den Menüeinträgen stehen, ebenfalls auf derTastatur anwählbar. Da die Entwickler auf eine sehr übersichtlich strukturierte und nicht überladene Menüleiste Wert gelegt haben, erreicht man über die Taste F7 oder den Menüpunkt INFO -ACC+PARAMETER eine weitere Menüleiste, in der man verschiedene Installationen vornehmen kann und Zugriff auf Accessories hat (Bild 2). Ein kleiner Wermutstropfen ist die Tatsache, daß Accessories im Grundbild durch die Menübelegung nicht zugänglich sind. Interessant ist ein Druck auf die rechte Maustaste: Es erscheint an der Stelle, wo sich die Maus gerade befindet, ein Pop-Up Menü, über das sich diverse Funktionen aufrufen lassen, die in keinem weiteren Zusammenhang zu den Funktionen der Menüleisten stehen. Beispielsweise kann man sich hier das Grundbild, welches eventuell nach dem Aufruf eines anderen Programms nicht ordentlich erneuert wurde, neu aufbauen lassen. Oder man kann auf dem Drucker einen manuellen Papierauswurf simulieren, falls das Papier bei Druckern, die über eine Papier-Abriß-Automatik verfügen, nicht automatisch vorläuft.
Vor dem Erfolg kommt bekanntlich erst der Schweiß. Diese alte Weisheit gilt auch für MegaFakt, denn bevor Sie mit der eigentlichen Arbeit beginnen, sollten Sie diverse Stammdaten erfassen. Die Maske FIRMENDATEN (Bild 3) dient dazu, Angaben über die Firma sowie einige Systemeinstellungen aufzunehmen. Unter anderem teilt man hier dem Programm mit, bei welcher Belegnummer die automatische Vergabe beginnen soll, mit welcher Währung gearbeitet (DM, ÖS oder ECU?), mit wieviel Nachkommastellen gerechnet oder über welchen Pfad ein Textprogramm oder ein FAX-Programm aufgerufen wird. Die Maske DRUCKER enthält Informationen über die verwendeten Drucker. Neben dem Namen des Druckertreibers nimmt diese Maske die Steuerzeichen oder Sonderzeichen auf, die später für einen sauberen Ausdruck sorgen. Mit der F5-Taste fordert man einen Kontrollausdruck der Einstellungen an. Die Maske MAHNTEXTE dient zur Voreinstellung für das Mahnwesen. Hier kann man einstellen, nach wieviel Verzugstagen welche Mahnart gedruckt werden und welche Texte verwendet werden sollen. Die Eingabefelder setzen sich aus sechs Feldern zusammen, die 4 verschiedene Mahnstufen steuern. In der Maske BANKVERBINDUNGEN stehen maximal 5 Bankverbindungen zur Verfügung. Dies ist notwendig, da mit MegaFakt auch der Zahlungsverkehr der Eingangsrechnungen verwaltet wird. Die Bankverbindungen werden in der Wareneingangsmaske ausgewählt.
Die Adreßmaske ist sicherlich eine der wichtigsten Masken innerhalb des Programms. In ihr werden mit Ausnahme der Vertreter sämtliche Adressen (Kunden, Lieferanten, Interessenten usw.) erfaßt. Ferner stellt die Adreßmaske neben dem Grundbild ein wichtiges Zentrum von MegaFakt dar, da zahlreiche Funktionen (z.B. das Schreiben von Rechnungen) ausschließlich aus dieser Maske heraus aufrufbar sind.
Die Adreßmaske dient dem Neuanlegen, Ändern, Laden und Löschen von Adressen. Ihr Aufruf der Maske erfolgt aus dem Grundbild entweder durch Drücken der Taste F1 oder durch das Anklicken des Menüpunktes ADRESSEN BEARBEITEN. Das Aussehen der Adreßmaske zeigt Bild 4. Einige Felder in der Adreßmaske haben eine Zusatzfunktion, auf die ich nun näher eingehen möchte. Die Zahl in dem Feld CODE ist die fortlaufende Nummer der Adresse innerhalb der gesamten Adreßdatei und wird vom Programm automatisch vergeben. Das Feld SUCHNAME nimmt den Suchnamen einer Adresse auf, unter dem man später eine Adresse suchen und laden kann. Wird das Feld PLZ mit der RETURN-Taste verlassen, durchsucht das Programm automatisch das PLZ-Verzeichnis nach dieser Postleitzahl und fügt den Ort nach erfolgreicher Suche in das Feld ORT ein, sofern dieses Feld leer ist. Mit der INSERT-Taste ruft man eine Übersicht des PLZ-Verzeichnisses auf, die in einem Fenster dargestellt wird. Das gleiche gilt übrigens auch für das Feld ORT. Ein besonderes Feature bieten die Felder GR.1 und GR.2.
Für bestimmte Funktionen (z.B. Serienbriefe) kann es sinnvoll sein, nur bestimmte Adressen anzuschreiben. Deshalb hat man die Möglichkeit, Adreßgruppen zu bilden. MegaFakt verwaltet 88 verschiedenen Adreßgruppen, von denen jeder Adresse maximal 2 dieser Gruppen zugeordnet werden kann (z.B. Kunde, Lieferant usw.). Je sorgfältiger man Adressen in diese Gruppen einteilt, desto gezielter können folglich Rundschreiben, Umsatzberichte oder Listen erstellt werden, ln die Felder RABATT 1 und RABATT 2 können feste Rabatte eingegeben werden, die automatisch in die Belegmaske übernommen werden. Im Feld BEMERKUNG 4 können zusätzlich zu den normalen Bemerkungen noch Ansteuerungen für die Belegmaske erfaßt werden. Das Feld PREISLISTE bietet die Möglichkeit, eine kundenspezifische Preisliste einzugeben.
Die Artikelmaske dient analog der Adreßmaske zur Verwaltung sämtlicher Artikel, die neuangelegt, geändert und gelöscht werden können. Der Aufruf der Artikelmaske erfolgt aus dem Grundbild wahlweise über die Funktionstaste F4 oder durch das Anklicken des Menüpunktes ARTIKEL-ERFASSEN. Das Aussehen der Artikelmaske zeigt Bild 5. Innerhalb der Artikelmaske haben einige Eingabefelder Zusatzfunktionen. So nimmt das Feld ART.CODE die laufende Nummer des Artikels auf und wird automatisch fortgeschrieben. Gibt man im Feld ARTIKEL Bruchstücke der Artikelbezeichnung ein, durchsucht das Programm die Artikelliste nach der vollständigen Bezeichnung. Das Feld PREISLISTE bietet die Möglichkeit, einem Artikel verschiedene Preise durch die Aufnahme in verschiedenen Preislisten zuzuordnen. Die Verpackungseinheit eines Artikels wird im Feld EINHEIT erfaßt, die man aus einem Pop-Up-Menü auswählen kann. Im Feld WARENGRUPPE kann der Artikel einer Warengruppe zugeordnet werden, die man aus maximal 999 Warengruppen aussuchen kann. Ferner erreicht man über die Funktionstasten weitere Zusatzfunktionen. Innerhalb der Artikelmaske stehen für die Artikelbezeichnung 40 Zeichen zur Verfügung. Dieser Platz reicht manchmal nicht aus. Über die F3-Taste gelangt man in die Zusatztextmaske, in der man weitere 15 Zeilen a 40 Zeichen Text zu dem Artikel abspeichern kann. Mit der F5-Taste erreicht man die Stücklistenmaske. Stücklisten sind die Zusammenfassung von mehreren vorhandenen Artikeln zu einem neuen Artikel. Zum besseren Verständnis nehmen wir folgendes Beispiel an: Lederetui mit 4 bunten Filzstiften (= Mutter-Artikel). Die Einzelteile dieser Stückliste bestehen dann folglich aus einem Lederetui und vier verschiedenen Filzstiften (= Kinder-Artikel). Der Vorteil einer Stückliste liegt darin, daß beim Verkauf nicht alle Artikel einzeln aufgeführt werden, sondern lediglich ein Artikel (= Mutter-Artikel) erfaßt wird. Letzte herausragende Zusatzfunktion ist die Mengenpreis-Maske, in die man über die F6-Taste gelangt. Mengenpreise bieten sowohl für den Einkauf als auch für den Verkauf die Möglichkeit, den Artikelpreis von einer Abnahmemenge abhängig zu machen. Dies ist sowohl absolut durch den Fixpreis als auch relativ durch einen Rabatt möglich. Die Mengenpreise beziehen sich nicht nur auf den Artikel, sondern auch auf eine entsprechende Preisliste. Im Bild 6 erkennt man, daß sich die Maske in die Bereiche Einkaufs- und Verkaufspreis gliedert.
Die letzte Maske, auf die ich in meinem Bericht kurz eingehen möchte, ist die Belegmaske, die sicherlich eine der umfangreichsten ist. Sie ist ohne Zweifel der eigentliche Mittelpunkt von MegaFakt, da hier Rechnungen, Lieferscheine usw. geschrieben und verbucht werden. Der Aufruf der Belegmaske erfolgt aus der Adreßmaske heraus. Bild 7 zeigt die Belegmaske; erkennbar sind 5 große Bereiche. Im Bereich 1, dem großen weißen Feld im oberen Bildschirmbereich, werden alle aufgerufenen Positionen angezeigt. Der Bereich 1 ist die eigentliche Eingabemaske, die aus 8 Eingabefeldern besteht und die einzelnen Positionen aufruft. Rechts von der Eingabemaske befindet sich Bereich 3, wo die laufenden Additionen angezeigt werden. Bereich 4 unterhalb der Eingabemaske ist eine Kontrollzeile, die Informationen über die Belegart, das Belegdatum usw. enthält. Die Funktionstastenleiste in der unteren Bildschirmzeile ist folglich Bereich 5. Einzelne Artikel werden in der Eingabemaske im Bereich 2 aufgerufen und bilden später die einzelnen Positionen des Belegs. Dazu müssen die Felder Artikelmenge, -nummer, -bezeichnung, -preis, Rabatt, Preis pro Stück, Einheit und Mehrwertsteuer ausgefüllt werden. Gibt man im Feld ARTIKEL nur ein Fragment der Artikelbezeichnung ein, durchsucht MegaFakt seinen Artikelbestand und setzt die kompletten Daten auch in die folgenden Felder ein. Natürlich bieten auch in der Belegmaske die Funktionstasten zahlreiche Zusatzfunktionen. Unter anderem hat man mit der F4-Taste die Möglichkeit, Belege aus einer anderen in die aktuelle Belegart zu kommissionieren. Dazu erscheint eine Hinweismeldung, aus der ersichtlich ist, welche Belegarten kommissioniert werden können. Anschließend erscheint ein Fenster, in dem Sie die Belege zum Kommissionieren anwählen können. Mit der F5-Taste wird jeder Beleg ordentlich abgeschlossen und gebucht. Damit wird der Beleg gespeichert und gegebenenfalls Umsätze und Bestände verändert. Natürlich kann eine Rechnung auch storniert werden. Diese Funktion erreicht man über die Taste ALTERNATE-F7. Damit werden selbstverständlich auch die Umsätze und Bestände angepaßt.
MegaFakt bietet zahlreiche Möglichkeiten, sich Übersichten und Listen auf dem Monitor oder Drucker zu verschaffen. Die Adressenliste dient dazu, eine Übersicht über die gespeicherten Adressen zu erhalten. Ihr Aufruf erfolgt aus dem Grundbild wahlweise durch Anklicken des Menüpunktes ADRESSEN-LISTE oder durch das Drücken der F2-Taste. Es erscheint eine Selektionsmaske (Bild 8), in der weitere Entscheidungen für die Übersicht getroffen werden. Zum einen wählt man das Ausgabemedium (Monitor oder Drucker), zum anderen selektiert man nach bestimmten Adreßgruppen. Im unteren Drittel der Maske bestimmt man die Felder der Adreßmaske, die später über Drucker oder Monitor ausgegeben werden. Soviel zur Adressenliste. MegaFakt läßt dem Benutzer bei gewissen Übersichten ferner die Wahl zwischen der Ausgabe als Liste oder als Grafik. Im einzelnen stellt MegaFakt folgende wichtige Übersichten und Listen zur Verfügung:
Obwohl MegaFakt eigentlich ein in sich abgeschlossenes Programm darstellt, sind zahlreiche Möglichkeiten vorhanden, um mit folgender professioneller Software für den ATARI zu kommunizieren:
Am interessantesten sind sicherlich die Schnittstellen zu FibuMan und ST-FAX II. Für FibuMan kann MegaFakt Rechnungsdaten in einer separaten Datei abstellen, damit diese später in das Finanzbuchhaltungsprogramm importiert werden können. MegaFakt bietet zwei Varianten an, diese Daten an FibuMan zu übergeben: Zum einen gibt es von der Firma Novoplan ein Importprogramm, welches die von MegaFakt erzeugte Datei TEMPI.TXT in FibuMan konvertiert. Die Verfügbarkeit über dieses Programm muß mit der Firma Novoplan abgestimmt werden. Zum anderen erfolgt ein Datenaustausch über 1 stAdress von der Firma Victor. Bei diesem Weg erzeugt MegaFakt zwei Dateien, FIBU_RG.DAT und FIBU_GS.DAT, die dann mittels IstAdress über den Tastaturpuffer an FibuMan übergeben werden. MegaFakt bietet an verschiedenen Stellen die Option, direkt auf die Software ST-FAX II der Firma TKR zuzugreifen. Dies ist dann zum Beispiel sinnvoll, wenn Bestellungen oder Mitteilungen direkt per Modem an den Empfänger übergeben werden sollen. Erwähnenswert ist auch noch die Möglichkeit, Daten für das Programm ARGUS abzustellen. ARGUS ist ein eigenständiges Programm, welches die Konvertierung von Dateien für das Electronic-Banking übernimmt, in Zeiten des Datenträgeraustausches weiß man diese Option zu schätzen.
Einige Funktionen innerhalb von Mega-Fakt sind nicht im Lieferumfang enthalten. Diese Funktionen stellen Zusatz-Module dar, die zu MegaFakt erhältlich sind und dann direkt in MegaFakt abrufbar sind. Das Zusatzmodul Monteurverwaltung ist für den Einsatz im Service gedacht. Damit können Mitarbeiter und deren Arbeiten beim Kunden sowie der gesamte Bereich Kundendienst verwaltet werden (Termin-Listen, Monteur-Übersichten, grafische Belegungen usw.). Das Zusatzmodul Projektverwaltung bietet die Möglichkeit, Lieferscheine und Rechnungen einem bestimmten Projekt zuzuordnen. Somit verschafft man sich einen Überblick, wieviel Geld bereits in ein Projekt geflossen ist (nach Löhnen und Material aufgeteilt).
MegaFakt bietet darüber hinaus noch zahlreiche weitere Funktionen, die ich aus Platzgründen nicht so ausführlich beschreiben kann. Unter anderem erreicht man über die Adreßmaske eine Postverkehrsmaske, die dem Ausfüllen von Versandformularen dient. Dazu gehören Post- und Bahnaufkleber, Post NN-Karten, UPS-NN-Karten und UPS-Rückholscheine. Des weiteren hat man die Möglichkeit, Angaben über maximal 8 Vertreter zu erfassen. Im Verlaufe des Programmes können somit einzelnen Vertretern durch das Buchen einer Rechnung automatisch Provisionen zugerechnet werden. Um Schutz vor Mißbrauch vorzubeugen, bietet MegaFakt eine Password-Funktion an. Das Pass word muß nach Aufruf des Programms eingegeben werden; hierfür stehen dem Anwender 3 Versuche zur Verfügung. Ein nettes Feature ist auch der aufrufbare Taschenrechner, der wahlweise über die Tastatur oder mit der Maus bedient werden kann und die üblichen Grundrechenarten anbietet. Als letztes möchte ich die Funktion SYSTEM erwähnen. Darüber kann sich der Anwender ein Bild über die Auslastung der Dateien und des Computers machen. Ferner kann man sich hier eine Übersicht über die Betriebszeiten des Computers verschaffen. In einem Fenster sieht man, wann das Programm ein- bzw. ausgeschaltet wurde.
MegaFakt ist meiner Ansicht nach ein absolut professionell entwickeltes und konzipiertes Software-Produkt, das eindeutig auf den gehobenen kommerziellen Anwenderkreis abzielt. Es stellt eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung, die ich unmöglich in der kurzen Zeit und mit den mir zur Verfügung stehenden Mitteln abschätzen konnte. Wichtig ist für mich aber die Tatsache, daß das Konzept logisch und übersichtlich aufgebaut ist und alle Funktionen harmonisch Zusammenarbeiten. Aufgefallen ist mir, daß die Programmierer keine internen GEM-Funktionen nutzen, sondern eigene Fenster-, Dialogbox-, und Alertboxroutinen zusammengestrickt haben. Diese arbeiten aber fehlerfrei und stellen kleinere Features zur Verfügung, die die betriebssysteminternen Routinen nicht bieten. So blinkt beispielsweise innerhalb einer Alertbox das Fragezeichen, oder das jeweils aktive Eingabefeld innerhalb einer Dialogbox wird optisch hervorgehoben. Zum Preis: MegaFakt kostet derzeit in der uneingeschränkten Vollversion 1.498,- DM. Bei diesem Preis fühlt man sich sicherlich in die IBM-Welt versetzt, wo ja das Gerücht kursieren soll, das alles, was nicht teuer ist, auch nichts taugt. Aber wie sagte schon Günter Strack in der Malteser-Werbung: Man gönnt sich ja sonst nichts! Das kann ich nur unterstreichen, da der mit MegaFakt angesprochene Benutzerkreis diesen Preis aufbringen wird und dafür einen reellen Gegenwert erhält. MegaFakt scheint mir derzeit eines der besten Programme in seinem Bereich zu sein. Falls die Entwickler zukünftig kräftig die Werbetrommel rühren, wird MegaFakt einen kometenhaften Aufstieg erfahren.
Bezugsquelle:
MegaTeam oHG
Rathausstraße 13
W-5650 Solingen 1