K-FAKT ST - Fakturierung für wenig Geld
Eine gute Fakturierung kann im täglichen Betrieb viel Geld und Arbeitszeit sparen, denn die Verwaltung von Kunden, Artikeln, Rechnungen und Mahnungen ist für den Kollegen Computer heutzutage eine Kleinigkeit. Doch nicht jede Fakturierung ist für jeden Betrieb geeignet. Insbesondere kleine und mittelständische Betriebe wünschen sich eine Software, die leicht von jedermann zu bedienen und gleichzeitig auch noch preiswert in der Anschaffung ist.
Im Grunde genommen besteht der Kern einer Fakturierung aus einer relativ einfachen Datenbank: der Kundenverwaltung, der Adreßverwaltung, der Artikeldatei, der Lagerdatei und der eigentlichen Fakturierung zum Schreiben von Angeboten, Lieferscheinen, Rechnungen oder Gutschriften. Beim Fakturieren fließen Datensätze aus allen Teilen der Datenbank ineinander und werden nach einem bestimmten Schema miteinander verknüpft. Die Kunst des Programmierers besteht eigentlich nur darin, die Schnittstelle zum Menschen, also das eigentliche Programm, so zu gestalten, daß im täglichen Betrieb damit effizient gearbeitet werden kann.
Vorbereitung
K-FAKT ST wird auf einer nicht kopiergeschützten Diskette mit einem fast 160 Seiten umfassenden Handbuch in einem Ringbuchordner ausgeliefert. Das Handbuch selbst halte ich persönlich für sehr gelungen, da es strukturiert und chronologisch die einzelnen Menüpunkte beschreibt und ausführlich auf die einzelnen Funktionen eingeht. Ein Lehrbuch zum Verständnis kaufmännischer Funktionen und Tätigkeiten wird natürlich nicht ersetzt, doch welches Handbuch bietet dies schon? Hier hilft in der Praxis doch nur eine gehörige Portion Erfahrung und Know-How. Zum Test lag mir K-FAKT in der Version 2.02 vor. Vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn sollte man den gesamten Inhalt der Originaldiskette in einen Ordner auf einer beliebigen Partition der Festplatte kopieren. Danach kann man K-FAKT durch Mausklick auf die Datei KFAKT.PRG starten. Beim erstmaligen Starten des Programms muß man die Initialisierung der zu erstellenden ISAM-Dateien vornehmen. Hierzu wählt man in der erscheinenden Initialisierungsmaske die voraussichtlich maximal benötigte Anzahl der Datensätze zuzüglich einer Sicherheitsreserve aus. Sofern man eine eingebaute Hardware-Uhr besitzt, sollte man die Einstellung so wählen, daß die Initialisierungsmaske nicht bei jedem Starten des Programms auf dem Bildschirm erscheint und Datum und Uhrzeit rechnerintern übernommen werden. Anschließend legt man beim erstmaligen Starten von K-FAKT 6 Dateien auf einem beliebig zu wählenden Laufwerk an.
Adressen
Mit dem Menüpunkt ADRESSEN ruft man die Adreßverwaltungsmaske (Bild 3) auf. Auf der linken Hälfte erkennt man vier Top-Down-Menüs, mit denen man die Anrede (Herrn, Frau usw.), die Adreßart (Kunde, Lieferant usw.), die Zahlungsart und den Verkaufspreis selektieren kann. Neben den üblichen Datenfeldern für Name, Vorname und Anschrift findet sich auch ein Feld für eine FIBU-Kontonummer, die bei der Datenablage für eine Fibu als Kontonummer im ASCII-Format ausgegeben wird. Die Adreßnummer darf nur einmal vergeben werden. Oft ist es aber sinnvoll, für die Adressen verschiedene Nummernkreise zu vergeben. Soll nun eine Adresse in einen bestimmten Zyklus eingegeben werden, kann man beispielsweise ein „H“ für Hardware-Lieferant vorgeben und das Wort ADRESSNUMMER anklicken. Damit wird automatisch die nächste zu vergebende Nummer im gewünschten Nummernkreis eingetragen. K-FAKT verfügt auch über eine Umsatzanzeige, die beim Fakturieren automatisch aktualisiert wird. Mit dieser Statistik kann jederzeit der Gesamtumsatz durch einen bestimmten Kunden ermittelt werden.
Artikel
Unter dem Menüpunkt ARTIKEL/LAGER erreicht man die Artikelverwaltungsmaske (Bild 4). Auch hier erkennt man drei Top-Down-Menüs, in denen man die Mehrwertsteuer (7%, 15% usw.), die Verpackungseinheit (Stück, Meter usw.) und einen Gesamtrabatt vorgeben kann. Die Artikelmaske erlaubt die Eingabe von bis zu fünf verschiedenen Verkaufspreisen. Darüber hinaus läßt sich in den Feldern STAFFEL der Verkaufspreis in Abhängigkeit von der eingegebenen Stückzahl steuern. Beispiel: VK1 = 10,- DM, VK2 = 9,- DM, STAFFEL 1 = 1 und STAFFEL2 = 5: Das heißt, daß bei einer Abnahmemenge von bis zu 4 Stücken der Verkaufspreis von 10,- DM und bei einer Abnahmemenge von 5 und mehreren Stücken der Verkaufspreis von 9,- DM in Anrechnung gebracht wird. Das gleiche gilt übrigens auch für die Felder RABATT: Hier läßt sich ebenfalls je nach Abnahmemenge ein bestimmter Rabatt zuordnen. Über die Funktion LANGTEXT kann man jedem Artikel bis zu 8 zusätzliche Textzeilen zu je 32 Zeichen zuordnen. Dies ist insbesondere immer dann interessant, wenn einzelne Tätigkeiten ausführlich beschrieben werden müssen. K-Fakt verfügt auch über eine Funktion, die jederzeit den Gesamtab- und -Umsatz eines bestimmten Artikels ermittelt. Eine Stücklistenfunktion rundet abschließend die Artikelverwaltung ab.
Die Auftragsmaske
Wenn mit K-Fakt ein Dokument (Angebot, Lieferschein, Rechnung usw.) erstellt werden soll, wählt man zuerst das zu erstellende Dokument aus dem Menü FAKTURIERUNG aus und gelangt danach in die Auftragsmaske (Bild 6), in der festgelegt wird, ob ein bestehendes Dokument weiterverarbeitet oder ein neues Dokument erstellt werden soll, und in der die Rechnungs- und Lieferanschrift sowie die Versandart eingestellt und die Dokumentart für das zu erstellende Dokument ausgewählt werden. Die Auftragsmaske besteht aus vier großen Teilbereichen. Im Fenster DOKUMENTE sind alle erfaßten Dokumente mit Bearbeitungsnummer, aktuellem Status und Name des Empfängers zu sehen. Soll nun ein bestimmtes Dokument weiterverarbeitet werden, muß es erst durch Scrollen in das Fenster gebracht und dann angeklickt werden. Beispiel: Zum Lieferschein mit einer bestimmten Bearbeitungsnummer soll eine Rechnung erstellt werden. Im Fenster VORGÄNGE werden alle Vorgänge angezeigt, die zu dem im Dokumentenfenster ausgewählten Dokument erstellt wurden. Im Fenster EINSTELLUNGEN werden Rechnungsadresse, Lieferadresse, Dokumentendatum und bei Bedarf ein Name oder Kürzel eines Sachbearbeiters eingegeben. In einer Auswahlbox wählt man schlußendlich die Art des zu erstellenden Dokumentes aus. Bevor man allerdings dem Kunden einen Auftrag zusagt, sollte man lieber erst über die KUNDE-PRÜFEN-Funktion untersuchen, ob für den Kunden noch unbezahlte Rechnungen offen sind.
Die Fakturierungsmaske
Nachdem man in der Auftragsmaske alle entsprechenden Parameter für ein Dokument eingestellt hat, gelangt man in die Fakturierungsmaske (Bild 6). In dieser Dialogbox wählt man Artikel aus, vergibt Rabatte, legt Stückzahlen fest, ändert bereits fakturierte Posten ab, legt Zahlungsbedingungen fest und bestimmt die zu benutzende Druckermaske für das Dokument. Zu diesem Zweck ist die Fakturierungsmaske analog der Auftragsmaske in verschiedene Arbeitsbereiche unterteilt. Im Fenster LAGER/ARTIKEL findet man alle in der Artikeldatei erfaßten Artikel. Angezeigt wird im Fenster jeweils das gewählte Index-Feld. Im Fenster DOKUMENTINFO findet man stets Informationen über das gerade bearbeitete Dokument. Das sind Datum, Bearbeitungsnummer, Dokumentenart, Dokumentennummer, Kundenname, Wohnort, Zahlungsbedingung und die Gesamtsumme aller fakturierten Posten inklusive Zusatzposten. Zusatzposten können zusätzliche Preisposten für Versandarten oder spezielle Rabatte sein. Im Fenster FAKTUR-POSTEN sind alle fakturierten Posten aufgelistet. Zu entnehmen sind aus der Liste die Artikelnummer, die Bezeichnung, Modus, Anzahl, Einzelpreis, Mehrwertsteuer, Rabatt und Gesamtpreis für jeden einzelnen Posten. Mit der Wahl der Dokumentenmaske stehen 3 verschiedene mit 1ST_W0RD PLUS erstellte Druckermasken zur Verfügung. Sollte keine der vorgegebenen Masken zu treffen, kann man durch Anklicken von „E“ über die Fileselectorbox eine beliebige Maske beslimmen. Insgesamt betrachtet, läßt sich die Fakturierungsmaske sehr leicht bedienen und hebt sich damit von vielen anderen Programmen wohltuend ab.
Mahnwesen
Um eine Liste aller unbezahlten Rechnungen zu erhalten, wählt man den Menüpunkt OFFENE POSTEN aus. Daraufhin werden in einer Dialogbox in Listenform alle unbezahlten Rechnungen angezeigt. Sollen nur die offenen Posten eines bestimmten Kunden oder einer bestimmten Kundengruppe ausgewählt werden, so ist dieses durch Eingabe der Kundennummer oder des Namens einzugeben. Die Summe der offenen Posten bezieht sich dann in jedem Fall nur auf die im Fenster dargestellten Posten. Um einen Zahlungseingang zu buchen, ist der entsprechende Listeneintrag anzuklicken. Es erscheint daraufhin eine Maske mit den kompletten Daten der Rechnung (Bild 7). Der vorgegebene Betrag kann bei Bedarf geändert werden, falls nur eine Teilzahlung eingegangen ist. Im automatischen Mahnwesen werden alle offenen Posten bearbeitet, bei denen das Zahlungsziel überschritten wurde. Hierzu werden die fälligen Posten in einer separaten Dialogbox ausgewiesen. In einer Parameter-Dialogbox kann man festlegen, nach wieviel Tagen und in welchen Abständen die Mahnungen zu erfolgen haben, welche Mahngebühren aufgeschlagen und welche Ausgabemasken verwendet werden sollen.
Parameter
K-FAKT bietet dem Anwender die Möglichkeit, aus bestimmten Datenfeldern in Adreß- und Artikeldatei bis zu 4 Stück beliebig als Indexfelder auszuwählen. Ferner lassen sich bestimmte Parameter für die Fakturierung einstellen: beispielsweise eine Warnung bei Unterschreitung des Mindestbestandes. Weiterhin lassen sich verschiedene Druckertreiber einbinden, die dem Programm auch separat beiliegen. Für die Arbeit mit den Dokumenten werden jeweils verschiedene Nummernserien und Druckermasken benötigt, die sich in einer umfangreichen Maske vorgeben lassen. Darüber hinaus kann man bis zu 10 verschiedene Versandarten definieren. Außerdem lassen sich 5 Zahlungsbedingungen vorprogrammieren. Außer der individuellen Rabattierung für alle Posten kann auch eine Rabattierung auf die Gesamtstückzahl von K-FAKT vorgenommen werden. Diese Rabattierung ist außer von der Gesamtstückzahl auch von der Adreßart abhängig. Last but not least erlaubtes K-FAKT dem Benutzer, bestimmte Daten und Funktionen des Programms durch ein 3stufiges Paßwortschutzsystem vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Und das sind längst nicht alle Funktionen ...
Fazit
K-FAKT ist eine Fakturierung, die für 498,- DM eine Menge Leistung bietet und damit zu den preiswertesten Fakturierungen für mittelständische Betriebe gehört. Erfreulicherweise orientiert sich K-FAKT bis auf eine Ausnahme (Anzeige der Dokumente am Monitor ohne GEM-Fenster) an den GEM-Richtlinien, was nicht unbedingt so selbstverständlich ist, wie die Praxis zeigt. K-FAKT lief im Testbetrieb absolut stabil und bestach durch eine gelungene Konzeption, die das Programm in Sachen Bedienbarkeit als vorbildlich herausstellt. Es läßt vermuten, daß dem Entwickler noch einige sinnvolle Erweiterungen einfallen und damit noch viel von K-FAKT zu hören sein wird.
RW
Bezugsquelle:
TK Computer-Technik Thomas Kaschadt Bischofsheimer Straße 17 W-6097 Trebur-Astheim
Positiv:
leistungsfähige und umfangreiche Fakturierung
ordentlich zu bedienende Oberfläche
günstiger Preis
Negativ:
Ausgabe von Dokumenten nicht in GEM-Fenstern
keine Postleitzahlenautomatik