Depot: Die Basis des Geschäfts

Die Augsburger Software-Schmiede CASH ist bekannt für Ihre leistungsfähige Businessoftware. Das jüngste Kind, »Depot«, ist die logische Fortsetzung der breiten Palette kaufmännischer Anwendungen und rundet gleichzeitig das Angebot ab. Wir haben für Sie erste Praxiseindrücke gesammelt und Depot einem kritischen Test unterzogen.

Der Untertitel »Eine Auftragsverwaltung« ist Tiefstapelei. Depot ist tatsächlich viel mehr, nämlich eine Auftrags- und Bestandsverwaltung mit Material-Disposition sowie teilweise integrierter Buchhaltung.

Depot ist hauptsächlich gedacht für Personen, die sich selbständig machen wollen und eine leistungsfähige Auftragsverwaltung benötigen.

Das Programm eignet sich für Hersteller und Händler, Kommissionäre und Vertreter, Kleingewerbetreibende und Dienstleistler, soweit ihre Produkt- oder Dienstleistungspalette klar gegliedert ist.

Weniger geeignet ist das Programm für Anwender, deren Verkaufsprodukte auf zusammengesetzten Kalkulationen basieren, etwa Aufmaßrechnungen und ähnlichem. Auch für Benutzer mit ausgedehntem Auslandsgeschäft ist Depot nicht gedacht.

Diese Berufsgruppen brauchen alle eine Adreß- und Auftrags- sowie häufig auch eine Bestandsverwaltung. Depot erfüllt zwar diese Aufgabenstellung, wie weit es dabei Ihren speziellen Anforderungen gerecht wird, sollten Sie aber selbst prüfen; bei Ihrem Händler oder besser durch Erprobung mit einer Demo-Version.

Um die Testaussagen nicht zu sehr auf die vielleicht überzogenen Wünsche eines einzelnen Testers abzustimmen, haben Redaktion und Tester eine Befragung mehrerer Depot-Anwender durchgeführt. Deren Meinung fließt an einigen Stellen in den Bericht ein.

Depot ist nicht kopiergeschützt, also problemlos auf der Festplatte zu installieren. Ohne Festplatte ist das Arbeiten mit solchen Programmen nicht sehr sinnvoll. Sie überschreiten sehr schnell die Speicherkapazität von Disketten.

Das Handbuch ist sehr gut aufgebaut und enthält erschöpfende Informationen. Besonders hervorzuheben ist die Einführung in das Programm im Stile eines Tutorials. Leider sind solche Handbücher bisher noch keine Selbstverständlichkeit.

Nach dem Start erscheint ein Situationsbericht, mit Hinweisen auf offene, ungedruckte oder unbearbeitete Geschäftsvorfälle. Ein sehr lobenswertes Extra. Es wäre aber noch effektiver, wenn ein Mausklick zur entsprechenden Durchführungsroutine führte.

Eine Vielzahl von Standardparametern ist individuell einzustellen, etwa für den Adreß-Import oder -Export, die Formular-, Etiketten- oder Listen-Druckereinstellung, Buchungs-Kontennummern, Umsatzsteuersätze, Mengeneinheiten, Rabatt-, Porto- sowie Verpackungs-Sätze und Bankkonten-Details für mitzugebende Zahlungsträger. Auch die Zusammenarbeit mit Banktransfer oder TIM/TIMII ist vorgesehen und der entsprechende Datenübertrag hier einzustellen.

Die Stammdaten sind übersichtiich sortiert
In nur fünf Menüpunkten sind alle Arbeitsgänge erfaßt

Adreßverwaltung

Die Adressen für Kunden und Lieferanten führt Depot in einer eigenen Adreßkartei, auf die auch Banktransfer Zugriff hat. Zur Eingabe steht eine übersichtlich gegliederte Maske zur Verfügung. Jede Adresse erhält eine automatisch vergebene Adreßnummer, über die sie jederzeit aufzurufen ist. Außerdem gibt es ein Hilfsfenster, aus dem Sie die Adresse per Scrollen und Mausklick laden. Jeder Adresse ist ein eigenes TIM/TIMII-Einnahmen- oder Ausgabenkonto zuzuordnen. Darüber hinaus ist das Festhalten Adreß-spezifischer Bankangaben zulässig. Vorhandene Adressen dürfen Sie löschen oder exportieren. Der Export bedeutet eine zusätzliche Datensicherheit. Exportieren kann man nur den vollständigen Adressensatz, nicht ausgewählte Adressen.

Natürlich sind vorhandene Adressen, etwa aus einer Datenbank, auch importierbar. Sie müssen dazu im richtigen Format vorliegen. Das Handbuch gibt eine ausführliche Beschreibung. Ein Adreßaufruf über Namenseingabe ist zur Zeit noch nicht vorgesehen. Auch eine Serienbrief-Funktion ist bisher nicht implementiert.

Der Adreßdatenumfang reichte den befragten Anwendern, dürfte einigen aber etwas zu kurz ausgefallen sein. Die getrennte Eingabe von Firma, Abteilung und Adressat oder einer gesonderten Lieferadresse ist ebenfalls noch nicht vorgesehen. Brauchen Sie solche Angaben, sind Geschäftsvorfälle vor dem Drucken als Datei zu speichern und fehlende Daten mit einem Textprogramm nachzutragen. Wir wünschen uns auch die Eingabe eines kundenspezifischen Umsatzsteuersatzes.

Artikelverwaltung

Die Artikel-Stammdaten führt Depot in einer eigenen Kartei. Deren Maske ist überlegt gestaltet. So kann man Datensatz-Kopien für Artikel-Varianten anlegen, um nur noch die variantenspezifischen Angaben zu ändern. Vorhandene Einzelartikel sind zu einem »Set« zusammenzufassen, das dann beim Auftrags- und beim Bestell-Handling als Einheit behandelt wird.

Die Artikelnummer vergeben Sie selbst; sie darf aus Buchstaben und Zahlen bestehen. Neben der Bezeichnung sind Mengen- und Packeinheit, Verkaufspreis und -rabattsätze (Prozent oder Wert), Umsatzsteuersatz, wahlweise Mindest- und Bestellbestand sowie eine Standardbestellmenge und zwei Lieferanten mit Lieferzeit, Einkaufspreis und -rabatten (Prozent oder Wert) anzugeben. Auch Dienstleistungen sind als Artikel einzugeben. Sie können dann bei aktiver Bestandsführung sogar knappe Arbeitskapazitäten überwachen.

Artikel rufen Sie über die Artikelnummer oder ein Hilfsfenster auf. Dabei ist eine Schnellauswahl mittels Fragmenteingabe zulässig, etwa der Buchstabe der Artikelgruppe. TIM/TIMII-Konten werden nicht zugeordnet, da Eingangs-, Ausgangs- und Lieferantenbuchungen an TIM/TIMII noch nicht vorgesehen sind. Einen Artikel-Import/Export gibt es ebenfalls noch nicht. Das war den befragten Anwendern bisher gar nicht aufgefallen. Im übrigen ergab die Anwenderbefragung keine nennenswerten Änderungswünsche.

Auftragsverwaltung

Zur Auftragsverwaltung gehören das Anlegen und Drucken von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen, außerdem eine Debitorenüberwachung, Rechnungsregulierung und das Mahnwesen. Diese Funktionen sind in Depot implementiert, wahlweise mit oder ohne Kopplung zur Bestandsverwaltung.

Als Extra, das man sonst bei Auftragsverwaltungen kaum findet, sind die Funktionen »Nachlieferungen« und »Rücknahme« eingebaut. Eine Nachlieferung wird aktiv, falls der Lagerbestand bei Lieferung nicht ausreicht. Depot merkt sich die zu wenig gelieferte Menge und legt bei Wareneingang automatisch einen entsprechenden Nachlieferschein an, der nur noch auszudrucken ist.

Für das Anlegen des Angebots- oder Auftragsinhalts stehen zwei übersichtlich gegliederte Masken zur Verfügung. Die Eingabe-Benutzerführung ist optimal gelöst. So dient < Enter > zum Festschreiben der Eingabe (meist über die Zehnertastatur) und < Return > zur Übernahme einer vollständigen Positionszeile. Auch hier stehen Hilfsfenster für den Abruf von Kunden-, Artikeloder Porto/Verpackungs-Daten zur Verfügung. Die Angebots- oder Auftragsnummer sowie die Lieferschein- und Rechnungsnummer vergibt das Programm automatisch. Dabei sind die letzten beiden änderbar.

Für Adresse und Artikel übernimmt Depot die Stammdaten automatisch, sie sind aber zu ändern. Als Info-Angabe ist auch ein Skonto (Prozent oder Wert) zugelassen. Der jeweilige Auftragsstatus: Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung oder Nachlieferung ist durch einen Haken angezeigt. Angebots- beziehungsweise Auftragsinhalt sind jederzeit zu ändern, solange der Auftragsstatus noch aktiv ist. Durch Übergang zu einem höheren Auftragsstatus wird der vorhergehende inaktiv. Mit dem Ausdrucken einer Rechnung ist automatisch ein offener Posten angelegt (eine Buchungsposition die auf Zahlung wartet). Noch nicht ausgeglichene Positionen sind jederzeit stornierbar, ebenso Angebote.

Beim Drucken wählen Sie grundsätzlich zwischen »nur Vorgang« oder »mit Etikett«. Verfügen Sie über zwei Drucker, unterstützt Depot sogar das parallele Drucken (auf Drucker A die Formulare, auf Drucker B die Etiketten). Gemeinsam mit einer Rechnung ist auch der Druck einer Auftragsbestätigung und/oder des Lieferscheins vorgesehen. Haben Sie die Zusammenarbeit mit TIM/TIMII eingeschaltet, ist die Angabe eines potentiellen Zahlungskontos möglich.

Die Auftragsverwaltung ist gut durchdacht und genügt schon heute den Anforderungen sehr vieler Anwender. Bei unserer Anwenderbefragung wurden hauptsächlich drei Verbesserungswünsche genannt: Die Möglichkeit, auch ein bis zwei auftragsindividuelle Zeilen einzugeben (z.B. eine Bestellnummer des Kunden oder eine Zahlungskondition, die nicht allgemeingültig ist).

Beim Mahnen möchten die Anwender das Zahlungsziel statt des Rechnungsdatums zur Verfügung haben und für die Bearbeitung über ein eigenes Datumfeld verfügen, um nicht ständig das Rechnungsdatum in ein Zahlungsdatum ändern zu müssen.

Letztlich die Mahnformulare selbst. Hier sollten bei Bedarf auch mehrere voneinander abweichende Mahntexte benutzbar sein, etwa für die erste, die zweite und die dritte Mahnung.

Obgleich die befragten Anwender gegen die Verquickung von Auftrags- und Rechnungsnummer nichts einzuwenden hatten, halten wir sie für problematisch. Aus einer beim Auftragsabschluß angelegten Liste geht zwar hervor, welche Rechnungsnummern storniert wurden.

Dennoch halten wir eine automatische Rechnungsnummervergabe beim Ausschreiben der Rechnung für den richtigeren Weg, weil so auch die Zeitkomponente mit in die Numerierung eingeht.

Der Buchungsgrundsatz der Vollständigkeit verlangt genau genommen eine fortlaufende Rechnungsnumerierung nach dem Zeitpunkt der Rechnungsstellung. Für ein Programm, das echte Leckerbissen bietet, wünschten wir uns, wie einige Anwender auch, die Berücksichtigung von Teilzahlungen und die Ausgabe von »per Forderungen an Umsatz« Buchungen.

Bestandsverwaltung

Zur Bestandsverwaltung gehören das Fortschreiben und Überwachen des Artikelbestands, das Bestellwesen, der Wareneingang und die Kreditorenüberwachung sowie Rechnungsregulierung. Bis auf die letzten beiden Punkte erfüllt Depot diese Anforderungen. Als Extra, das man bei solchen Programmen sonst nicht findet, ist eine Optimierungsroutine eingebaut. Sie überprüft automatisch, ob die Bestellmenge optimal an die Lieferantenkonditionen angepaßt ist.

Über Zusatzmenüs stellen Sie mit der Maus leicht einen Auftrag zusammen

Könnte man für das gleiche Geld mehr Ware erhalten, gibt Depot entsprechende Hinweise aus. Die Entscheidung, optimieren oder nicht, treffen Sie selbst. Auch Sonderangebote, also Preise, die vom Standard abweichen, nutzen Sie. Für das Bestellen steht wieder eine klar gegliederte Maske zur Verfügung. Bei Aufruf sind in ihr bereits die Artikel aufgelistet, deren Bestellbestand angegriffen wurde. Auch dieses Extra finden Sie in anderen Programmen kaum. Steht ein Artikel, beispielsweise wegen Bestandsunterschreitung, zur Bestellung an, schlägt Depot die passende Bestellmenge vor, sonst die Standardbestellmenge.

Ebenso ist der Lieferant frei zu wählen. Als Zusatzinformation erfahren Sie, wieviel vom Artikel Sie beim Lieferanten schon bestellt haben. Auch das ist recht nützlich. Der Wareneingang darf in Teillieferungen erfolgen. Rückgaben an den Lieferanten sind als Umtausch oder Gutschrift zulässig. Rückgabelieferschein und Gutschriften erzeugt das Programm automatisch, Sie drucken nur noch.

Bei Rücknahmen mit der Deklaration »Defekt« erfolgt automatisch eine Rückgabe, Sie geben dazu noch den Lieferanten an. Bestellungen sind nicht nach Lieferant, sondern nach Artikelnummer und Lieferantenauswahl einzugeben. Depot sammelt dann lieferantenweise die verschiedenen Artikel an und berücksichtigt sie beim Drucken der Bestellung.

Statistik

Die Ausgaberoutine gleicht weitgehend der der Auftragsverwaltung. Mit dem Drucken der Bestellung legt Depot für den Wareneingang offene Posten an, gegliedert nach Lieferanten und Artikelnummern, die auf Ausgleich per Wareneingang warten. Auch für die Auftragsverwaltung stehen, wo benötigt, Hilfsfenster für den Abruf von Artikel- oder Adreßnummern zur Verfügung. Wareneingänge und Rücknahmen oder Rückgaben finden automatisch Eingang in die zugehörigen Bestände. Seitens der befragten Anwender waren zur Bestandsverwaltung bisher keine Zusatzwünsche zu hören; das kann sich natürlich im Laufe der Zeit noch ändern. Es spricht aber unseres Erachtens für das Programm.

Für die Statistik stehen zwei Wahlfunktionen bereit, die sogenannten Auftragslisten und die Datenlisten. Beide erlauben weitergehende Selektionen und lassen kaum Wünsche übrig. Speziell die Datenlisten lassen sich inhaltlich individuell zusammenstellen. So erzeugen Sie Statistiken über Umsatz, Bestellungen, Disposition, Kunden, Lieferanten oder Artikelzusammensetzungen (Stückliste genannt) nach selbst bestimmten Inhalten. Wie auch bei der Auftrags- und Bestandsverwaltung sind die Ausgaben auf den Bildschirm, einen Drucker oder in eine Datei zulässig.

Die befragten Anwender waren mit den vorhandenen Fähigkeiten zufrieden, scheinen von ihnen aber nicht allzuviel Gebrauch zu machen. Uns fiel beim Test nämlich auf, daß bei den Datenlisten unnötige Zeilen ausgegeben werden, beispielsweise bei der Umsatzstatistik: Kunden, die gar keinen Umsatz hatten.

Formularverwaltung

Depot enthält eine Anzahl Musterformulare für die Auftrags- und die Bestandsverwaltung. Sie ändern diese mit einem ebenfalls enthaltenen Formulareditor für Ihre persönlichen Bedürfnisse. Jedes Formular besteht aus den Bereichen Kopfzeilen, Details, Summen und Fußzeilen. In die Kopfzeilen gehören Adresse, Formulartyp (Angebot, Rechnung, Bestellung usw.) und zugehörige Nummern sowie die Datumsangabe. Unter Details versteht man die Positionszeilen mit Artikelnummer, Menge, Bezeichnung, Preisangaben etc. Die Summen dienen der Ausgabe von Nettobetrag, Porto/Verpackung, Umsatzsteuer, Bruttobetrag, Mahngebühren, Skonto-Beträgen oder -Hinweisen.

Der Bereich Fußzeilen ist für weitere Angaben vorgesehen. Die zu berücksichtigenden Einzelangaben sind, soweit sie aus Adresse oder einem Artikel resultieren, fest vorgegeben. Ob und an welcher Stelle sie eingesetzt werden, ist vom Anwender zu entscheiden. Das gilt auch für Textzeilen. Hier ist das Handling gut durchdacht, bis hin zur Rücknahme einer unbeabsichtigten Änderung.

Die befragten Anwender waren mit dieser Routine vollauf zufrieden. Manche hoben hervor, daß Sie gerade im Verzicht auf andere Programme, etwa eine Ausgabemaske über »1st Word Plus«, einen Vorteil sähen. Unser Einwand, daß bestimmte Texte nicht fett auszugeben sind, Positionsangaben nur zweizeilig geschrieben werden können und eine Änderung der Listengestaltung nicht integriert ist, fand bei den befragten Anwendern keine Zustimmung.

Zum guten Schluß

Depot bietet in der Version 1.0 bereits ungewöhnlich viel, ja sogar einige Leckerbissen, auf die man bei anderen Programmen vergeblich wartet. Besonders hervorzuheben ist die inhaltliche Qualität des Handbuchs und die gut gelöste Benutzerführung. Der Preis von 498 Mark erscheint uns angemessen.

Anwender mit hochgeschraubten Bedürfnissen könnten Probleme bekommen. Das läßt sich jedoch vermeiden, durch Anforderung einer Demo-Version (gegen 10 Mark Vorkasse) und Testen der persönlichen Ansprüche.

Ein Wermutstropfen ist das völlige Fehlen einer TIM/TIMII-Anbindung für Umsatz- und Vorratsbuchungen, die Regulierung von Lieferantenrechnungen sowie der Verzicht auf Offene-Posten-Kreditoren. Uns gefiel auch weniger, daß die Logik von Tastenkombinationen, anstelle einer Mausbetätigung, nicht einheitlich gelöst wurde. Andere Erweiterungswünsche haben wir schon oben angesprochen.

Alle befragten Anwender spendeten CASH hohes Lob bezüglich der Einarbeitung anhand des Handbuchs und praktizierten Hilfeleistung, falls Probleme auftraten. (wk)

CASH GmbH, Robert-Bosch-Straße 20a, 8900 Augsburg

Wertung

Name: Depot
Preis: 498 Mark
Hersteller: CASH GmbH

Stärken:
□ problemlose Einarbeitung □ gute Benutzerführung mit vielen Hilfen □ sehr flexible Bestandsverwaltung □ individuell gestaltbare Datenlisten □ sehr gutes Handbuch

Schwächen:
□ Anbindung an TIM/TIMII halbherzig □ problematische Nummernkreisautomatik □ wenig effektive Mahnroutine □ Serienbriefroutine nicht eingebaut □ Offene-Posten-Kreditoren nicht vorhanden

Fazit:
Sehr effektive Auftrags- und Bestandsverwaltung für normale Ansprüche, mit Extras, die Sie anderweitig vergeblich suchen


Hans Körner
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